A Rotina da Secretária

Quais as tarefas de uma secretária?  Será que é simplesmente receber os clientes com simpatia? Seguindo este raciocínio podemos dizer; então, que é algo fácil e até simplório.  Contudo, a secretária atualmente, possui inúmeras funções e sua importância no mundo empresarial cresce de forma acelerada.  Ela precisa ter inteligência emocional para lidar com os superiores e com os colegas, porque há a variação de humor e solicitações dos profissionais que a cerca. Por lidar direto com a diretoria, muitas vezes suporta grande pressão, logo necessita gerenciar de forma eficaz suas próprias emoções e níveis elevados de estresse.

O cargo exige qualidades como: versatilidade, organização, flexibilidade, dinamismo, visão abrangente da clientela, observaçã0, direcionamento das metas da empresa com seus respectivos prazos e a essencial resiliência.  A secretária além da parceria com os seus superiores, tem que ficar atenta aos possíveis problemas e questionamentos e antevê-los solucionando-os com discrição. A língua portuguesa deve ser impecável e o inglês fluente, domínio da informática e dos programas internos, sendo "a curinga" do escritório ela pode ser solicitada a qualquer instante.

 A secretária é o elo entre diretorias, gerências junto aos funcionários, para que tudo transcorra da melhor forma, logo esse assessoramento requer conhecimento, tais como: saber o padrão e o estilo de documentos formais, digitar e traduzir documentações, ter controle de gastos, organizar viagens e eventos, administrar a agenda dos executivos e organizar a sala de reuniões, assertividade em suas respostas, atender telefones e anotar recados, solicitar material para a empresa, inspecionar e controlar funcionários e fornecedores receber e direcionar todo tipo de correspondência.

Multitarefa é a palavra que define as funções da secretária atual e para tanto exige concentração e foco total nas tarefas. A profissão caracteriza também o futuro e remete a frase do escritor Augusto Cury: "Sonhe com as estrelas para que vocês possam pisar ao menos na lua". Com profissionalismo, criatividade e dedicação muitas secretárias já deixaram e deixam o “foguete em ordem” a espera da próxima empreitada de seus superiores, desta forma a assessora carimba seu passaporte com a admiração e o respeito de todos.

                      Texto: Jaqueline Ramalho Soares

                                           Revisão e correção: Paula Ramos Pereira