Fundamentos de una buena gestión de gerenciamiento de la Metodología de Valor Ganado

Fundamentos de una buena gestión de gerenciamiento de la Metodología de Valor Ganado

En este articulo cubriré las bases de una buena Gestión del Valor Ganado (EVM). EVM es un método de gestión de proyectos que ayuda a los gerentes a medir la performance del proyecto de manera objetiva. Ayuda a responder tres preguntas clave sobre un proyecto:

·       ¿Dónde hemos estado?

·       ¿Dónde estamos ahora?

·        ¿A dónde vamos?

Primero, explicaré los principios básicos de EVM y los pilares fundamentales para su implementación. Luego, proporcionaré algunos ejemplos prácticos de cómo una solución de gerenciamiento de proyectos (EPP) lo ayuda a aplicar EVM fácilmente y con el máximo efecto.

Terminología clave de la gestión de EVM 

Los principios básicos de EVM incluyen medir, pronosticar y mejorar la performance del proyecto. Esto se logra utilizando tres dimensiones clave:

• Planned Value (PV): es el presupuesto autorizado asignado al trabajo planificado. Define el trabajo físico que debería haberse realizado en la fecha de medición.
• Earned Value (EV): es una medida del trabajo realizada en la fecha de medición expresada en términos del presupuesto autorizado para ese trabajo.
• Actual Cost (AC): es el costo incurrido por el trabajo realizado en una actividad durante un período de tiempo específico. En otras palabras, es la cantidad de dinero que ha gastado en realizar el trabajo que midió el EV.

Usando estos tres valores, podemos determinar las variaciones y los indicadores de performance:

•     Schedule Variance SV = EV – PV
•     Cost Variance: CV = EV – AC
•     Schedule Performance Index: SPI = EV / PV
•     Cost Performance Index: CPI = EV / AC

Arquitectura del sistema

 Aquí hay una arquitectura típica donde se puede utilizar EVM:

• El sistema ERP (SAP, JD Edwards, Oracle EBS, Elipse u otro) contiene información clave como el costo real, eventuales timesheets, los compromisos, etc.
• El sistema Enterprise Project Performance se convierte en la plataforma central y el motor EVM. Puede reunir datos clave de otros sistemas. Luego, puede realizar funciones clave como presupuestos, gestión de cambios, medición de progreso, análisis de valor ganado, forecast e informes.
• La herramienta de planificación (Primavera P6, Ms Project u otra) es la base de la información clave. Esto incluye información como la WBS, códigos de actividad, fechas, asignación de recursos y porcentaje completado.

Proceso del Earned Value Management

 ISO 21508 proporciona orientación para las prácticas de EVM en la gestión de proyectos y programas. Es aplicable a cualquier tipo de organización, incluso pública o privada, y de cualquier tamaño o sector. También se aplica a cualquier tipo de proyecto o programa en términos de complejidad, tamaño o duración. Los principales procesos son los siguientes:

• Procesos de planificación del proyecto (Planifique el trabajo) con el PMB como entrega final.
• Procesos de ejecución del plan (Trabajar el plan) que generan los informes y apoyan la toma de decisiones.

¡Importante! No todos los procesos son secuenciales. Los flujos de retorno están marcados en rojo. 

Pilares que apoyan Earned Value Management

1.  Definir Alcance

El primer paso es definir claramente el alcance del proyecto a través de la Estructura de su estructura de entregables (WBS). También necesitamos identificar los grupos e individuos responsables de realizar ese alcance a través de la Organization Break Down Estructure (OBS).

En la intersección entre la WBS y la OBS, identificamos las Cuentas de Control (CA). Este es el punto de control donde integramos el alcance, el cronograma, el presupuesto y lo comparamos con el valor ganado. Esto generalmente se asigna a un administrador de cuentas de control (CAM).

También necesitaremos analizar la información desde diferentes perspectivas o estructuras alternativas (ABS).

La siguiente figura muestra un ejemplo de uno de nuestros clientes. Además de monitorear el desempeño en cada nivel de la WBS, también querían analizar el desempeño de cada disciplina dentro del proyecto. Podemos lograr esto creando la estructura alternativa "Disciplina" y asignando un código a cada paquete de trabajo.

2.   Presupuesto en el tiempo

El siguiente paso será crear un presupuesto por fases del proyecto o la línea base de medición de la performance (PMB).

En el caso de los proyectos de petróleo y gas o EPC, es común tener una plantilla de estimación detallada basada en años de experiencia en ese tipo de proyectos. Puede importar esa información desde Excel o configurarla directamente en la solución de gerenciamiento de proyectos.

También tenemos que definir las fechas de inicio y finalización, y la curvas para ajustar el cash flow. Esta información generalmente se obtiene de un sistema de planificación a través de la integración dinámica con la solución de gerenciamiento. Además, la solución le permite definir esta información en el nivel de control de WBS requerido o al nivel de ítem de costo. 

En otros casos, puede utilizar un enfoque basado en horas. Aquí es donde se desarrolla un cronograma cargando recursos. Las fechas, los recursos y las asignaciones de recursos se pueden incorporar a a la solución de gerenciamiento. Luego puede usar el adaptador de P6 o el Web Services API dependiendo de sus requerimientos para llevar el cronograma al costo.

Una vez que la información está en la solución de gerenciamiento de proyectos, puede aplicar las tablas de rates para obtener el cash flow o la curva S. También puede ingresar o calcular costos indirectos como gastos generales y administrativos, costo del dinero, etc.

3.  Costo Actual

Una vez que la ejecución del proyecto ha comenzado, debe comenzar a recopilar el costo real. Aquí es donde la integración dinámica con el sistema ERP es valiosa. Le brinda una importación confiable y bien entendida que sigue las reglas para clasificar los costos incurridos en los elementos de costos correctos. En la figura a continuación, puede ver la integración con SAP utilizando el adaptador. 

Además, a menudo hay elementos en los que se ha incurrido pero que aún no se han actualizado en el ERP (pagos o provisiones). Puede ingresarlos manualmente en la solución de gerenciamiento de proyectos o traerlos desde un sistema externo.

4.  Datos de progreso

Al mismo tiempo, es mejor recopilar datos de progreso de la manera más objetiva y automatizada posible. Para lograr esto, deberá medir el progreso con diferentes métodos y de diferentes fuentes.

Las técnicas de valor ganado (EVT) disponibles en EcoSys están alineadas con los estándares de practica de PMI para EVM. Debe seleccionar el EVT apropiado en función de la duración y las características de los paquetes de trabajo.

Capturando Progreso

 Esfuerzo Discreto

• Fixed formula (0/100, 50/50): Método que asigna un porcentaje específico al inicio del paquete de trabajo y el porcentaje restante al final del paquete de trabajo. Para este método, necesitará las fechas reales de inicio y finalización de la planificación.
• Weighted Milestones: método que divide un paquete de trabajo en segmentos medibles, cada uno de los cuales termina con un hito identificable. El gerente del proyecto asigna un valor ponderado a cada hito. Luego, estos hitos se pueden rastrear con un hito o actividad en el cronograma.

•    Percent Complete: la CAM determina el porcentaje de trabajo completado, que puede ser objetivo o subjetivo. La CAM debe tener datos de respaldo cuantificados (QBD). También puede importar el % completado desde el campo % completado desde su herramienta de planificación.

•  Physical Measure or Weighted Quantities: Método que mide las unidades reales realizadas del número total de unidades presupuestadas establecidas para esa actividad. Debe establecer cómo se medirán las unidades de antemano.

• Apportioned Effort (AE) Un método para el esfuerzo que está relacionado en proporción directa con el esfuerzo medido y que, por sí solo, no se puede medir fácilmente ni se divide en paquetes de trabajo discretos. Los usos típicos de este método incluyen garantía de calidad, inspección, así como pruebas.

• Level of effort (LoE) Esfuerzo de carácter general o de apoyo que generalmente produce productos finales medibles o una relación establecida con otro esfuerzo medible. Con LoE, EV = PV. No lo use en exceso para evitar distorsiones de SPI.

Automatización de Medición de Progreso

Además, puede automatizar la medición del progreso mediante la recopilación de datos de los diferentes sistemas de la organización:  

·       La herramienta de planificación es la fuente más común para muchos de nuestros clientes. Las fechas de inicio y finalización de las actividades y el % completado se envían a la herramienta EVM.

·       Sistemas de gestión de la construcción para capturar cantidades instaladas. Una ventaja principal de esta técnica es la eliminación de la subjetividad.

·       Diseño de software para entregables de ingeniería basado en hitos de progreso y la visualización del progreso.

·       Sistemas de gestión de información para gestionar la finalización de entregables y paquetes entregables.

·       Sistemas de gestión de materiales para medir el progreso de la adquisición en función del recibimiento de materiales o hitos contractuales.

·       El sistema ERP es la fuente del costo incurrido y las acumulaciones.

En este caso, puede utilizar técnicas integradas de valor ganado aprovechando otras soluciones de Hexagon PPM, tales como: Smart 3D, Smart Materials, Smart Construction (4D) y Proyectos SDx.

Análisis de Earned Value

Una vez que tenga la información de progreso disponible en el sistema, puede calcular el valor ganado y realizar el análisis de productividad en EcoSys. El sistema generará métricas CPI, SPI, TCPI y TSPI, así como cálculos EAC independientes, proporcionando indicaciones de cuánto podría ser la estimación al finalizar en función del rendimiento hasta la fecha. 

Forecasts

Esto finalmente nos lleva al forecast. Al igual que los métodos de progreso, también hay diferentes métodos de forecast disponibles en EcoSys. Puede aplicar estos métodos de forecast en diferentes niveles de la WBS. Le permiten automatizar el forecast en función de la información ya existente en el sistema (costo real + compromiso abierto, presupuesto actual, IPC actual, pronóstico actual). También le permite calcular una nueva estimación de EAC ingresando valores manuales (Manual EAC, Manual ETC o Factores Manuales).

Contacto     

Si quiere saber más por favor nos contacte al email Jorge.rossini@fticonsulting.com