Sua empresa está preparada para um processo de auditoria? E você?

Fui comunicado que em alguns dias a minha empresa entrará em um processo de auditoria externa, onde serão avaliados os processos administrativos e operacionais sob minha gestão.

E agora?

Se o seu primeiro sentimento após receber a notícia é de preocupação, receio, ou até mesmo desespero, com certeza existe alguma coisa errada neste processo. Para tentar aliviar esta tensão, vou compartilhar um pouco da minha experiência sobre o tema.

Existem algumas frentes que precisam ser notadas no conjunto do processo de auditoria, e vou comentá-las separadamente: a empresa, o gestor e a equipe.

Minha empresa está preparada para ser auditada?

Como assim? A empresa precisa estar preparada? Com certeza!

Um dos objetivos principais de um processo de auditoria externa é comprovar a veracidade de todos os registros e informações contábeis, financeiras e/ou operacionais que a empresa apresenta a seus acionistas (ou sócios) e também ao mercado.

Então, para que isso seja possível, é imprescindível que todos os processos internos da empresa sejam devidamente amparados por procedimentos formais, validados pela alta direção da empresa e desdobrados (compartilhados) a todos os colaboradores que neles estarão envolvidos - cada um em seu nível de ação.

A ausência de procedimentos formalizados impossibilita a comprovação de que todos os níveis gerenciais e operacionais da companhia estão atuando dentro de um mesmo padrão desejado, e inevitavelmente gera a dúvida de que todos os resultados entregues e os esperados estão dentro das expectativas da alta direção da empresa, dos sócios e do mercado.

Procedimentos formalizados evitam desvios de conduta e de processos, e elevam o padrão de qualidade e de resultados da empresa.

Como Gestor, como eu me preparo para um processo de auditoria?

O primeiro "grande segredo de sucesso" é: o auditor não é seu inimigo!

Um processo de auditoria, via de regra, não está buscando identificar fraudes ou desvios, nem indicar suspeita sobre o gestor ou sobre algum membro da equipe. A auditoria tem por finalidade principal avaliar se todos os processos definidos pela empresa estão sendo rigorosamente cumpridos, já que (como já mencionei) são eles que garantirão os melhores resultados qualitativos e financeiros de cada gestão.

Então, ultrapassado este temor desnecessário, vamos entender como você pode se preparar para uma auditoria, e principalmente como pode torná-la um fator positivo.

Comece garantindo que atendimento pleno ao compliance da empresa (conjunto de medidas e procedimentos com o objetivo de evitar, detectar e remediar a ocorrência de irregularidades, fraudes e corrupção).

Além disso, prepare-se para as famosas "perguntas" do auditor, pois o papel dele além de saber se você conhece todos os procedimentos, é identificar se você sabe quando e onde aplicá-los, e se sua equipe também é conhecedora de seus papéis no processo - veremos este tópico a seguir.

Preserve em arquivos de fácil localização (digital ou físico) todas as aprovações que tratarem exceções aos procedimentos normais da empresa, que por casos fortuitos tiverem que ser relegados a um segundo plano por conta de decisões estratégicas da empresa.

Lembre-se: somente a alta direção da empresa tem a autonomia de validar exceções às regras por ela definidas. Qualquer decisão em baixo nível hierárquico sem a aprovação da alta direção será considerada inconformidade.

Ações que não estão previstas em procedimentos formalizados, precisam ter justificativas concretas de sua realização, e também a indicação de que o assunto já foi, ou será levado à alta direção da empresa em data futura para que seja discutidos em inclusos nos procedimentos formais.

Por fim, qual o papel dos meus colaboradores no processo de auditoria?

Um equipe que recebe o desdobramento ideal de todos os procedimentos formais a que se aplicam as suas tarefas, entregam um serviço de qualidade, e confiável à empresa.

Por isso o papel dos colaboradores em um processo de auditoria é tão relevante. É a equipe que vai realizar a maioria das atividades operacionais e certamente é a equipe que faz demonstrar a uniformidade e padronização dos processos dentro da empresa.

Os colaboradores devem conhecer, tanto quanto o gestor, as normas definidas e as cumprir em sua integralidade.

E agora, parece mais tranquilo passar por um processo de auditoria externa?

Concorda que ela nada mais é do que a garantia de que sua gestão atua em conformidade com as diretrizes da empresa?

A auditoria é apenas uma visita externa que vem comprovar a sua qualidade de gestão à frente do seu negócio, comprovar sua capacidade de atender às premissas da empresa e comprovar a sua capacidade de entregar os resultados esperados.

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