Tecnologias para Pequenos Meios de Hospedagem

Antes do surgimento do já falecido Google Waves, eu, que trabalhava no hotel da minha família, lembro de utilizar uma agenda para anotar as reservas. Nela, registrávamos o contato do hóspede, o quarto reservado e se o pagamento da reserva havia sido efetuado. Além disso, contávamos com tabelas em papel para controlar a ocupação dos quartos e evitar overbooking.

Quando iniciei na Morada dos Canyons em 2009, o método de agenda também era adotado. Tínhamos duas agendas devido aos dois pontos de venda, e frequentemente precisávamos anotar o contato do hóspede para confirmar a reserva posteriormente. Isso exigia uma constante "sincronização" manual das agendas para evitar overbooking.

Mais tarde, migramos para o Google Waves, que evoluiu para o Planilhas. Esse avanço facilitou consideravelmente nossa operação, uma vez que a sincronização era automática e online. Isso nos permitiu informar instantaneamente ao hóspede sobre as datas disponíveis e incluir mais informações nas anotações da reserva. Desenvolvemos métodos e controles eficazes com as planilhas, utilizando-as por um bom tempo.

A virada ocorreu em 2017, quando implementamos nosso primeiro PMS. Após alguns meses de uso, nos questionamos: por que não começamos antes? Apesar de nosso método anterior ser eficaz, era totalmente manual, envolvendo a criação de calendários, verificação de datas de feriados e a preocupação constante para evitar erros em anotações.

Com um sistema de gestão, além da automação das reservas, as facilidades de check-in e check-out, os gráficos e uma visão mais clara do mês e do ano nos permitiram direcionar nossas energias de maneira mais eficiente para o que realmente importa.

Em um cenário cada vez mais competitivo na indústria hoteleira, mesmo os pequenos hotéis e pousadas, estão descobrindo as necessidades e os benefícios do uso de um Sistemas de Gerenciamento de Propriedade (PMS). Essa tecnologia não apenas simplifica operações, mas também impacta positivamente a experiência do hóspede, permitindo uma gestão mais eficiente do estabelecimento.

Eficiência:

Um dos principais benefícios que um PMS proporciona aos meios de hospedagem, sejam hoteis, pousadas ou Airbnb, é a automatização de processos operacionais. Desde a gestão de reservas até o check-in e check-out, um PMS elimina tarefas manuais, reduzindo a probabilidade de erros e proporcionando uma eficiência operacional notável. Isso é especialmente crucial para equipes enxutas, permitindo que se concentrem mais no atendimento ao cliente e menos em tarefas mecânicas.

Prevenção:

Para estabelecimentos com menos quartos, a gestão precisa ser ágil e eficaz. Um PMS simplifica o processo de reserva, garantindo que a disponibilidade seja atualizada em tempo real. A prevenção de overbooking é crítica para a reputação do estabelecimento, e o PMS desempenha um papel vital ao evitar conflitos de reserva e garantir que cada hóspede tenha uma experiência tranquila.

Hospitalidade:

A personalização é a chave para uma experiência memorável. Com um PMS, é possível criar perfis detalhados de hóspedes, registrando suas preferências e histórico de estadias anteriores. Isso permite que a equipe antecipe as necessidades dos hóspedes, oferecendo um atendimento mais personalizado, desde preferências de quarto até serviços adicionais, impactando positivamente a satisfação e fidelidade do cliente.

Estratégias:

A capacidade de análise de dados fornecida por um PMS é uma ferramenta poderosa. Para hotéis e pousadas pequenos, a análise de dados permite identificar padrões de ocupação, comportamento do hóspede e eficácia de estratégias de marketing e precificação. Essas informações são fundamentais para tomadas de decisões estratégicas, ajudando a adaptar e aprimorar as operações ao longo do tempo. Você visualiza os principais indicadores gerados automaticamente de acordo com as reservas que foram inseridas no programa de gestão. Através deles você identifica facilmente o andamento do seu negócio agilizando a sua tomada de decisão.

Os relatórios são de grande importância para a gestão de qualquer negócio. Por meio deles se pode ter clareza sobre o crescimento do hotel ou o quanto deixou de crescer em determinado período. Os principais relatórios são de Vendas, Financeiro, Consumo e Ocupação, com eles você poderá filtrar e fazer os mais variados tipos de análise.

Vale a pena?

Investir em um Sistema de Gerenciamento de Propriedade é uma decisão estratégica para os meios de hospedagem de pequeno porte. Os benefícios vão além da eficiência operacional, impactando diretamente a experiência do hóspede. Ao abraçar a tecnologia, essas peqquenas marcas podem competir de maneira mais eficaz, oferecendo serviços personalizados e eficientes que são essenciais para a excelência em hospedagem nos dias de hoje. O PMS se torna não apenas uma ferramenta, mas um aliado na busca pela satisfação do cliente e sucesso no mercado hoteleiro.