Tempo — é dono ou escravo dele?

“POR que está atrasado?”, perguntou o professor, quando Alberto entrou na sala de aula. “Porque vim correndo ao lado de minha bicicleta por todo o caminho até a escola”, respondeu Alberto, quase sem fôlego.

“Por que não veio montado em sua bicicleta?”, perguntou o professor, curioso. “Porque”, explicou Alberto, “eu estava tão atrasado que não tive tempo de parar e subir na bicicleta”.

Esta história exagerada e cômica ilustra uma situação que confronta diariamente a muitos de nós. Apressados, com muitas tarefas a executar e datas-limites para elas, talvez achemos que estamos sempre correndo de uma coisa para outra. Mas, como Alberto, às vezes reduzimos o passo por concluir que não dispomos do tempo para parar e nos reorganizar para maior eficiência.

Todavia, poderíamos poupar tempo, realizar muito mais a longo prazo, e reduzir o stress, se pausássemos para aguçar nossas perícias em utilizar o tempo. Então, em vez de considerarmos o tempo como nosso implacável dono, ele poderia tornar-se um servo útil.

Como pode conseguir um controle mais eficaz do tempo? Seguem-se algumas sugestões. Ao lê-las, escolha aquelas que se ajustem às suas necessidades, e adapte-as às suas circunstâncias.

Planeje o Seu Dia

Imagine que seu dia está apenas começando. Diante de você acha-se um número aparentemente infindável de tarefas. Só em pensar em todos estes deveres talvez o faça temer aquele dia. Por onde deve começar? Por planejar o seu dia.

Muitos começam por organizarem o que é conhecido como Lista do que Fazer. Uma pessoa que tem muitas responsabilidades numa grande organização comenta como é que se mantém em dia. Declara ele: “Mantenho uma lista escrita das coisas a fazer. À medida que se apresentam novas tarefas, ou elas me vêm à mente, eu as acrescento à lista. Daí, risco cada item, à medida que for executado.”

Poderia um plano similar, por escrito, ajudá-lo a organizar suas atividades diárias? Talvez responda: ‘É possível que isso me ajudasse a começar, mas eu jamais concluiria tudo que estava na lista!’ E provavelmente está certo. Por isso é útil . . .

Fixar Prioridades

Poderá fixar prioridades por enumerar cada item da lista segundo a importância. Daí, na medida do possível, cuide de cada atividade naquela ordem. Naturalmente, sempre haverá ocasiões em que talvez decida abrir uma exceção e não cuidar dum assunto numa estrita ordem de prioridades, de acordo com as suas circunstâncias e preferências. Assim, seja flexível. Seu objetivo é dominar os assuntos, de modo que aquilo que deveras realizar a cada dia seja por decisão sua, e não fruto do acaso.

Não corra de uma tarefa para outra, nem se preocupe em fazer tudo que alistou. Alan Lakein, consultor sobre a utilização do tempo, sublinha: “A pessoa raramente chega ao fim da Lista do que Fazer. O que conta não é terminar a lista, mas utilizar da melhor forma o seu tempo.”

Você conseguirá fazer isto se o grosso de seu tempo for dirigido para o que é assaz importante. Quanto aos itens não concluídos, veja se pode delegá-los a outros, ou transferi-los para a lista de amanhã. Uma boa espiada nos itens de menor prioridade às vezes revela que nem mesmo precisariam ser feitos. Por outro lado, um item no fundo da lista de hoje pode ter mais alta prioridade amanhã.

Mas como é que se determina que atividades em sua lista são de máxima prioridade? Afinal de contas, quando se olha uma lista extensa de deveres, há muitas coisas que parecem ser igualmente importantes. Assim, para fixar eficazmente prioridades, você precisa . . .

Diferençar o “Urgente” do “Importante”

Um rei sábio dos tempos bíblicos disse que um homem deveria ‘ver o que é bom por todo o seu trabalho árduo’. (Eclesiastes 3:13) Há tarefas que dão melhores resultados do que outras. Assim, quando examina uma lista de deveres, considere os resultados que cada um deles trará. Será que terminar tal tarefa produzirá benefícios significativos? Verá você “o que é bom” pelo seu trabalho árduo? Se não, talvez não seja uma tarefa de alta prioridade.

Na verdade, à primeira vista, tudo na lista talvez pareça urgente. Mas são os assuntos urgentes sempre importantes, merecendo grande investimento de tempo? Michael LeBoeuf, que ensina métodos de utilização do tempo na Universidade de Nova Orléans, EUA, tece a seguinte observação: “As coisas importantes raramente são urgentes, e as coisas urgentes raramente são importantes. A urgência de consertar um pneu furado, quando está atrasado para um encontro comercial, é muito maior do que lembrar-se de pagar o prêmio do seguro do seu carro, mas sua importância [a do pneu] é, na maioria dos casos, relativamente pequena.”

Daí, lamenta ele: “Infelizmente, muitos de nós gastamos a nossa vida combatendo a incêndios sob a tirania das coisas urgentes. O resultado é que ignoramos as coisas menos urgentes, porém mais importantes, na vida. Trata-se de um grande assassino da eficiência.”

Assim, ao fixar prioridades, pergunte a si mesmo que atividades são deveras importantes. Daí, tente gastar a maior parte do tempo nelas. Talvez um assunto urgente não precise de atenção imediata. E será que justifica alto investimento de tempo? Poderá resolvê-lo rápido e passar para uma atividade que resulte em maior senso de realização? Melhor ainda, poderá ser delegada a outrem?

Sem dúvida, concordará que é mais gratificante empenhar-se em algo que dê importantes resultados do que simplesmente ocupar-se em qualquer atividade que porventura se apresente. Tente orientar, ao máximo possível, os seus esforços para as atividades que resultem em verdadeiras realizações.

A Regra dos 80/20

Aplicando os princípios considerados até agora, que porcentagem das atividades de seu dia esperaria classificar como de máxima prioridade? Naturalmente, isso dependerá de suas responsabilidades específicas. Mas, há vários peritos no aproveitamento do tempo que acham que, em muitos casos, poderá reduzir os itens de máxima prioridade a cerca de 20 por cento. Citam, como orientação, a regra dos 80/20.

Este princípio foi formulado pelo economista italiano Vilfredo Pareto, do século 19. Declara que apenas cerca de 20 por cento das causas produzem cerca de 80 por cento dos resultados. Se for alerta, talvez descubra que existem várias situações na vida cotidiana, onde se aplica o princípio de Pareto. Mas, como pode a regra dos 80/20 aplicar-se à sua utilização do tempo?

Analise os itens de sua Lista do que Fazer. Talvez possa ser 80 por cento eficaz por realizar dois dentre dez itens alistados. Se assim for, esses são os itens mais importantes da lista. Também, analise um projeto antes de enfronhar-se nele. Quanto dele é realmente importante para seu objetivo? Que parte da tarefa produzirá os resultados mais significativos? Esta parte da tarefa é prioritária.

A consultora em questões da utilização do tempo, Dru Scott, depois de discutir o princípio de Pareto, explica como fazê-lo trabalhar a seu favor. Ela diz: “Identifique os ingredientes vitais, necessários para alcançar seu objetivo. Faça primeiro essas coisas. Conseguirá os máximos resultados na menor quantidade de tempo.”

Goze os Benefícios

Talvez, neste ponto, possa avaliar melhor que ser dono de seu tempo não é uma questão de se preocupar com jamais desperdiçar um minuto, ou passar correndo de uma crise para outra. Antes, a utilização eficaz do tempo significa selecionar a tarefa apropriada para agora mesmo. Significa discernir que atividades produzem os melhores resultados e gastar seu tempo nelas, sempre que possível.

Não existem regras fixas para a organização pessoal de seu tempo. Para beneficiar-se das sugestões contidas neste artigo, seja flexível. Experimente-as. Adapte-as. Descubra quais funcionam melhor em seu caso. Leia as idéias no boxe, nesta mesma página, e veja quais delas o ajudarão a transformar um implacável dono em um prestimoso servo.

Por controlar melhor seu tempo, que maravilhoso senso de realização sentirá no fim de cada dia! Embora mais deveres provavelmente fiquem para amanhã, terá a satisfação de saber que orientou seus esforços para as coisas mais importantes. ‘Verá o que é bom’ pelo seu trabalho árduo.

Talvez até mesmo ache — por fim — que sobra bastante tempo para as coisas que realmente importam. Então não será uma vítima de circunstâncias fortuitas, mas será o dono de seu tempo. Isso lhe trará, não só maior eficiência no seu trabalho, mas, provavelmente, aumentará também sua alegria.

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Muitos acham útil organizar uma lista das coisas prioritárias a ser feitas.

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A organização pessoal, e fixar prioridades, podem fazer toda a diferença no mundo.

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MEIOS DE POUPAR TEMPO

1. Fixe um conjunto claro de valores e de alvos na vida. Isto é a chave para determinar as prioridades diárias.

2. Empenhe-se nas tarefas que exigem concentração quando estiver mais alerta.

3. Dê telefonemas na hora em que é mais provável que contate a pessoa.

4. Delegue tarefas sempre que possível. Isto o libera para realizar mais, e permite que outros adquiram experiência.

5. Quando lida com papéis, tente cuidar de cada documento uma única vez, em vez de lhe conceder uma consideração ‘parcial’.

6. Ao reunir-se com outros, apegue-se a uma pauta. Fixe horários específicos para começar e para terminar.

7. Organize seu local de trabalho, tendo os instrumentos necessários ao alcance da mão.

8. Não se sinta obrigado a aceitar todo convite social que lhe façam. Aprenda, com jeito, a dizer não.

9. Padronize sua lista de compras, e de fazer malas, tanto quanto possível, em vez de fazer novas listas repetidas vezes.

10. Descanse e descontraia-se o suficiente, de modo que possa trabalhar de modo eficaz.

11. Fixe datas-limites.

12. Não adie as coisas.

13. Divida as grandes tarefas em várias tarefas menores.

14. Não seja perfeccionista. Concentre-se naquilo que é deveras importante.

15. Faça bom uso do tempo de espera. Escreva cartas, leia, ou execute outra tarefa essencial.

16. Reconheça que haverá ocasiões em que precisará gastar tempo em atividades que não gostaria. Não desperdice tempo lamuriando-se. Antes, empenhe-se em terminá-las.

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