Três Dicas Simples para Gerenciar seu Gestor

Em uma das minhas consultorias de liderança, tive a oportunidade de observar de perto uma situação intrigante. Um dos líderes de equipe conquistou rapidamente a confiança e o apoio do diretor da empresa. Eles frequentemente se reuniam para conversas entusiasmadas nos corredores. Em uma empresa de menor porte, isso não passou despercebido. Durante os encontros descontraídos após o expediente, os membros da equipe costumavam expressar descontentamento com a qualidade das decisões que eram tomadas devido a essa proximidade súbita. Eu me perguntava por que o outro líder da empresa não enxergava o que para nós, consultores externos, era tão evidente.

Em um desses momentos, um colega, com quem havia desenvolvido uma relação próxima, soltou a resposta: "Ele realmente sabe como gerenciar seu relacionamento com os superiores". Por anos, eu tinha uma visão equivocada dessa habilidade de gerenciamento vertical, associando-a a comportamento bajulador, manobras políticas e decisões questionáveis.

Porém, estava completamente errada em meu julgamento. O gerenciamento vertical, que neste contexto se refere à habilidade de interagir e comunicar-se eficazmente com seu próprio líder, pode impulsionar equipes e empresas de forma notável. O melhor de tudo é que você pode aprimorar suas habilidades de gerenciamento vertical sem recorrer à bajulação ou manipulação.

Aqui estão três estratégias práticas que você pode implementar imediatamente para beneficiar a si mesma, seu líder e sua equipe.

1- Curadoria, Síntese e Organização: Líderes frequentemente sentem que estão sobrecarregados de tarefas e responsabilidades. No entanto, seus recursos mais escassos são, na verdade, sua atenção e energia. A qualquer momento, podem haver mais projetos em andamento do que um líder pode gerenciar eficazmente. Além disso, surgem diversos problemas relacionados às pessoas que demandam atenção simultaneamente. Essa situação se torna ainda mais crítica à medida que os líderes ampliam sua área de atuação. Para dar um exemplo, a empresa na qual estava prestando consultoria abrangia mais de 12 produtos e quase 700 funcionários. Meu líder, o Diretor da empresa, supervisionava o dobro de produtos e uma equipe ainda maior. Naturalmente, eu tinha conhecimento geral de tudo o que aconteceria ao longo do ano - metas, planos estratégicos, métricas de progresso, obstáculos importantes e até mesmo o progresso mensal ou trimestral de cada produto. No entanto, as áreas em que meu líder poderia se envolver profundamente eram limitadas. E para ele, essa limitação era ainda mais desafiadora.

Portanto, a chave para a eficácia de um líder é escolher cuidadosamente as áreas em que investirá sua atenção e energia. Uma ferramenta essencial à disposição de um líder é a reunião periódica 1:1 com sua equipe direta. Essas reuniões oferecem uma oportunidade valiosa de direcionar a atenção e a energia do líder para os pontos mais cruciais. O primeiro passo para fazê-lo é levar a sério a curadoria das informações que você apresentará. Muitas vezes, essas reuniões podem se transformar em atualizações dispersas, desabafos sobre problemas intratáveis e qualquer outra coisa que esteja em mente naquele momento. No entanto, o que realmente ajuda é adotar uma abordagem mais estruturada e criteriosa. Imagine-se como um editor de um jornal tradicional, entregando informações a um consumidor ocupado com atenção limitada. O que merece a atenção do líder no momento? O que pode esperar? O que pode ser ignorado com segurança, mesmo que pareça relevante no momento? Que tipo de atualização ou informação pode plantar uma semente para uma futura conversa produtiva? Essa abordagem resultará em tópicos que efetivamente direcionarão a atenção do líder e o ajudarão a desempenhar seu papel de maneira mais eficaz, ao mesmo tempo em que o beneficiará no processo. Para ilustrar com um exemplo concreto, as reuniões 1:1 que conduzia com meu líder tinham duração de 30 minutos a cada 2-3 semanas. Durante esse período, eu coletava tópicos à medida que surgiam ao longo de semanas de trabalho com minha equipe. Antes de nossos encontros, eu filtrava e priorizava esses tópicos para garantir que nos concentrassem em questões que realmente precisavam ser discutidas, em vez de abordar os muitos outros assuntos que poderíamos tratar.

Além da curadoria, é fundamental sintetizar e estruturar as informações de forma eficiente. Em um ambiente complexo e dinâmico, qualquer tópico que você escolher terá profundidade e complexidade que demandariam horas para serem exploradas totalmente. No entanto, quem tem tempo para isso? Mais uma vez, é útil adotar uma abordagem semelhante à de um repórter de jornal, identificando três pontos principais que possam transmitir a maior parte do que é necessário para que seu líder compreenda a situação. Qual é a ordem lógica em que as informações devem ser apresentadas para facilitar a compreensão? Quais são uma ou duas perguntas-chave relacionadas a esse tópico para as quais você precisa do feedback do líder? Com base na minha experiência, muitas pessoas tendem a pensar minimamente ou simplesmente ignoram a síntese e a estrutura, resultando em conversas menos eficazes e prejudicando a capacidade do líder de desempenhar seu papel de maneira eficiente. Para ilustrar com meu exemplo anterior, embora nossas reuniões 1:1 tivessem apenas 30 minutos de duração, eu costumava dedicar mais de 90 minutos para preparar minhas anotações em forma de tópicos, garantindo que aproveitássemos ao máximo o tempo disponível.

2-Problemas em Vez de Soluções: Você já ouviu o conselho de não levar problemas ao seu líder a menos que também tenha soluções? Como acontece com muitas ideias que soam poderosas, essa orientação se espalhou amplamente, mas muitas vezes é interpretada de maneira simplista.

Há uma citação atribuída a Einstein (embora seja provavelmente apócrifa) que diz: "Se eu tivesse uma hora para resolver um problema, passaria 55 minutos definindo o problema e cinco minutos resolvendo-o." Mesmo que Einstein nunca tenha pronunciado essas palavras, essa abordagem pode ser aplicada ao gerenciamento vertical.

Apresentar problemas bem definidos e de alta qualidade ao seu líder é, na verdade, muito mais importante do que relatar atualizações detalhadas sobre as coisas que você já resolveu ou que poderia resolver sozinho. Problemas complexos e desafiadores criam a oportunidade para o seu líder atuar como um parceiro de discussão. Como a maioria dos líderes se comunica com todos os membros da equipe, relatar problemas semelhantes de diferentes perspectivas pode aumentar a percepção de importância do problema e direcionar a atenção do líder para ele. Além disso, problemas bem apresentados podem servir como um terreno fértil onde seu líder pode aplicar sua experiência, habilidades de identificação de padrões e distância emocional para propor soluções possíveis.

Portanto, ao fazer a curadoria, síntese e organização de informações, certifique-se de apresentar problemas bem definidos. O resultado final será maior eficácia para você e para o seu líder.

A ressalva aqui é que a lista de problemas deve ser filtrada e organizada, assim como todas as outras informações. Utilize o auxílio do seu líder para definir o que deve ou não ser discutido. A resposta varia de acordo com a posição hierárquica, a amplitude de responsabilidades e as preferências individuais do líder.

3- Construa uma Ponte: Um desafio constante para qualquer líder é comunicar-se eficazmente com toda a equipe ao fornecer direcionamento ou feedback. Esse desafio se torna mais complexo à medida que a organização cresce. Se você lidera uma equipe pequena, talvez possa falar diretamente com todos os membros, confirmar que as expectativas foram entendidas e manter um acompanhamento regular. No entanto, e se a sua organização tiver 25 membros? Mesmo que você possa se comunicar individualmente com todos, pode ser necessário delegar a definição detalhada de expectativas e o acompanhamento a outros líderes. E se a sua organização tiver 700 ou até alguns milhares de funcionários? Você não apenas não poderá mais se comunicar individualmente com todos, como também não poderá garantir que todos os membros lerão seus e-mails ou mensagens no Slack.

Nesse contexto, o gerenciamento vertical eficaz pode ser uma solução. Ele ajuda a construir uma ponte entre você e o seu líder. Essa estratégia é especialmente relevante se você também for um líder, mas pode ser benéfica mesmo se for um colaborador individual. Como você pode reformular as informações recebidas do seu líder para torná-las mais compreensíveis para seus colegas ou subordinados diretos? Como pode coletar e sintetizar feedback em nome da sua equipe quando uma iniciativa proposta pelo seu líder não estiver indo bem? Como pode usar seu acesso direto ao seu líder para comunicar nuances aos seus colegas e subordinados diretos, especialmente quando o líder estiver tomando decisões impopulares, mas, em última análise, corretas?

O gerenciamento vertical mal realizado pode envolver simplesmente cumprir ordens do líder sem questionar ("precisamos fazer isso porque o chefe disse") ou transmitir informações sem critério, compartilhando tudo o que você aprendeu do líder sem considerar a relevância. Também pode envolver o ato de reter informações que você aprendeu do líder com base em um desejo excessivo de controle ou até mesmo de poder.

No entanto, construir uma ponte eficaz é uma fonte de alavancagem e eficácia para o seu líder. Em vez de depender apenas de diretrizes hierárquicas rígidas, seu líder saberá que você o ajudará a alcançar os objetivos da maneira certa - com o contexto adequado, a quantidade certa de detalhes para diferentes públicos e um acompanhamento consistente. Além disso, você fornecerá feedback construtivo com base no progresso e nos desafios enfrentados.

Embora cada líder tenha suas próprias características e idiossincrasias humanas, esses princípios gerais de curadoria, síntese, apresentação de problemas de qualidade e construção de pontes são aplicáveis de maneira bastante universal. Além disso, você pode adaptá-los às circunstâncias específicas. O mais importante, como sempre, é continuar aprimorando constantemente suas habilidades de gerenciamento, tanto para se autogerenciar quanto para liderar sua equipe e se relacionar com seu líder.

Em um ambiente de consultoria de liderança, essas estratégias provaram ser vitais para o sucesso de um líder e para o desenvolvimento da equipe. Permita-me compartilhar um exemplo real para ilustrar como essas abordagens funcionaram de maneira prática.

Imagine que você está liderando uma equipe em uma organização em crescimento rápido. Seu líder, o Diretor de Operações, está constantemente sobrecarregado com uma avalanche de informações e decisões a serem tomadas. A equipe enfrenta desafios diários, desde problemas técnicos complexos até questões interpessoais entre membros da equipe.

Você adotou a primeira estratégia: curadoria, síntese e organização. Durante suas reuniões 1:1 regulares com o Diretor de Operações, você não simplesmente despeja uma lista caótica de problemas e atualizações. Em vez disso, você seleciona cuidadosamente os tópicos que são mais relevantes e cruciais para o sucesso da equipe e da organização como um todo. Você estrutura esses tópicos de forma clara, destacando os pontos-chave e apresentando-os de maneira concisa. Essa abordagem permite que seu líder concentre sua atenção e energia nas questões mais importantes, maximizando sua eficácia e contribuindo para o progresso da equipe.

Além disso, você entende a importância de apresentar problemas bem definidos em vez de apenas soluções prontas. Você sabe que desafios complexos podem ser oportunidades de aprendizado e crescimento, tanto para você quanto para seu líder. Ao trazer problemas que foram cuidadosamente definidos e analisados, você permite que seu líder atue como um orientador e mentor, oferecendo insights valiosos e orientação para encontrar soluções eficazes.

Por último, você construiu uma ponte eficaz entre seu líder e sua equipe. Você traduz as informações e orientações recebidas do Diretor de Operações de maneira apropriada para sua equipe, garantindo que todos compreendam claramente os objetivos e as expectativas. Além disso, você coleta feedback da equipe e fornece ao seu líder informações úteis sobre o progresso e eventuais desafios. Essa comunicação eficaz ajuda a manter todos na mesma página e contribui para o sucesso do projeto.

Em resumo, essas estratégias de gerenciamento vertical - curadoria eficaz, apresentação de problemas bem definidos e construção de pontes - não apenas ajudam você a ter um relacionamento mais produtivo com seu líder, mas também promovem o crescimento e o sucesso de sua equipe e organização. Lembre-se sempre de que o desenvolvimento contínuo dessas habilidades é fundamental para se destacar no mundo da consultoria de liderança e alcançar resultados excepcionais.