Trello como ferramenta para indústria - Customer Success
Que o Trello tem sua mágica para transformar a gestão e planejamento de um projeto, já sabemos. Mas quando vamos para a indústria/chão fabril, como seria a aplicação desta ferramenta para auxiliar no controle de fabricação?
Ano passado me chamaram para avaliar uma indústria local que necessitava da aplicação de um sistema que auxiliasse na gerência/controle dos pedidos na linha de produção. Esta empresa trabalha com prestação de serviços (peças usinadas sob demanda) e nos últimos anos cresceu significativamente. Porém, a informatização na gestão da linha de produção, acabou não acompanhando o ritmo.
Discutimos sobre possibilidades e ferramentas atuais do mercado. O empresário já queria partir para a aplicação de um sistema com leitor de códigos de barra automatizado já padrão e estruturado para este tipo de aplicação, com foco em auxiliar o acompanhamento das peças na linha de produção. Meu desafio foi convencer ele que investir em uma solução deste nível poderia ser precoce, visto que a empresa não tinha nenhuma experiência com software, mas apenas gestão física, devido a aplicação das ISOs para a indústria. Mas consegui! E consegui a aplicação de uma ferramenta que no meu dia a dia estava super acostumado: o Trello.
Sempre utilizei o Trello para minha gestão pessoal, planejamento de eventos, acompanhamento de projetos ou até gestão e acompanhamento estratégico nas empresa que auxiliei, porém, nunca para a indústria. O que me deixou um pouco preocupado com possíveis atualizações da plataforma ou desativação desta enquanto a indústria estivesse utilizando-a. De qualquer forma, fui pra cima do Trello e enxerguei como uma oportunidade desta indústria passar por uma experiência inicial na gestão e acompanhamento dos serviços. Com esta experiência inicial, conheceria suas dificuldades, deficiências e validar com o Trello a utilização de uma plataforma online para resolver seu problema específico.
Claro que ressalto que o Trello não proporcionou nesta aplicação automatização para a indústria 4.0 ou conversar com o sistema de gestão da empresa. Ele foi uma ferramenta aplicada isoladamente para a gestão linha de produção.
Para quem não está familiarizado com o Trello, ele pode ser visto como um grande quadro onde você pode ter a visão de listas e os itens que estão sendo trabalhados. Em cada item, você tem a flexibilidade de aplicar título, descrição, lista de atividades, data de entrega, responsáveis, uma timeline de textos, anotações, aplicação de anexos e por fim, algo que auxilia muito na visualização do status: etiquetas coloridas com descrição. Veja um exemplo abaixo de duas imagens que ilustra isto que comentei (já pensando na aplicação da empresa).
Na primeira imagem pode-se notar que foram feitas três listas, que trazem uma visão macro das etapas da empresa, sendo o primeiro a etapa de configuração do serviço no sistema, a segunda já na linha de produção e a terceira a peça finalizada e pronta para ser entregue.
Na segunda imagem, se consegue notar que utilizamos um checklist para mapear todas as máquinas/etapas que o serviço precisa realizar para a sua finalização. O problema principal desta indústria era em não saber exatamente em que processo o serviço se encontrava, e por muitas vezes, não se achava a ordem e peças na linha de produção. O cliente ligava solicitando como estava a produção de sua encomenda e esta empresa acabava não tendo uma resposta firme, o que poderia causar o insucesso no relacionamento FORNECEDORxCLIENTE.
O trabalho para compreender como seria necessário aplicar o Trello foi inicialmente com uma consultoria para mapear os processos ATUAIS da empresa, interagindo com a linha de produção, administrativo e os diretores. Com isto, entendeu-se a melhor forma de construir o quadro no Trello e posteriormente, realizar um workshop com toda a equipe da empresa para ensinar a utilizar a ferramenta. Claro que tudo isto exige a necessidade dos diretores em compreender que a utilização de uma ferramenta assim tem a mesma importância de manter a empresa em operação. A importância precisa vir do alto nível para apresentar a relevância dna gestão da informação para os demais colaboradores.
E hoje, como está? Hoje o Trello na empresa virou algo imprescindível! Além de saber onde a peça/serviço está na sua etapa de produção, a empresa consegue ter uma visão geral dos itens em atraso e conseguir realizar diagnósticos pontuais de gargalo, como por exemplo, entender quando a peça deve ir para serviços de terceiros e se planejar com estes com antecedência e não deixar para mandar no dia que precisa ficar pronto. Além claro, de aumentar o Customer Success com o cliente, pois consegue avisar de forma ativa informações para seus clientes, e não reativa (cobranças) como de costume no mercado.
A empresa está amadurecendo a informatização nos seus setores e entendendo com o Trello quais são as flexibilidades/parâmetros que o sistema precisa ter quando for para um serviço mais profissional e nichado... Quem sabe alguém não lê este post e encontra uma oportunidade de negócios não explorada para a indústria :)