UI! TO ENGESSADO! Uma crença sobre normas e procedimentos
Certa vez estava eu realizando um trabalho de implantação da ISO 9001 na empresa e ouvi o seguinte reclamo do colega da área da manutenção:
- Pô! Agora vamos ter mais burocracia na empresa! Antes eu mesmo ia comprar material na lojinha da esquina. Agora é a área de suprimentos que vai escolher um fornecedor e fazer a compra! Isso vai atrasar todo o serviço! Vou ter que preencher formulários. Vou ficar engessado!
Não é incomum nas empresas o pensamento de que as normas tornam os processos mais lentos.
Contudo a experiência demonstra que o que torna um objetivo inexequível é a falta de estudo, planejamento, gestão ou negociação.
“Quando o incêndio já está em andamento na empresa, tudo passa a ser obstáculo para a solução.”
Talvez haja uma razão para a crença do “engessamento”. No íntimo, o ser humano quer ser livre como um pássaro. Quer agir segundo seu próprio entendimento, sua visão individual, sem planejar, sem observar o todo.
Se refletirmos bem, mesmo os pássaros precisam de regras para voar. Aproveitam a massa de ar quente para manter a sustentação gravitacional, desviam de obstáculos, fogem de predadores naturais, param para descansar e buscam por alimentos. A própria natureza nos indica que ser livre para agir não é tão fácil quanto parece...
Há alguns anos a Petrobrás deixou de utilizar sua exigente regra de licitações para escolher seus fornecedores. Olha no que deu...
As organizações estão inseridas em ambientes complexos de leis, fiscalizações, concorrência, meio ambiente, mercado internacional, acionistas, políticas econômicas, portanto precisam de normas.
É claro que há técnicas para implantarem-se regras, procedimentos e sistemas nas organizações. Há também que utilizar o pensamento sistêmico para que as regras não sejam obstáculos aos próprios resultados.
Regras dão às empresas transparência ao seu funcionamento, protegem-nas contra fraudes, garantem riscos menores às suas operações, asseguram a qualidade dos produtos, a boa técnica de execução das tarefas e convergem os processos e pessoas ao mesmo objetivo.
As regras na sua empresa estão muito complexas? Então é hora de sentar, analisar e conversar. Melhoria contínua nelas!