Um componente essencial para o projeto eSocial
Nestes três anos que estou vivendo mais de perto o eSocial, tive a oportunidade de estudar mais profundamente um componente que impacta diretamente o projeto e que vai além de uma atualização de sistemas ou treinamento dos leiautes do eSocial. Que componente é esse?
São os processos internos. Os processos internos são importantes tanto quanto as pessoas e os sistemas para o eSocial. Eles precisam ser entendidos, avaliados e melhorados para atender ao projeto. Como assim?
Todos os dias em nossas empresas estes processos acontecem misturados às atividades diárias dos colaboradores e da própria gestão e muitas vezes nem damos conta disso. Nos departamentos de Recursos Humanos acontecem admissões, férias, afastamentos, demissões e pagamentos de empregados em datas programadas. Nas áreas de saúde e segurança do trabalho (internas ou terceirizadas), ocorrem diversos tipos de exames derivados da gestão dos ambientes de trabalhos e do monitoramento da saúde dos trabalhadores e essas informações são enviadas para os RH’s tendo impacto direto nos pagamentos que ocorrerão.
São vários processos distribuídos entre departamentos, executados por pessoas diferentes e gravados em sistemas que devem ser analisados para não sermos surpreendidos pela temporalidade de envio de determinado grupo de informações e arquivos.
Quando se fala em atender e cumprir a legislação (escutamos muito por ai a palavra da moda “Compliance”) não se pode esquecer que os processos de negócios internos precisam caminhar lado a lado com a lei. Ou seja, precisamos trabalhar as informações de forma correta em conformidade com a legislação vigente, dentro de um prazo, respeitando as regras sistêmicas e sabendo quem é o responsável por cada atividade, pois no final, todas as informações serão transformadas pelos sistemas em arquivos para serem enviados.
Como falei no inicio, de nada adiantará ter o sistema mais apto para atender e enviar os arquivos, com as pessoas treinadas em cada um dos leiautes, se não temos controle sobre os processos que geram essas informações.
Sabemos que as informações pedidas pelo eSocial, muitas vezes, não envolvem apenas um departamento da empresa e que certas informações iniciarão em uma área e terminarão em outra. Ou pior ainda, sabemos que certas informações não nascem internamente, mas que serão importantes para as movimentações dos empregados. Estamos preparados para lidar com as informações dentro de um prazo, envolvendo diversas pessoas e áreas para lançar em um sistema e transmitir para o eSocial? E o que podemos dizer da qualidade desses dados recebidos para o envio?
O “jeitinho” sempre pegou carona nas atividades internas e se não mapearmos os processos e entendermos a importância da gestão deles para os sistemas e pessoas, teremos que trabalhar dobrado. Falo isso porque o governo fará suas consistências e validações de dados e rejeitará os dados inconsistentes, e aqueles que passarem desta etapa, ainda serão analisados (cruzamento de dados) para identificar possíveis irregularidades. Isso é a fiscalização eletrônica!
Sem o levantamento dos processos atuais, sem realmente entender como eles funcionam, sem mapear e propor melhorias, ficará mais difícil de saber se estamos enviando para o governo informações boas ou ruins da empresa.
Então, aproveite o tempo para trabalhar também os processos internos ligados ao eSocial. Será uma ótima oportunidade de conhecer outro componente que faz o elo entre as pessoas e os sistemas.