Um ode a reuniões rápidas e produtivas
Primavera de 2000, Paul Van Riper é procurado por oficiais do Pentágono para um jogo de Guerra. Pra quem não sabe, um jogo de guerra é um jogo (jura?) que simula situações de guerra parecidas com a realidade para ver como as pessoas reagiriam. Esse não era qualquer jogo, era o maior e mais trabalhoso jogo, chamado de O desafio do Milênio. O cenário era o seguinte, parça:
Um comandante militar tinha ficado malucão no golfo persa, mandou o governo dele pra merda e tava ameaçando levar aquela região toda pra guerra. Como se tem uma coisa que os USA tem são inimigos, esse tal comandante tava sendo apoiado por grupos religiosos e ainda tinha patrocínio de diversas organizações terroristas. O cara era totalmente antiamericano. Situação longe do que temos atualmente né não?
O nosso amigão Paul foi convidado pra ser advinha o quê? Exatamente! Nosso comandante malucão. Só que, quem é mesmo nosso amigo?
Paul ou Rip, como é chamado pelos amigos é um serhumaninho alto e magro, além disso é portador de uma careca brilhante e de uma voz áspera que faz com que ele chame a atenção toda as vezes que fala em qualquer ambiente. Nosso amigão é ex fuzileiro naval, um cara direto, conciso e que aparenta extrema confiança. O cara serviu na guerra do Vietnam e segundo seus amigos era uma máquina, não parava de treinar nem na hora do descanso, tipo CR7. Já deu pra perceber que nosso Tiozão é um estudioso das guerras né, e que ninguém mais capacitado que ele pra fazer esse papel de comandante malucão que quer matar geral, mas bora voltar pro Desafio do Milênio.
Era o seguinte: Tinham duas equipes, a azul que era a equipe dos mocinhos A.K.A Estados Unidos e a Equipe Vermelha comandada pelo nosso querido RIP. O jogo só foi começar de verdade em 2002 mas, durante os dois anos anteriores a equipe azul reuniu centenas de analistas, especialistas militares e engenheiros de software com o objetivo de criar dados sobre tudo que a equipe vermelha teria a disposição e todas as possíveis ações que eles fariam. O objetivo dessa loucura toda era o seguinte: As forças armadas entenderam que eles estavam ligados ao sistema econômico o qual estava ligado ao sistema cultural que estava ligado aos relacionamentos pessoais, então, usando dessas informações, eles desejavam elaborar uma estratégia assertiva para vencer os inimigos, sacou?
Por conta disso a equipe azul recebeu recurso intelectual pra caralho, muito coisa mesmo, mais que qualquer outro exército da história. Eles criaram um sisteminha que dividia o inimigo em sistemas militar, econômico, social e político.Com essas informações, o sistema criava uma matriz de tomada de decisão mostrando os pontos fracos do inimigo. Coisa barata, só custou R$250MILHÕES. Em resumo, mano: Os caras receberam informações pra caralho, enquanto nosso amigo Paul teve que se contentar com o que sabia e com os métodos convencionais. Com esse cenário em mente, no final de julho de 2002, o jogo começou.
No dia de Abertura do jogo a equipe azul tinha o oponente na mão, lançou várias tropas no golfo pérsico, cortou as comunicações da equipe vermelha por micro-ondas imaginando que eles iriam usar comunicações via celular e satélites. Eles estavam totalmente confiantes, sabiam todos os pontos fracos e sabiam qual seria o próximo movimento do adversário, tudo graças ao número de informações que eles dispunham. É claro, tudo deu certo e nosso amigo Paul perdeu o jogo rapidamente…
Você não acreditou, não é? Espero que não. O que aconteceu, na realidade foi justamente o oposto. Paulão da massa deu um dibre e não se comportou nem de longe com o que o time Azul havia previsto, ao invés de usar celulares ele usou motoqueiros como mensageiros e toda a comunicação ia escondida em orações. Além disso, ele utilizou uma estratégia esquecida da Segunda Guerra para fazer com que os aviões se comunicassem com as torres sem precisar usar os sinais de rádio. No segundo dia do exercício nosso amigão enviou uma caralhada de misseis contra a esquadra da equipe azul e terminou afundando 16 navios do inimigo. Se aquele joguinho fosse real 20 mil soldados americanos teriam ido para o limbo. Como em todo ambiente de trabalho que se preze os “especialistas” arrumaram várias desculpas, disseram que se fosse real os navios não estariam exposto daquela maneira, que aquele comportamento não faria sentido em uma situação real, mas como diz o poeta:
Você pode dar desculpas ou resultados, nunca os dois.
E nada mudava o fato da equipe azul ter se fudido bastante naquele dia.
E o que caralhos isso tudo tem a ver com reuniões mais rápidas e eficientes?
Você me pergunta.
E eu te respondo, que pressa é essa, meu querido? Vou te explicar agorinha.
Sabe o que nosso amigo, Paulão da massa disse na primeira reunião com seus subordinados da equipe vermelha? ” Estarei no Comando e fora do controle” que porra é essa, Ian? Simples: O objetivo macro era dado por ele e pela alta liderança, mas as forças não receberão ordens complexas em campo, eles deveriam usar a própria iniciativa e serem inovadoras em seu avanço. Depois que a joguin começou a rolar o Paulão não queria reuniões longas, ele disse pra galera dele que não usaria nenhuma terminologia esquisita que o time azul vivia utilizando, eles não seriam pegos nesse processo mecânico, o que eles usariam seria a sabedoria, a experiência e o bom senso da galera que ele tinha ao seu redor. Claro, meu querido que esse tipo de abordagem tem alguns riscos:
1- Nem sempre Paulão sabia exatamente o que as tropas estavam fazendo
2- Ele depositava uma confiança fudida em seus subordinados
3- É uma maneira confusa de tomar decisões
Porém permitir que as pessoas operem sem ter necessidade de explicar cada passo era um benefício imensurável, sabe porquê? Gerava decisão rápida.
Enquanto isso, os amigos da equipe azul perdiam tempo analisando cada dado que tinham para tomar uma decisão, e mesmo com um sistema computadorizado que facilitava isso eles demoravam demais. Sabe por quê? Porque quanto mais informações temos, pior é para nós tomarmos uma decisão! Imagine só uma reunião com diversos chefes militares que têm a sua disposição 100 indicadores para tomar uma decisão, eles irão demorar tanto tempo debatendo sobre a decisão que vão demorar demais para toma-la e executa-la. É importante que você entenda isso, o pensamento analítico não é ruim! Ele é ótimo, bom para caralho, quando temos o luxo do tempo, mas eu vou te contar: seja em uma guerra ou no mundo corporativo tempo é um dos recursos mais escassos.
A ideia é dinamizar as reuniões para que elas rendam. Na minha empresa temos 2 indicadores principais Faturamento e Lucratividade. De resto, cada diretoria tem mais 3 que eles acompanham individualmente. O que me surpreende é ir visitar outras empresas que tem 35 indicadores e ver que mesmo com mais mão de Obra eles continuam faturando menos. O pensamento rápido é necessariamente frugal, você nunca vai conseguir saber tudo, então se concentre no que importa, porra!
O que aconteceu com a equipe azul foi pura e simplesmente o fenômeno de se deixar absorver pelo processo da criação de informação. Sabe o que é isso? É quando tu gasta tanto tempo produzindo dados que quando vai analisa-los você já está afogado em todos eles, em resumo você fica sempre no teórico, pensando em todas as possibilidades e demora pra ir pra prática, só que quando vai a prática se mostra completamente diferente de todas as situações que você tinha imaginado. Paulão falou depois que se eles fosse avaliar cada variável possível eles teriam demorado no mínimo 3x mais a tomar as atitudes e com isso provavelmente o plano que eles tinham montado seria em vão porque a situação já teria se alterado.
Além disso quando você for apresentar um tema, não se atente aos detalhes de como pretende fazer, explique com assertividade, dê um objetivo e deixe as pessoas correrem atrás dentro de algumas diretrizes, menos é mais mano!
Se eu tivesse que escolher UMA COISA que eu gostaria que alguém aprendesse lendo isso seria: Foco na prática, faça com que as reuniões sejam rápidas e objetivas. Além disso algumas lições que podemos tirar:
1- Você nunca vai conseguir saber tudo.
2- Por mais dados que você tenha o mundo sempre pode apresentar uma nova opção que você nunca tinha pensado.
3- Levanta sua bunda da cadeira da sala de reunião e foque no aprendizado na prática.
4- Quando for apresentar algo não se estenda nos detalhes
5- Dados e pensamento analítico são importantes se você dispuser de tempo, a notícia ruim é que normalmente no ambiente corporativo você não dispõe.
6- Não deixe o processo de criar e analisar dados te afogar e fazer com que você demore demais a tomar as decisões.
Então mano, não só lê e fica refletindo sobre isso não. Amanhã, quando tu chegar pra trabalhar e alguém e tiver alguma reunião que as pessoas estiverem se perdendo nos detalhes fala com ele, porra! Diz o quanto isso é prejudicial, pode até falar do nosso amigo Paulão ou mandar o texto pra ele, tem problema não. Afinal de contas se tu só ler e nunca aplicar, seja por medo de transformar o ambiente porque ~sempre foi assim~ ou por medo do que os outros vão pensar, de que adianta você ler? Isso mesmo, não adianta de nada.