Vamos entender a diferença entre manutenção preditiva, preventiva, corretiva planejada e manutenção corretiva não planejada.

A manutenção preditiva são intervenções agendadas que tem por parâmetros o acompanhamento periódico de equipamentos ou máquinas, através de dados coletados por meio de inspeções ou monitoramento direto de parâmetros, tais como intensidade de vibração, temperatura, pressão via PLC (Controle logico programável), e com parâmetros segundo um histórico são feitas as estimativas das condições de funcionamento das máquinas e até mesmo de quais componentes deve ser substituídos ou recondicionados.

Importante: redução de custos de manutenção e aumento da produtividade. Este tipo de manutenção é aplicado a equipamentos de muita importância para a cadeia de produção. E tem alto custo de implantação, baixo custo manutenção operacional e uma alta previsibilidade de falha do equipamento.

A manutenção preventiva são todas as ações planejadas voltadas para impedir que falhas já conhecidas ocorram. As ações mais comuns são inspeções, reformas e substituições. Para que seja eficiente é necessário um sistema de acompanhamento de ordens de serviço. Com isto analisar e reconhecer as recorrências é fundamental para a retroalimentação do plano de manutenção preventiva.

QUADRO 1: Fluxograma de manutenção corretiva planejada

Importante: Um equipamento que é usado este tipo de manutenção são os aparelhos de ar-condicionado. Que além de obrigatoriamente estarem limpos é de fundamental importância que alguns parâmetros de seu funcionamento sejam ajustados e revistos periodicamente, tais como temperatura do evaporador, pressão de saída do fluido refrigerante, temperatura do compressor entre outros. E com estas medidas simples e de baixo custo se garante uma melhora significativa na disponibilidade destes aparelhos.

A manutenção corretiva planejada, são as ações tomadas para que o equipamento volta a plenitude de suas funções com base em um cronograma de execução. E se difere da preventiva pois neste caso o equipamento já apresentou a falha e está danificado ou com suas funções comprometidas.

QUADRO 2: Fluxograma de operação para manutenções corretivas não planejadas

A manutenção corretiva não planejada são as ações tomadas quando o equipamento já está em falha e devido a sua importância na cadeia de produção não há tempo de se realizar o planejamento. E medidas para reabilitar são tomadas para o reestabelecimento de suas funções. É ideal que este tipo de manutenção aconteça em equipamentos e subitens com baixo impacto a operação e que tem uma rápida resposta do setor. Um exemplo desta opção em hotelaria são as lâmpadas que são rapidamente substituídas. 

Importante: Ela pode ser devida a uma falha inesperada, ou quando é detectada alguma falha que possa levar a algum problema maior futuramente.

A manutenção corretiva não planejada, acontece após a identificação de algum erro ou problema. Essa modalidade de manutenção apresenta um custo elevado em relação a manutenção corretiva planejada, e com certeza afetar sua operação, seu fluxo de caixa e seu resultado almejado.

Checklist de manutenção preventiva

Gostaria de incluir nesse artigo uma ferramenta de qualidade para ajudar na implantação de uma boa cultura de manutenção e na redução de custo. O Checklist de manutenção que foi implantado pelo meu Engenheiro Mecânico Paulo Peres, que também contribui para elaboração desse artigo. Essa ferramenta possibilita enxergar possíveis falhas nos processos, que exigem retrabalho, custos adicionais ou maior tempo de execução. Trata-se de um sistema de listas de verificação. Com ele, é possível avaliar se todos os procedimentos de determinada operação foram efetuados corretamente e se não há nenhuma etapa ou item em falta para a conclusão bem-sucedida do trabalho.

Portanto, a criação de um checklist de manutenção preventiva que auxilia na checagem de pontos primordiais da rotina da equipe responsável, ajudando evitar danos futuros e, consequentemente, prevenir gastos desnecessários, ao incluir reparos planejados, e não inesperados, que prejudicam seu fluxo de caixa e o planejamento orçamentário do seu hotel, evitando os altos custos de um reparo emergencial. Prevenir faz parte do planejamento de organizações responsáveis que desejam excelência de entregar sempre a melhor para o seu hospede.

Como elaborar um checklist ideal para o seu hotel? Quantas horas homem terá disponíveis? Qual forma de controlar as saídas deste checklist? Que tipo de informações se terá? Quais habilidades o manutentor precisará ter para obter o melhor resultado? Essas e outras perguntas podem nos colocar no meio de um impasse, implantar ou não implantar? Aumentará ou não aumentar meus custos? Se você possui essa dúvida, basta continuar lendo esse artigo!

1.     Como elaborar um checklist ideal para o empreendimento?

Em sua elaboração é necessário um ótimo conhecimento do local, para isto se indica: ir até o local, levantar planta baixa, realizar um brainstorming com equipe multidisciplinar tais como mantenedor, gerente de Governança, recepcionista, camareiras entre outras. Com estas informações liste em uma planilha todos os itens a serem verificados. Uma importante observação é colocar estes itens em uma ordem que facilite ao executante aplicar a verificação, pois com isto se minimiza a perda de tempo deixando de obrigar ao executar ir e voltar no mesmo espaço. 

Caso tenha uma base histórica é necessário analisar os principais problemas, os listando e inserindo seus itens ao checklist.

2.     Quantas horas homem se tem disponível?

Para se ter uma estimativa do tempo gasto durante o mês o ideal e cronometrar o máximo de execuções possíveis, pois com um número maior de aferições diminuísse o erro no cálculo do tempo médio melhorando assim seu planejamento. Este tempo médio sempre deve ser recalculado a fim de encontrar oportunidades de ganho e aprimorar seu processo. Outra observação importante é que o tempo se tem de colocar no tempo médio o tempo de separação de peças, preparo de ferramentas e translado. 

3.     Qual forma iremos controlar as saídas deste checklist?

As informações obtidas pelo checklist de nada valerão se não forem padronizadas, armazenadas e de fácil síntese. Para isto existe no mercado diversos sistemas que possibilitam a inserção das informações em aparelhos móveis do tipo tablet ou smartphone que alimentarão um banco de dados comuns aos softwares de ERP (Enterprise Resource Planning), tais como SAP, Engeman, VOLUX entre outros.

Utilizar os softwares de ERP é a melhor forma de se manter registros históricos destas inspeções, uma outra forma mais simples e eficiente é inserir estas informações em planilhas. Caso opte por esta segunda, é aconselhável gerar um banco de dados SQL, para não sobrecarregar a memória do PC ao manuseá-la, e criar backups periódicos a fim de se evitar perda de informações. Esta segunda opção se faz necessário manter arquivos físicos dos checklists preenchidos para consultas. Para melhor entendimento vide o workflow abaixo:

QUADRO 3: Fluxograma workflow

4.     Que tipo de informações se terá?

Para responder esta pergunta é importante se entender quais recursos se pretende controlar. Quando se trata de recursos de manutenção predial em hotelaria se tem quatro, mas relevantes, são eles: Mão de obra disponível que se traduz em hora homem (HH), escopo de trabalho, recursos financeiros e disponibilidade de unidades hoteleiras para vendas.

Para se mensurar o HH de sua mão de obra se insere no checklist data e hora de início e data e hora de fim da tarefa. E na subtração da data final menos a inicial se tem o tempo total da tarefa. Nos padrões brasileiros são 44 horas semanais e um percentual aceitável é de 70% de aproveitamento deste tempo.

Pode se dizer que o escopo de trabalho é a descrição minuciosa do que será necessário executar após seu levantamento.

Para o controle dos Recursos financeiros é importante inserir no checklist os materiais utilizados. Um escopo padrão dos serviços necessário

Exemplo de checklist

5.     Quais habilidades o manutentor precisará ter para o melhor resultado possível?

O foco nos processos de manutenção e implantar as melhores práticas dentro de um empreendimento eleva a cultura de manutenção em níveis altos de resultados a companhia. O que tem por objetivo alcançar a estratégia de negócios geral do negócio. Por isso, a gestão de desempenho nessa área integra uma multiplicidade de elementos e usar o plano estratégico da companhia, aqui é importante porque ele ajuda você a se concentrar onde realmente é necessário ir e determina quais métricas serão capazes de indicar essa evolução de maneira precisa.

Uma gestão associada apenas ao “fazer agora”, ou seja, a manutenção corretiva não planejada, traz uma cultura ruim e tóxica de a companhia e claro traz consigo um mundo de ações prejudiciais ao processo como um todo, exemplo: tensão entre operações e manutenção, aumento do turnover, falta de confiança e credibilidade, atrasos na entrega, pessimismo, desperdício, culpa, erros humanos, aumento de custos e claro, queda nos lucros.

De onde se espera entrega contínua, redução do tempo de resposta ao cliente e automatização de processos, todas as fichas devem ser apostadas em recursos para otimizar o cotidiano de trabalho, de forma a promover a fluidez na comunicação, simplificar fluxos, reconhecer talentos, oferecer oportunidades e atuar com uma liderança forte.

Considerando que os equipamentos estão ficando obsoletos muito rapidamente e ficarão um curto espaço de tempo atualizado tecnologicamente e possivelmente não chegarão a sofrer uma manutenção geral, o operador terá um papel decisivo na conservação deles. Ter funcionário devidamente correto em cada função e claro uma equipe devidamente qualificada é muito importante. Caso o profissional não esteja motivado e nem qualificado, ao invés de auxiliarem na eficiência do serviço, eles podem acabar prejudicando a manutenção predial.

Uma vez sendo atingido esse objetivo a operação contribuirá significativamente com a manutenção, pois absorverá um trabalho até então desenvolvido por ela. Como aproveitar e integrar essas potencialidades na busca da máxima eficiência do processo produtivo? O profissional responsável poderá fazer os trabalhos técnicos de inspeções, monitoramentos, análise de falhas, controle e ações, pois o Departamento de Manutenção começa a compartilhar a responsabilidade de manter equipamentos disponíveis com a Operação.

Se por um lado, na Gestão dos Equipamentos surge com grande intensidade o conceito de Conservação, onde os Operadores seriam os responsáveis primários pelo perfeito funcionamento dos equipamentos, não nos esquecendo que esse enfoque passa a ser estratégico na medida da rápida obsolescência tecnológica dos equipamentos. Por outro lado, a Manutenção resgata a ponte técnica da Gestão, trabalhando na Manutenção Planejada, Análise de Falha, etc..

             Irei apresentar uma proposta de quadro ideal para hotéis com capacidade de 300 a 400 apartamentos.

·        Gestão – 1 (um) Gerente de Manutenção

·        Gestão – 1 (um) auxiliar de mesa (planejador)

·        Supervisão – 1 (um) supervisor de preventiva

·        Supervisão – 1 (um) supervisor de corretiva

·        Alvenaria – 1 (um) pedreiro

·        Ar condicionado – 3 (três) Técnicos de refrigeração

·        Caldeira – 4 (quatro) auxiliares – Dependente do grau de risco (técnico que atenda a norma NR13)

·        Eletricista – 4 (quatro) eletricista

·        Expressão – 3 (três) auxiliares de manutenção

·        Hidráulica – 2 (dois) bombeiros hidráulicos

·        Jardim – 2 (dois) jardineiros

·        Marcenaria – 1 (um) marceneiro

·        Piscina – 2 (dois) piscineiros

·        Pintura – 2 (dois) pintores

QUADRO 4: Fluxograma de execução pelo corpo técnico

 Terceirização em Serviços de Manutenções Prediais

Prestadores de Serviços Terceirizados – não podemos de deixar de falar sobre eles. Porque falar de parcerias com empresas e como elaborar um contrato e como cobrar as execuções desses contratos, também faz parte de uma boa cultura de manutenção.

Foi se o tempo em que as empresas tinham de serem especialistas em tudo, pois percebe-se que o foco de cada empresa deve ser seu produto, que em nosso caso é serviço de hospedagem, eventos e alimentação. Os outros serviços são secundário e podem passar por processo de terceirização. Isto tanto é verdade que é comum na terceirização de setores o valor ser menor de 20% a 30% do que se gastava com equipe própria além de uma eficácia de 0% a 50% maior. Vale ressaltar que o bom acordo entre contratante e contratado depende da elaboração do escopo de trabalho deixando muito claro o que se espera da empresa em termos de resultados. Para isto uma negociação ganha-ganha é muito importante, pois a empresa terceira estará intimamente ligada ao seu negócio.

Por outro lado, o gerente de manutenção precisa acompanhar e ficar atento, e sempre cobrar que as manutenções previstas em contratos sejam devidamente realizadas, e documentadas e que analisem o grau de erros ou falhas que o equipamento vem apresentando, isso sinaliza que as manutenções não estão correndo em suas totalidades e com eficiências.

Para acrescentar nesse artigo, gostaria de falar também sobre as análises de falhas, porque que sei que é outra importante ferramenta na gestão de uma boa manutenção. Este método consiste em pinçar a rotina da manutenção aqueles problemas que têm maior reincidências, impacto a rotina do empreendimento seja ele financeiro ou horas de trabalho ou insatisfação dos clientes. O método visa chegar na causa ou causas do problema trata-las ou mitiga-las. Em linhas gerais o método consiste em:

·        Levantamento em campo,

·        Histórico do problema,

·        Identificar qual tipo de fratura ou falha o equipamento sofreu,

·        Levantamento técnico tais como catálogos, parecer técnico entre outros,

·        Levantar dados da operação tais como fluxograma de operação, boas práticas, checklist preenchidos no período da falha entre outros.

·        Elaborar uma reunião para tratar o problema.

Reunião de avaliação do problema

Para compor esta mesa é interessante que estejam presentes no mínimo um participante da operação, técnico com conhecimento do problema, uma pessoa neutra e o condutor da análise. Seus participantes devem entender que o foco é a solução do problema e não achar um culpado.

Nesta reunião faz-se um brainstorms ou Brainwriting:

·        Tomando se nota de cada possível causa as coloque em uma lista e realize os 5 (cinco) porquês.

·        Desenvolva formas de se solucionar, controlar ou mitigar tais causas.

·        Com isto elabore um plano de ação usando 5W2H.

·        E agende reuniões mensais ou semanais para acompanhamento do andamento ate que todo o plano tenha sido executado.

·        É importante neste plano ter formas de se medir e acompanhar a real efetividade do plano tais como gráficos, índices lucro entre outros.

Sempre tenha um Sponsor (Patrocinador), porque para o sucesso de qualquer projeto é importante que tenha um dono do negócio, e ele precisa ter conhecimento de todas as necessidades e quais os recursos necessários e aprovar os custos e despesas desse projeto.

Finalizando, não podemos deixar de inserir no planejamento orçamentário, as despesas com essa área, seus investimentos e seus retrofits, e claro, buscar atuar em sua totalidade e o cronograma aprovado, porque é necessário que a cada ano, o processo seja continuo, para propiciar menores custos associados a uma melhor qualidade de vida útil empreendimento.

Elaborado por: Wanderléa Trajano e Paulo Peres