Vamos Falar Sobre Gestão de Processos?

Toda empresa, independentemente do seu tamanho é formada através da execução de processos. O trabalho realizado nos setores, as atividades que as equipes executam, faz parte de algum processo e tudo está diretamente relacionado com o público interno, com o público externo e ao que será entregue aos clientes.

As organizações não vivem sem processos, eles precisam ser claros, funcionais e muito bem definidos, pois, possibilitam um produto ou serviço de existir. Melhorá-los trará vários benefícios, como a capacidade de controle e gestão de uma maneira geral, permitindo um melhor alinhamento entre as atividades e os objetivos estratégicos da empresa.

De acordo com Davenport (1994), ele define que processo é um conjunto de atividades estruturadas que são realizadas pelas organizações para atender a um determinado cliente ou mercado. O autor explica que essas atividades envolvem entradas que são processadas, com o auxílio de recursos e procedimentos, para produzir saídas.

A etimologia da palavra Processo vem do latim “procedere” é um termo que indica a ação de avançar, ir para frente “pro+cedere” e é um conjunto sequencial e particular de ações com objetivo comum.

A gestão de processos é indispensável para aquelas empresas que pretendem adotar boas práticas, melhorarem suas performances e tornarem-se mais competitivas no mercado, alcançando assim o sucesso em seus negócios. Porém, trabalhar em processos que não se conhece nada sobre eles é um grande erro, pois nada pode ser modificado se não houver uma intenção específica antes.

O que é gestão de processos?

A gestão de processos é um conjunto de práticas com o objetivo de buscar o aperfeiçoamento contínuo dos processos organizacionais de uma empresa ou instituição, unindo todas as áreas desta empresa, seguindo um fluxo orgânico, tendo a tecnologia como aliada.

A gestão de processos permite planejar, modelar, controlar e otimizar a execução das atividades de uma empresa. E cada uma destas etapas tem um papel fundamental para que a empresa consiga alcançar a melhoria contínua em seus processos, organizando a execução das atividades de modo a garantir o correto uso dos recursos e a otimização dos resultados nos negócios.

É muito importante que a empresa se preocupe em fazer o mapeamento e a modelagem dos seus processos organizacionais, visto que, é por meio deles que a empresa entrega valor ao cliente. E Segundo Pradella et al. (2012), como os processos não são totalmente visíveis dentro das empresas, o mapeamento destes funciona como uma ferramenta onde é possível analisar criticamente cada processo, tornando-o melhor e otimizado. Mapear um processo implica que a representação gráfica deste processo pode ser utilizada para mostrar com maior clareza os fatores que afetam o seu desempenho.

O mapeamento de processos é uma metodologia ou técnica em que se desenha, em um diagrama, um processo ou setor de uma organização com a finalidade de analisar esse processo (CHEUNG; BAL,1998).

De acordo com a explicação de Baldam, Valle e Rozenfeld (2014) é necessário estabelecer uma estrutura hierárquica para definir a importância e a prioridade de cada processo, visando encontrar o melhor aproveitamento da linha de produção. Estes autores explicam que a estrutura hierárquica dos processos pode ser dividida em:

•      Macroprocesso - Representa os processos que estão localizados nos níveis mais elevados, que envolvem mais de uma função na organização e que impactam nos demais processos. Um macroprocesso pode ser dividido em vários subprocessos.
•     Subprocessos - Representam a divisão de um macroprocesso em processos específicos, com objetivos bem definidos, que visam atingir o planejamento organizacional. Esses processos são responsáveis por transformar as entradas em saídas por meio da execução de diversas atividades.
•      Atividades -  Representam as operações e as tarefas que são executadas dentro dos processos para alcançar alguns objetivos específicos, ou seja, produzem os resultados que servem de apoio para a conclusão de um ou mais processos.

Qual a importância da gestão de processos?

Para uma empresa que pretende alcançar seus objetivos estratégicos, é fundamental ter uma boa gestão de processos. Isto, vai auxiliá-la a manter-se competitiva, adaptar-se as mudanças impostas pelo mercado e também alcançar suas metas.

A gestão de processos ajuda o gestor a conhecer melhor seu negócio, identificando todos os fluxos de atuação da empresa. Assim, ele consegue automaticamente corrigir falhas, alterar rotas, se necessário e, com isso, conseguir otimizar o andamento dos processos, possibilitando medir os resultados.

A reestruturação dos processos empresariais reformula o modo de fazer negócios, suas atividades, tarefas e ajuda a empresa a alcançar melhorias em seus indicadores de desempenho, tais como custos, qualidade, atendimento e velocidade. Afinal, processos bem definidos impactam diretamente na experiência do cliente.

Com processos mais claros e bem definidos é possível padronizar o trabalho, combater o desperdício, aproveitar melhor seus recursos, fica mais fácil e mais rápido a tomada de decisão e avaliar se as atividades estão sendo realizadas no tempo certo. Trabalhar em uma empresa na qual os processos funcionam e estão mais organizados, a produtividade será maior, com mais agilidade e eficácia.

Como implantar uma gestão de processos na empresa?

A gestão de processos em uma empresa é extremamente estratégica, dessa forma, as ações precisam estar alinhadas com os valores da mesma. É preciso conhecer a empresa e principalmente compreender o fluxo de trabalho atual, como são realizadas as atividades e quais são os caminhos que elas percorrem.

Processos ineficientes causam desperdício de vários tipos, tais como, de capital, de pessoal, de tempo, de insumos, dentre outros. Ao adotar boas práticas de gestão de processos na empresa, permitirá a identificação, documentação, monitoramento e controle destes processos.

Com o mapeamento e melhoramento dos processos, fica mais fácil a integração dos departamentos, a identificação dos responsáveis de cada ação, a descrição das atividades e em qual ordem elas serão executadas. Com isso, aumentará a satisfação e a qualidade do trabalho dos colaboradores, os orientando no trabalho atual e no trabalho futuro.

Ao implantar a gestão de processos em uma empresa, será preciso montar uma boa equipe para o trabalho. Será importante também a criação, na empresa, de uma cultura de mudança, já que, será necessária a participação de todas as áreas nesta implantação.

As empresas possuem vários processos que atuam automaticamente de forma colaborativa e o resultado de um serve de início para outro. Estes processos atravessam diversas áreas que pertencem à estrutura da empresa, integrando setores e pessoas para alcançarem um mesmo objetivo.

A gestão de processos busca otimizar os processos de maneira tanto individual quanto coletiva. Assim, os processos quando bem executados proporcionam um melhor alinhamento do trabalho dos colaboradores com os objetivos estratégicos da empresa na busca de atingirem os resultados esperados.

Leia este e outros textos no blog: VAMOS FALAR SOBRE GESTÃO?

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Cleide Vieira - Administradora com Habilitação em Comércio Exterior, Gestora de Projetos/Gestora de Processos/ Gestão de Pessoas, Liderança e Coaching. Escreve temas sobre gestão, negócios, pessoas, recursos e histórias.