As vezes você tem a impressão que a execução dos seus processos é bem diferente do que deveria ser?

A situação descrita acima é muito comum nas empresas que resolvem mapear seus processos, seja através de um departamento interno de qualidade ou terceirizando este serviço. O processo, sendo uma sequência lógica e ordenada de atividades a serem executadas para produzir determinado resultado, é influenciado basicamente por 3 grandes forças: HUMANA (que executa o processo), TECNOLÓGICA (meio pelo qual o processo é executado), REGULATÓRIA (algum órgão externo, política, norma ou legislação). Pequenas mudanças em algum desses elementos tem o poder de impactar / mudar fortemente a maneira como o processo é executado.

Não raro, a diferença ente o processo modelado e o processo executado, acontece por falhas na própria modelagem do processo, seja na escolha dos especialistas a serem entrevistados, seja por não observar o processo sendo executado, seja por não validar o processo mapeado ou ainda na inexperiência do analista de processo que conduz o mapeamento. Na grande maioria dos casos, essas disfunções podem ser evitadas utilizando uma metodologia madura de mapeamento de processos, e profissionais experientes.

Acredite: cedo ou tarde seu processo vai mudar, e numa frequência muito maior do que você pode imagina!

Tão grave quanto não ter seus processos mapeados ou otimizados para atingir seu objetivo de negócio, é ter os processos mapeados mas desatualizados. Processos desatualizados, tem um péssimo impacto na cultura de Gestão por Processos, isto é, na cultura de COMBATE ao DESPERDÍCIO, e consequentemente no CRESCIMENTO e no LUCRO DA SUA EMPRESA.

A situação descrita na imagem ao lado, retrata bem o que discutimos anteriormente... a execução dos processos muitas vezes acontece de forma totalmente diferente do processo mapeado. Situações de contorno ou exceções costumam acontecer com mais frequência do que estamos dispostos a acreditar e muitas vezes carregam oportunidades de melhoria que até então passavam desapercebidas da gestão ou da equipe de melhoria contínua.

A pergunta natural é COMO IDENTIFICAR TAIS SITUAÇÕES?

Process Mining

Atualmente a humanidade produz muito mais informações do que é capaz de processar (a chamada era BIG DATA), a quantidade de sistemas envolvidos na operação das empresas é enorme, desde ERPs, a softwares especialistas, nunca produzimos tantos dados. Em suma, os processos das empresas acontece em várias rotinas executadas nesses sistemas, estejam as informações integradas ou não.

A abordagem PROCESS MINING faz a ponte entre a disciplina de Gerenciamento de processos e Ciência de Dados. Ao utilizar o log de eventos gerados por todos esses sistemas, é possível aplicando as técnicas de Process Mining, descobrir o processo real que é executado na empresa (PROCESS DISCOVERY), esse mesmo conjunto de dados (log de eventos), pode ser confrontado com o processo modelado (BPM) para analisar a conformidade do processo executado x processo modelado, subsidiando a revisão do processo modelado ou endereçando as ações corretivas necessárias.

Também podemos gerar várias oportunidades de melhoria no processo da empresa com base nos insights obtidos através das técnicas de Process Mining.

Execução do Processo

Outra ferramenta interessante da abordagem de Process Mining, é "VER" como o processo é instanciado ao longo do tempo, podemos facilmente identificar os gargalos, o volume de atividade que o processo está executando, os caminhos mais frequentes, os caminhos que são mais demorados, podemos analisar por função/papel que executa cada etapa do processo, etc. Essas são informações valiosas que podem gerar modificações nos processos que são facilmente traduzidas em vantagens competitivas efetivas para a empresa.