Você tem visibilidade sobre o que está envolvido nos seus contratos?
Empresas investem tempo e aplicam grande esforço de vendas para o fechamento de contratos. O problema é que este mesmo investimento não é aplicado para gerir o ciclo de vida desses contratos. Após assinados, geralmente a empresa perde a visibilidade sobre os documentos, o que faz com que sejam esquecidos e lembrados apenas em situações problemáticas, como em casos de perda de prazos, renovações e cumprimento de cláusulas.
Em um dia normal de trabalho, o gestor da empresa fica surpreso ao receber uma notícia: o contrato de prestação de serviços está a poucos dias de ser interrompido, pois a organização não se atentou ao prazo de renovação. Ao iniciar a procura pelo contrato para tentar fazer a renovação, o gestor leva horas e não o encontra. A solução, então, é ligar para o fornecedor e solicitar uma cópia. Muitas empresas passam por situações constrangedoras como essas, por não ter nenhum tipo de controle sobre os contratos.
Muitas empresas ainda possuem muitas dores e dificuldades sobre como fazer o controle do ciclo de vida de um contrato. Algumas dúvidas presentes são:
- Será que o ideal é armazenar fisicamente ou digitalmente?
- Como controlar os prazos de vigência dos contratos?
- Como integrar a gestão dos contratos entre as diferentes áreas envolvidas da empresa?
- Como acompanhar os níveis de serviços estabelecidos nos contratos?
- Como e quando se comunicar com os fornecedores?
- Quando deve ser aplicada uma multa ou penalidade por não cumprimento de uma cláusula?
Boa leitura !!
abs.