Work the System

Work the System é um livro que li há anos atrás e ao longo do tempo tenho me referido a ele pelos insights que me foram gerado. Embora seja mais conhecido como o livro sobre sistematização de negócios, é muito mais do que isso.

A maioria dos proprietários e gestores de empresas são aconselhados a sistematizar - padronizar e racionalizar as suas equipes e processos a um nível uniforme e replicável para alcançar melhores resultados comerciais. E imagino que a maioria das pessoas que lêem Work the System começa com ele dessa forma, depois apercebem-se de que há muito mais. Trabalhar o Sistema é realmente um manifesto e um guia de como se pode ver o mundo através de uma lente de sistemas e mecânica, e de como operar nesse mundo.

O livro abrange como escrever o seu objetivo estratégico, os seus princípios gerais de funcionamento e os seus procedimentos operacionais padrão (SOPs). Na verdade, este material não é assim tão complicado e está exposto em detalhes muito claros no livro o que ajuda compreender como utilizar.

Há também o lado mental dos sistemas, que é a verdadeira carne do livro. Trata-se das grandes ideias em torno de mentalidades, crenças e princípios para compreender realmente como o mundo é composto por sistemas e como se pode ver o mundo também a partir dessa perspectiva.

A maioria das pessoas passa pela vida a apagar fogos sem ver a causa desses incêndios.

           Esta é a ideia de "morte por mil papercuts". A maioria das pessoas vive num modo reactivo, lidando com as emergências à medida que estas surgem, e nunca abordando as causas de raiz dessas emergências. Se apenas recuarmos e analisarmos um pouco, podemos localizar a causa e corrigi-la. O mundo já é 99,99% perfeito. Esta é a ideia de que o mundo é intrinsecamente mecânico e sistemático - e continuará com ou sem si. De fato, a maioria dos "grandes problemas" de hoje são problemas humanos - mesmo que estraguemos tudo, a Terra e a realidade continuarão sem humanidade.

A maior parte da história humana tem sido sobre uma preparação cuidadosa, sem retorno imediato. Esta é a ideia de que a gratificação imediata é muito-muito um fenómeno dos tempos modernos. Não concordo com isto a 100% (há avisos contra a perda de tempo ao assistir a combates de codornizes em Meditações), mas as barreiras à gratificação imediata são definitivamente muito menores hoje em dia.

Para mudar algo na sua vida, mude os sistemas e observe os efeitos a diminuir.

Esta é uma enorme mudança de mentalidade e parte da razão pela qual já não estabeleço objetivos no sentido tradicional. Em vez de objetivos, pense no que é o sistema em cada área da sua vida, e trabalhe para ajustar esse sistema para que produza um resultado benéfico nessa área da sua vida. O objetivo não é perder 10kg, mas sim construir um sistema de treino e nutrição que resulte em 10kg perdidos e que o mantenha assim. O objetivo não é ganhar 100.000 dólares, mas sim desenvolver um sistema que resulte nesse rendimento.

Ao contrário do que muitos pensam, criticam e polemizam, ter controle é algo valioso.

Lembre-se de alguns bons momentos da sua vida. Provavelmente, você constará que eles tiveram a ver com alguma coisa que foi feita ou planejada ainda no passado. Por essa razão, ter controle sobre o que acontece agora é muito importante para garantir que momentos futuros sejam como o desejado, o que, provavelmente, trará mais liberdade e riqueza para sua vida.

Carpenter passou alguns anos envolvido no que ele chama de “sexo, drogas e rock'n'roll”, colocando a culpa das próprias frustrações e infelicidade em terceiros e acreditando que maneira com que levava a vida era a melhor possível. Até que certa vez ele se deparou com uma fotografia do festival de Woodstock, do qual havia participado na juventude. A imagem mostrava onde um casal de jovens que parecia dançar com leveza, sem preocupações e cheio de felicidade.

Ele entendeu que aquele momento de leveza e de falta de obrigações foi feliz, mas a felicidade não se resumia a isso. Carpenter queria ter sucesso profissional e ser feliz pessoalmente. O desafio era unir as duas coisas. Foi aí que ele entendeu que as coisas precisavam mudar de alguma maneira e passou a trabalhar sua visão para que isso acontecesse.

A verdade é que ninguém tem controlo sobre todos os sistemas na sua vida, o que significa que não está especialmente em desvantagem.

Na maioria das vezes, a única razão pela qual as coisas não seguem o seu caminho é porque nem sequer tenta. Só porque o seu voto não decide a eleição, muitas pessoas não votam de todo - um enorme erro.

O livro de fato muitos conselhos comerciais, mas adorei tanto o aspecto filosófico da abordagem dos sistemas de Sam. Tal como "Start With Why or Choose Yourself", este livro adota uma abordagem de alto nível e dispara para mudar toda a sua perspectiva, e não apenas um único comportamento. É assim que a mudança profunda acontece e você tem uma hipótese de verdadeira, clicando, aha-momentos.

Em média, para cada unidade de tempo que você gastará nos três documentos, o retorno será pelo menos cem vezes. Pode parecer um exagero, mas o autor garante que esse é o mínimo que se pode esperar.

Pôr em prática esses documentos quer dizer focar nos sistemas que apresentavam problemas com mais recorrência, eliminando as ineficiências e gerando novos procedimentos de trabalho.

Carpenter e suas equipes mergulharam fundo na proposta, reconstruindo e documentando várias centenas de sistemas existentes. Ao mesmo tempo, criaram novos sistemas a partir do zero e descartaram os inúteis.

Fazer com que todo o fluxo de trabalho da empresa passasse a obedecer esse tipo de organizações teve resultados positivos quase que imediatos. O fortalecimento da comunicação interna foi um ponto forte. Em cada momento, todos os profissionais sabiam o que estava acontecendo em diversas frentes do negócio e, por isso, tinham uma certa autonomia para tomar decisões sem tropeçar em questões burocráticas.

A novidade também garantiu não só a diminuição das críticas de clientes, mas também de funcionários da empresa. Logo nos primeiros momentos, a semana de trabalho de Carpenter caiu de oitenta para sessenta horas. Nos meses seguintes, caiu para menos de quarenta horas. Mas nem tudo são flores. As novidades nos procedimentos de trabalho trouxeram pontos positivos para Carpenter pessoal e profissionalmente, e para a Centratel, contudo, alguns funcionários ficaram para trás.

O autor conta que, na época da aplicação dos documentos, dois gerentes não aceitaram o novo protocolo de sistema e não colocaram os procedimentos da documentação em prática. Obviamente, eles foram substituídos por caras novas que estavam disponíveis à compreensão do sistema e à nova mentalidade da empresa. Hoje, a Centratel entende que é de suma importância atrair e manter profissionais inteligentes, leais e orientados para os objetivos que movem a empresa. A parte de atrair é fácil. Difícil mesmo é manter. Para isso, são oferecidos benefícios muito superiores aos de outras empresas da mesma região. Os altos salários são resultados da eficiência interna das equipes, pois são poucas pessoas responsáveis por muito trabalho.

Sam Carpenter é o verdadeiro negócio - ele vive e respira sistemas.

Ver o mundo através de uma lente de sistemas não é a única forma de ver como as coisas funcionam, mas é definitivamente útil para desenhar ideias e inspiração - e é provavelmente uma perspectiva que a maioria das pessoas nunca considerou.

Três Sentenças chaves do livro:

·      A vida é uma coleção ordenada de sistemas lineares individuais, cada um dos quais pode ser melhorado e aperfeiçoado um de cada vez.

·      O funcionamento mecânico de uma empresa é o resultado dos sistemas que a compõem.

·      Obter o que se quer - na vida e no trabalho - é concentrar-se em "trabalhar os sistemas" que criam os resultados.

As Cinco Grandes Ideias

1.    A sua vida e o seu negócio são o resultado de sistemas que tem controlo completo, sistemas sobre os quais não tem qualquer controlo, e sistemas sobre os quais tem algum controlo mas não completo.

2.    A metodologia Work the System envolve (1) documentação dos seus sistemas, (2) separação, dissecação e reparação dos seus sistemas, e (3) manutenção dos seus sistemas numa base contínua.

3.    Noventa e oito por cento de precisão é "perfeita" porque tentar alcançar esses dois por cento adicionais exige demasiada energia adicional.

4.    "Os sistemas são os fios invisíveis que mantêm o tecido da nossa vida em conjunto".

5.    A documentação do Trabalho o Sistema inclui (1) um Objetivo Estratégico, (2) Princípios Gerais de Funcionamento e (3) Procedimentos de Trabalho.

O Trabalho a Documentação do Sistema

1.    Objetivo estratégico. O documento de uma página do Objectivo Estratégico fornecerá uma orientação geral para o seu negócio e para a sua vida pessoal.

2.    Princípios gerais de funcionamento. Com apenas duas ou três páginas, este documento condensado de "orientações para a tomada de decisões" requer dez a vinte horas para ser concluído, mas estas horas serão repartidas por um período de um mês ou dois.

3.    Procedimentos de Trabalho. Esta documentação é a colecção específica de protocolos que descrevem exactamente como funcionarão os sistemas da sua empresa ou do seu trabalho. Noventa e cinco por cento dos seus procedimentos seguirão um formato de 1-2-3 passos. Os outros 5% seguirão um formato aberto, "narrativo".

Sam Carpenter aborda uma nova visão ao discurso de sucesso nos negócios atrelado ao esforço sem limites e mostra que, seguindo a metodologia Work the System, é possível promover uma empresa com eficácia e garantir muita qualidade de vida.