Şirketinizde Yeniden Yapılanma Vaktinin Geldiğini Nasıl Anlarsınız ?
Her firma kuruluşundan itibaren hayat döngüsü içerisinde mutlaka sistemlerini, proseslerini ve hatta kadrosunu en az bir kere majör bir yeniden yapılandırma ve adaptasyondan geçirmek durumunda kalır. Bu kaçınılmaz bir süreçtir. Bu ihtiyacı zamanında tespit eden ve gereken hamleleri yapan firmalar büyüme süreçlerine devam ederler. Ancak, diğerleri çoğunlukla bocalarlar ve genellikle başarısız olurlar.
Gerçek liderler değişim zamanının geldiğini herkesten önce fark eder ve gereken tedbirleri alırlar. Sizin firmanız için değişim ve yeniden yapılanma vaktinin geldiğine dair sinyaller içeren göstergelerden bazıları şunlar olabilir:
* Reel Kârlılıkta Azalma Başlamışsa - Şirketiniz tarihsel olarak yıllık TL enflasyon rakamlarının üzerinde bir kar ediyorken, son dönemde enflasyon rakamının altında kalmaya başlamışsanız. Bu sizin için satın alma maliyetlerinizin ortalama satış fiyatınız içindeki oranının , işçi maliyetlerinizin cironuza oranı ve özellikle genel sabit giderlerinizin artış oranlarını dikkatle inceleme vaktinin geldiğine dair ciddi bir uyarıdır. Bunların bir kısmı ya da tamamı net operasyonel gelirlerinizin ve karlığınızın daralmasına yol açıyor olabilir.
* Kayıp ve Kaçışlardaki Artış- Burada özellikle müşteri ve çalışanlarınızdaki kayıp ve kaçışları görmek gerek. Müşterileriniz de gözle görülür bir azalma olmamışsa dahi rakiplerinize yönelmek üzere sesler yükselmeye başlamışsa müşterileriniz hizmetlerinizden ya da fiyatlarınızdan eskisi kadar memnun değil demektir. Bu durumda yönetim olarak başta büyük müşteriler olmak üzere tüm müşterilere yakın ilgi göstermenizde, bir süredir ziyaret edilmemiş olanları mutlaka ziyaret ederek ve ilişkileri sıcak tutmanızda mutlak fayda olacaktır.
Benzer bir şekilde şirketinizin insan kaynakları biriminin kapısı daha fazla açılıp kapanmaya başlamış ve personelinizde işten ayrılmalar olmaya başlamışsa bunu İleride ödeyeceğiniz prim ve tazminatlardan bir tasarruf olarak görmek yerine, nedenlerini araştırmaya başlamanızda büyük fayda olacaktır. Zira firmanızda işinizin doğasından kaynaklı stresler yahut tekdüzelik, vizyonsuzluk ve hedefsizlik yanı sıra çalışma koşullarıyla ilgili moralsizlikler de olabilir. Esasen ülkemizde en çok karşılaşılan verimlilik kayıpları mutsuz ve moralsiz kadrolardan kaynaklanmakta, yöneticiler ise çok geç ona kadar bunları tespit edememekte yahut tercihen görmezlikten gelmektedirler. Oysa şirketlerdeki bu durum son derece bulaşıcı ve üzerine gidilerek çözülmezse şirketin uzun vadeli yapısına zarar verici niteliktedir.
* Genele Yayılmış Düşük Moral - İşletmelerde moral bozukluğunun pek çok sebebi olmakla birlikte başlıca nedenler arasında hatalı yönetim, yönetim tarafından tutulmayan sözler , çalışanlardan gelen yapıcı eleştirilerin göz ardı edilmesi alışkanlığı bunlardan sadece bazılarıdır. Bu makalenin içeriği açısından özellikle çalışanlardan gelen geri bildirimlerin göz ardı edilmesi hususuna vurgu yapmak gerek. Zira yönetimler değişim zamanının geldiğine kanaat getirdiklerinde görmektedirler ki kadroları aslında bu ayırda çoktan varmışlar ve bu konudaki taleplerini çok kez dile getirmişlerdir. Bunun olmasını engellemek için yöneticiler ekipleriyle yaratıcı fikirlere ve yapıcı geri bildirimlere dayalı toplantıları yılda en az iki kere gerçekleştirmelidirler.
* Eski Yöntemler Artık İşe Yaramıyorsa - Şirketinizin İlk yıllarında 5-10 kişi için geçerli olan prosesleriniz 50 kişiye ulaştığınızda artık ihtiyacı karşılamayabilir. Tabii ki bu şirketiniz büyüdükçe sistemlerinin daha karmaşık olacağı anlamına gelmez. Öte yandan şirketiniz büyüdükçe mevcut metot ve sistemleri iyileştirmek ve geliştirmek zorunda olmak da kaçınılmazdır. Bunun için bir işletme koçu yahut yönetim danışmanı ile çalışmakta fayda olacaktır.
* Verimsizlik Sarmalı Oluşmaya Başlamışsa - Verimsiz çalışan firmalarda yetersiz kalan sistemlerin boşluğu insan kadrosu ile doldurmak bir alışkanlıktır. Oysa bordrodaki daha çok insan karlılık açısından kesinlikle negatif bir tercihtir ve üstelik kendisini amorti etmeyen bir yatırım şeklidir. Doğru çözüm kalite ve verimliliğe yatırım yaparak süreçleri verimli hale getirmekten geçer. TQM - toplam kalite yönetimi-felsefesinde kalite ve/veya verimliliği artıran her türlü yatırımın uzun vadedeki birim maliyeti esasen sıfıra yakınsar. Zira verimlilik artışı maliyetlerin düşmesini sağlarken, kalite artışı ya fiyatınıza yahut müşteri sayınıza olumlu olarak yansır. Buradan ortaya çıkan net matematik fark ise yatırımınızın geri dönüşümü anlamına gelir ki işte TQM yani toplam kalite yönetimi felsefesinin temel taşını da bu realite oluşturur.
* Fazla Mesainin Yarattığı Sıkıntılar - Fazla mesainin de genellikle temel kaynak şirketindeki verimsizliktir. Bu durum zaman zaman işçiler açısından daha fazla gelir anlamı taşımak suretiyle kabul görmüş genel bir uygulama olabilir. Ne var ki fazla mesaiden kaçınmanın yöntemi de sürekli daha fazla personel almak olamaz. O nedenledir ki öncelikle çalışanların mevcut iş saatlerinde zamanı doğru kullandıklarından emin olmak gerekir. Sonrasında şirket için personel ikamesi alternatifi araştırılması iş tanımı nedeniyle atıl zamanı bulunanların daha verimli çalıştırılması, özellikle eksik bulunan alanlara kaydırılma esnekliğinin şirket içi eğitimlerle kazandırılması ele alınması gereken ilk çözüm olmalıdır. Zira uzun süreli fazla mesai yapılan şirketlerde yalnızca hata, kaza payları da artmakla kalmaz aynı zamanda ortaya çıkan genel yorgunluk hali moralsizlik durumuna dönüşerek personel kaybın da ortaya çıkmasına sebep olabilir .
* Operasyonel Hataların Çoğalması- Şirket içerisindeki eksik iletişim ve çeşitli yönetim zafiyetleri de genel uygulamaya dönüşmüş fazla mesailer kadar operasyonel arıza ve hatalar oluşmasına yol açarlar. Bu da çoğu zaman artık işe yaramayan sistem ve metotlar da bu tip kayıp, kaçak ve kazalara sebebiyet verir. Tabii ki burada suçlu arayarak birilerini işaret etmeden önce mutlaka sorunların temeline inmek ve çözüme odaklanmak gerekir. Operasyonel süreçleri masaya yatırıp bölümler halinde ele alarak her birinde sadeleştirme ve kolaylaştırma ve hızlandırmak yahut hatadan arındırma arayışında olmak ve özellikle dar-boğazların yeni teknolojilerle aşılmasına yönelmek en iyi yöntem olacaktır.
Yukarıda bahsedilen sinyallerden bir veya birkaçının yönetim tarafından zamanında tespit edilmesi zaman, verimlilik ve sonuç olarak karlık kaybını sınırlayacaktır. Öte yandan teoride bireyler topluluk içerisinde yenilikten ve değişimden yana olduklarını beyan etseler de genellikle değişime karşı bir ön rezistans göstermeleri doğaldır. Buradaki anahtar tavır ise çalışanları bu değişim ve gelişim sürecine dahil etmek onların geri-bildirim ve görüşlerine değer vererek yenilikleri sahiplenmelerine olanak tanımaktır.
Yeniden yapılanma süreçlerinde geç kalmamak, doğru planlama, zamanlama ve doğru hamlelerle uygulanması konusunda ise bir işletme koçundan vizyon, misyon ve ön hazırlık konusunda destek almakta fayda olacağı gibi bu tip yeniden yapılanma süreçlerinde bulunmuş danışmanlardan da faydalanmak sadece yeniden yapılanmanın başarısını değil firmanızın uzun vadeli sürdürülebilir başarısını da garanti altına almanıza olanak sağlayacaktır.
Tuncay Koru ; MBA
Executive Consultant & Business Coach
tuncay@koruconsulting.co
00 90 5337424169
