Bütçe Hazırlama Sürecinde Kim, Ne Yapacak?
Ayşe Görücü
Kurucu , Eğitmen, Danışman at RAHUDA | Tedarik Zinciri Yönetimi, Liderlik, Proje Yönetimi
İşletmenizin her yıl yapacağı en önemli iş etkili ve stratejik bir bütçe hazırlamak. Bütün birimlerin, A’dan Z’ye bütün çalışanların ve operasyonların başarısı, etkin bir şekilde hazırlanacak ve doğru noktalara odaklanan bir bütçe hazırlanmasından geçiyor. Bu bağlamda bütçe hazırlamayı yalnızca finans departmanına bırakmak veya planlı ve düzenli olmayan bilgi akışı, bütçenin etkinliğini düşürecektir.
Bu kadar önemli bir süreç yönetilirken alınacak en kritik aksiyonlardan biri, bütçe hazırlığı sürecine dahil olan her bir aktörün rolünü, sorumluluklarını ve onlardan beklenenleri net bir şekilde ortaya koymak olacak. Bu netlik sağlanamadığında iş akışının sekteye uğramasından sürecin gereksiz uzaması ve karmaşıklaşmasına kadar pek çok sorunla karşılaşabiliyoruz. Bu yüzden, bütçe yazı dizisinin bu bölümünde bütçenin etaplarına ve bu süreçte görev ve sorumluluk dağılımına tutacağız büyütecimizi ve detaylı bir şekilde bu konu üzerinde konuşacağız. Hazırsanız başlayalım.
Bütçe Hazırlama Etapları Nelerdir?
Bütçe etaplarını planlama, ekip çalışması yürütücülüğü, yürütme, kontrol, denetim, öğrenilen dersler ve bir sonraki bütçe için iyileştirme planı olarak gruplandırabiliriz. Bir kurumdaki temel işlevleri de tedarik, üretim, pazarlama, insan kaynakları, muhasebe, finans, Ar-Ge, bakım, halkla ilişkiler, kalite ve bilgi teknolojileri olarak tanımlayabiliriz. Bütçeyi kendi içinde en azından gelir ve gider bütçesi olarak ayırmakta fayda olacak.
Bütçeyi yapılandırırken ilk aklımıza gelen soru; bütçe yukarıdan aşağıya mı yoksa aşağıdan yukarıya doğru gelen verilerle mi yapılandırılacak? Tecrübelerim ve aldığım eğitimlere dayanarak önerim, gider kısmını alttan başlayarak yapılandırmak; ancak gelir kısmını yukarıdan başlayarak yani karar vericilerin şirket için oluşturduğu kâr hedeflerine göre yapılandırmak. 2025 bütçesi, dünyanın sosyal ev ekonomik kırılımın yaşanacağı 2030 yılına yaklaştığımız ve sadece mevcut iş alanımızla değil; dünyanın değişen bu konjonktürüne göre yeni iş alanlarını da ilave edeceğimiz bir bütçe planı olmalı. Bu konuyu serinin başka bir yazısında detaylı olarak inceliyor olacağız.
Gider Bütçesi Nedir? Hazırlanırken Kimler Görev Almalıdır?
Gider bütçesini kısaca tanımlayarak başlayalım. İşletmenizin belirli bir dönemde yapacağı harcamaları kontrol altında tutmanıza destek olacak finansal bir araçtır. Yani şirketiniz bir yıl içinde neye ne ödeyecek? Kasanızdan çıkacak paradan bahsediyoruz. Gider bütçesini ayrıntılı bir şekilde planlamak çok kritik; çünkü kaynakların verimli kullanılması, gereksiz harcamaların önüne geçilmesi ve operasyonların yürütülebilmesi için ihtiyaç duydukları kaynakları belirlemek, dikkatlice hazırlanmış bir gider bütçesiyle mümkün.
Gider bütçesini hazırlarken aslında kalem kalem hangi faaliyet için ne kadar bir harcamaya katlanacağınızı belirliyorsunuz. Nakit akışını ve işletmenizin finansal dengesini sağlamak için kaynak ayırmanız gereken bütün faaliyetlerden sorumlu kişilerin bu sürece dahil edilmesi gerekiyor. Giderler, ilgililer, bütçe içinde beklenen görevler ve yetkileri bir matris ile özetleyebiliriz:
İşletme bütçesini yaparken gider hanesine yazacağımız tutarları harcayacak süreç sorumlularının süreçte olması hem daha tutarlı hem de yürütme esnasında planlayan kişinin gerçekleştirmesi daha tutarlı olmasını ve sapmaların azaltılmasını sağlayacaktır. Çevik proje kapsamında bu süreci yönetiyor olmamız kişilere sorumluluk vererek oto kontrolü sağlayacaktır.
Bu tablo genel harcamalar ve ana ilgilileri gösteriyor. Bütçenin işletmedeki süreç sahibi finans departmanı olduğu için, her etapta ana oyuncu olarak yerini alacak. Bütçeyi oluştururken süreç sahibi ya da kâr merkezinin sahibinin sorumluluğu finans ile paylaşması; işlemlerin daha tutarlı, izlenebilir ve gerektiğinde zamanında revizyonun yapılmasını kolaylaştıracaktır.
Gider bütçesinde çıkış noktamız mevcut harcamalar olacak. İlgili süreç sorumlusu 2025 için muhtemel harcamaları belirlerken, finans bölümü 2025 için öngörülen mikro ve makro ekonomik verilerle, harcamaların gelecek değerlerini belirlemeyi üstlenmeli.
Sonuçta gider bütçesi alttan başlayarak; yani harcamaları yapacak süreç sorumlularının vereceği tahmini harcama değerleri üzerinden, finans ayarlamaları ile elde edilecektir.
Gelir Bütçesi Nedir? Hazırlanırken Kimler Görev Almalıdır?
Gelir bütçesi de, adından da anlaşılacağı üzere, belirli bir dönemde şirketin elde edeceği tahmini gelirleri planlamaya destek olan finansal araç. Mali hedeflerinize ulaşabilmek ve kaynaklarınızı etkin bir şekilde kullanabilmek için, stratejik planların yapılmasında gelir bütçesinden yararlanıyoruz.
İşletmenin ana gelir kaynaklarını analiz ederek bu gelirlerin belirlenen süre boyunca nasıl elde edeceğini planlıyoruz. Bu ana gelir kaynakları sektöre göre değişecektir elbette; ancak genel olarak ürün/hizmet satışları, kira ve yatırım getirileri gibi unsurlardan oluşuyorlar. Gelir bütçesi sayesinde sadece tahmini gelirleri belirlemiyoruz; aynı zamanda bunları nasıl artırabileceğimize dair de ipuçları elde edebiliyoruz.
Gelir bütçesinin, şirket vizyonunu oluşturan karar vericilerin 2025 için geliştirdiği stratejiler doğrultusunda hareket etmesi daha doğrudur. Bir ticari işletmenin ana hedeflerinden ilkinin kâr elde etmek olduğunu biliyoruz. Kâr oranımızı belirlerken, 2025 ekonomik verilerine göz önünde bulundurarak, paranın reel değerine göre hesap etmekte fayda var. Gelir bütçesinde görev dağılımlarını bir matris üzerinde göstermek gerekirse;
LinkedIn tarafından öneriliyor
Gelir ve gider bütçesinin etapları, ilgililer ve görevleri tanımladıktan sonra; bütçe oluşturma, takip, kontrol ve revizyonlar dahilinde ilerleyen bir proje gibi düşünüp, görev sorumlulukları bir tabloda özetleyelim. Bir proje gibi düşündüğümüz için işleyişe takvim de ilave etmekte fayda var. Optimum zamanlama sürecini dikkate alarak, bütçe hazırlama çalışmalarına ekim ayında başlamakta fayda var:
Burada küçük bir not düşmek istiyorum; ülkemizde mali yıl her sene 1 Ocak’ta başlar ve 31 Aralık’ta biter. Yukarıdaki zaman çizelgesini buna göre düzenledim. Ancak her ülkenin mali yılı aynı tarihler arasını kapsamıyor. Mesela ABD federal hükümetinin mali yılı 1 Ekim’den başlayarak 31 Eylül’de sona eriyor. Bu bağlamda ülkemizde faaliyet gösteren çokuluslu şirketler de bağlı bulundukları ana vatanlarının mali yıl tarihlerine göre bütçe hazırlıyor. Küçük bir bilgi; belki pek çoğumuzu ilgilendirmiyor ama aklınızın bir köşesinde dursun istedim.
Bütçe hazırlama sürecinde farklı departmanların birlikte çalışmasının amacı finans departmanının iş yükünü paylaşmak değil elbette. Her birimin yöneticisi, kendi departmanının işleyişini en iyi bilen kişidir. Tabi ki finans departmanı kendilerine iletilen verilerden ve bilgilerden yola çıkarak bir bütçe oluşturabilir; fakat hazırlanacak bütçenin en etkin şekilde tasarlanması, bölümlerin kendi iç işleyişlerini en iyi şekilde yönetebilmeleri için bütçeleme sürecine katılması kritik önem taşıyor.
Bu süreçte liderlere düşen sorumlulukları da atlamayalım. Herkes kendi alanıyla ilgili en iyi bilgiye sahip olabilir; ancak bu bilgi ve veriler verimli bir şekilde sürecin diğer katılımcılarıyla paylaşılamadığında süreç sekteye uğrayacaktır. Bu bağlamda liderlerin ve yöneticilerin bilgi akışını düzgün bir şekilde yürütebilmesi, gecikmeler ve yanlış anlaşılmaların önüne geçebilmek için koordinasyonu sağlaması gerekiyor.
Bütçeleme en önemli görev; durum böyle olunca stres seviyesi de yükseliyor. Liderlerin stresi kontrol altında tutması da temel sorumluluklardan biri. Doğru yönetilmediğinde bütçe hazırlığı yıpratıcı bir deneyim olabilir. Bu yüzden liderler stresle başa çıkabilmeli, bütçe hazırlığı sürecinde herkesin görev ve sorumluluklarını net olarak belirleyerek de yaşanacak karmaşadan doğan anksiyeteyi önleyebilmeli.
Sözün özü, bütçe, finans departmanının yılın son iki-üç ayında gece gündüz masalarına kapanıp hazırlayacağı bir plan değil. Pek çok farklı aktörün birlikte uyum içinde çalışmasını gerektiren büyük bir faaliyet. Bu süreci ne kadar iyi planlar, ne kadar düzgün yürütürseniz o kadar güzel bir bütçeleme dönemi geçirirsiniz. Ekim ayı yaklaşıyor; haydi son hazırlıkları tamamlamaya!
Kaynaklar
İşletmelerde Bütçeleme ve Raporlama, Ahmet Tokaç, Derin Yayınları, 2012