MEKANİK TESİSAT PROJE KAPSAMINDA ZAMAN VE MALİYET YÖNETİMİ

Proje yönetim üçgeni olarak kabul edilen yaklaşımın temelinde kapsamın, zamanın ve bütçenin yönetilmesi mevcuttur. Proje yönetiminin ilk adımı olan kapsam yönetiminin temel amacı, projenin başarı ile tamamlanması için yapılması gereken bütün işlerin, tamamlanmasını sağlamaktır. Zaman planlaması da aktivitelerin belirlenmesi ile başlar. Projenin çıktılarını sağlayacak tüm aktiviteler alt alta dizilerek bir aktivite listesi oluşturulur.

Projenin yönetiminde zaafa düşmemek ve verimliliği artırmak için faaliyetin başlangıçtan itibaren iyi bir planlama gereklidir. Bunun ilk adımı proje kapsamını çok iyi tanımlamak ve birbirleri arasındaki ilişkileri belirlemektir.

Zamanlama ve kaynak planlaması bu iş listesinin oluşmasına doğrudan bağlantılı olduğu için mekanik tesisatın planlama aşamasında mutlaka tüm işler ortaya konmalıdır.

Burada önemli olan başlangıçta, yapılacak işlerin bütününün her bir kat, bölüm, zon, kısım, vb. için detaylıca belirlenmesidir. Bu kısım, yani projenin kapsamı belirlenmeden zaman, kaynak ve maliyet hesaplarının yapılması mümkün değildir. Bu nedenle ilk aşama proje kapsamının ortaya detaylıca koyulmasıdır.

1.ZAMAN YÖNETİMİ

Proje yönetim üçgeninin bir diğer köşesini temsil eden zaman planlaması ya da proje zaman yönetimi, kapsam dahilinde tanımlanan iş, aktivite, alt faaliyetler, vb. çalışmaların hangi zaman diliminde tamamlanması gerekliliğini ortaya koyar ve bu sürelerin hesaplanmasını içerir. Proje zaman planı, projede neyin ne zaman mümkün olabileceğini görmek, müşteri veya proje sahibine gerçekçi sözleri verebilmek, kaynak planlaması yapabilmek, projenin ilerlemesi sırasında gerçekleşenlerle planlananlar arasındaki farkı görüp gerekli düzeltici faaliyetleri gerçekleştirebilmek, için gereklidir.

Zaman Planı Hazırlamanın Adımları şu biçimde özetlenebilir

- Aktivitelerin tanımlanması (kapsam yönetimi dahilinde tanımlanırlar)

- Aktivitelerin ilişkilendirilmesi:

• Proje faaliyetleri arasındaki karşılıklı ilişkiler, mantıkî etkileşmeler ve karşılıklı bağımlılıklar, tutarlılık açısından tanımlanmalı ve gözden geçirilmelidir.

• Mümkün olan durumlarda, önceki tecrübelerden yararlanma avantajını kullanmak için standart hale getirilmiş veya ispatlanmış proje ağ diyagramları kullanılmalıdır. Bunların projeye uygunluğu doğrulanmalıdır

-Her aktivitenin süresinin tayin edilmesi:

• Aktivite süresi daha önceki deneyimlere göre kesin olarak bilinmekte ise bu süre kullanılır.

• Uzman görüşü: Aktivitenin süresini bir uzman kendi deneyimlerine göre tahmin eder.

• Benzeri projelerle analoji: Daha önce benzeri bir projede benzeri bir aktivitenin ne kadar sürmüş olduğu önceki projelerin kayıtlardan bulunur ve yeni projede tahmin olarak kullanılır.

• Simülasyon yöntemleri: Çeşitli senaryolar dikkate alarak o aktivitenin süresinin belli bir olasılıkla ne kadar olacağı bulunur.

• Aktivite süre tahminleri zaman planlamada oldukça önemli yer tutmaktadır. Bu nedenle konu üzerinde tüm proje paydaşlarının hem fikir olmasını gerektirmektedir. Başlangıçta yapılan kabuller ve proje ilerledikçe ortaya çıkan gerçek durumlar periyodik olarak karşılaştırılmalıdır. Zaman planı yapılırken aynı zamanda adam ve ekip gereksinimleri de değerlendirilmektedir. Bu anlamda proje iskeleti ortaya çıkmaktadır.

2.MALİYET YÖNETİMİ

Maliyetle ilgili prosesler proje maliyetlerini tahmin etmek ve yönetmek için kullanılır. Bu prosesler, proje maliyetlerini tahmin etmeyi ve yönetmeyi ve projenin bütçe sınırları içinde tamamlanmasını sağlamayı amaçlar.

Projenin maliyet yönetimi denince sadece oluşan giderlerin görüntülenmesi ve kayıt edilmesi anlaşılmamalıdır. Proje maliyet yönetimi, iyi düşünülmüş, iyi tasarlanmış, zaman-maliyet ilişkisini göz önünde bulundurarak projenin kararlaştırılan tarihte bitmesini hedefleyen işlerin bütünüdür.

Tüm proje evrelerinde tümleşik ve kapsamlı bir maliyet yönetim sistemi uygulanması ile proje maliyetlerinin yönetilmesi, kontrol edilmesi ve izlenmesi mümkündür. Etkin maliyet yönetimi, mali sınırlar içinde proje için gerçekçi bir bütçenin hazırlanmasını ve sözleşmedeki koşullar çerçevesinde, projenin en ekonomik biçimde planlanmasını, tasarlanmasını, yapımını kapsar.

Projede kullanılan kaynakların hepsinin bir maliyeti vardır. Bunların toplamı yani;

 • İnsan kaynağı maliyeti

• Ekipman giderleri

• Harcama bütçesi projenin toplam maliyetini oluşturur. 

Proje maliyet yönetimi süreçleri;

• Kaynak Planlama: Proje aktivitelerinin gerçekleştirilebilmesi için hangi kaynakların (insan, araç ve materyal) hangi adet veya miktarda kullanılacağının belirlenmesidir. 

• Maliyet Tahmini: Faaliyetlerin tanımlanması için gerekli olan kaynakların maliyetlerinin tahmin edilmesidir.

• Maliyet Bütçeleme: Maliyet tahminlerinin bireysel iş birimlerine dağıtılmasıdır.

• Maliyet Kontrol: Proje bütçesinde gerçekleşen değişikliklerin takip edilmesidir.

Proje bütçesini hesaplarken, parçadan-bütüne yaklaşımı doğru bir yaklaşımdır. Toplam bütçeyi aktiviteler için gerekli kaynakları toplayarak belirlemek gerekir. Ancak bu yaklaşımın bazen yanıltıcı olabileceğine dikkat edilmelidir.

Bir aktivite için gerekli bir giderin bütçeye konulması atlanabilir. Böylesi detaylı çalışmalarda kontrollerde de aynı hata tekrarlanabilmektedir. Bu durumda projenin yürütülmesi sırasında para sıkıntısı meydana gelecektir.

Önerilen, aktivite bazlı hazırlanmış bütçenin bir de projenin tümü açısından değerlendirilmesidir. Bir taraftan tekrar eden kalemlerin silinmesi, diğer taraftan da öngörülemeyenler için bir miktar ilave ödeneğin ayrılması daha gerçekçi bir bütçeye ulaşılmasını sağlayacaktır.

Proje Bütçesinin Zamana Yayılımı

Toplam maliyetin projenin aktivitelerine ve zamana dağıtılması ile oluşur. Böylece takvime bağlı bir kaynak ihtiyaç tablosu ortaya doğar.

Uzun süren ve maliyeti yüksek projelerde toplam maliyetin yanında, aylık proje bütçesinin önemi de büyüktür. Bütçede, projenin gidişatını ve karlılığını belirleyen kritik sorular ise şu şekilde sıralanabilir;

Fonun tamamına projenin başında mı ihtiyaç var?

Nakit ihtiyacı tüm projeye yayılmış mı?

Projenin herhangi bir aktivitesinde, diğerlerine göre belirgin bir toplu nakde ihtiyaç var mıdır?

Açıktır ki, geç gelen kaynak, projenin zaman planının aksamasına neden olur. Bir türlü bitmeyen ve bu yüzden planlanandan daha pahalıya tamamlanmasına sebebiyet vermektedir.

Geç gelen kaynağın maliyeti olduğu gibi, erken tahsis edilen kaynağında bir maliyeti olduğu unutulmamalıdır.

Kaynaklar

 [1] ÇİMEN, S., “Projelerde Başarıyı Belirleyen Faktörler ve Kamu Kuruluşlarında Bu Faktörlere Yaklaşımın Belirlenmesi”, 1994, Yayınlanmamış Uzmanlık Tezi, DPT Uzmanlık Tezleri

[2] proje-yonetimi-egitimi-tugce-sogut

[3] Project Management Institute: A Guide to the Project Management. Body of Knowledge 2000 Edition.

[4] TEMİZ KUTLU N., “Proje Planlama Teknikleri Ve Pert Tekniğinin İnşaat Sektöründe Uygulanması Üzerine Bir Çalışma”, Dokuz Eylül Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, Cilt 3, Sayı:2, 2001