Proje Yönetiminin 3 Sac Ayağı (Maliyet-Zaman-Kalite)

Proje Yönetiminin en önemli bilgi alanları olan Maliyet, Zaman ve Kaliteyi bu alandaki3′ lü Sac Ayağına benzetmek çok da yanlış olmaz sanırım. Çünkü projelerde izlenen ve hedeflere en uygun şekilde olması istenen alanlar bunlardır. Hem kontrolü hem de hedefe uygun olmasını sağlamak Proje Yöneticisi için oldukça zordur. Maalesef bir çok projede 3′ ü birden istenen hedeflerde olmamakta bu nedenle de birinden veya bir kaçından feragat edilmektedir.

Maliyet bilgi alanında amaç projenin istenen bütçeler içerisinde tamamlanmasıdır. Eğer proje başında etkin bir planlama yapılır ise proje kuvvetle ihtimal ayrılan bütçe içerisinde tamamlanır. Ancak her zaman projenin ilerleyen aşamalarında yoldan çıkan bazı işler olacaktır. Örneğin, prototipini hazırladığınız ürünün testlerde başarısız olması üzerine başa dönülmesi hem zaman kaybı hem de ekstra maliyet demektir. Veya proje sonucundaki sunacağınız bir hizmet veya servis için aldığınız bir network sisteminin istenilen kapasite olmaması da bize ekstra maliyet olarak yansıyacaktır.

Projelerde hedeflenen bütçeyi aşmamak için;

– Proje başında etkin bir planlama yapmak,

– Planlama aşamasına proje çekirdek ekibi ve paydaşların etkin katılımını sağlamak,

– Planlama aşamasında tüm fikirlerin tartışılması,

– Risk planlamasının da etkin bir şekilde yapılması ve muhtemel risk/sorunlara karşı çözümlerin belirlenmesi.

Zaman bilgi alanında ise amaç projenin istenen zaman dilimi içerisinde tamamlanmasıdır. Gene bu bilgi alanı için de etkin bir planlama yapılır ve tüm fikirler tartışılır ise projenin istenen zamanda bitmemesi için bir neden yok. Projelerdeki en büyük çekişme zaman için olmaktadır. Özellikle rekabetin ve çekişmenin çok yüksek olduğu teknolojik ürünler pazarı, telekom ve GSM sektöründe projelerin istenen zamanda bitmesi çok daha önemli hale gelmektedir. Hatta proje bazlı şirketlerde bu durum hayati bir rol oynar. Çünkü istenen zamanda hazırlanamayan bir proje o firma için işin kaybedilmesine yol açmaktadır. Bir kere kaybedilen veya geciken proje müşteriyle görüşerek absorbe edilebilir. Örneğin; biz projemizde geciktik ama size şu şu özellikleri ekstra alacağımız 1 ay içinde sağlayalım gibi. İdealde Proje Yönetimi (PMI) mantığına göre müşteriye bu tür bir ayrıcalık sunmak etik bir davranış olmayıp önerilmemektedir. Bu duruma Altın Kaplama (Gold Plating) denmektedir.

Ayrıca uzun sürebilen teknik projeler nedeniyle de o ürün, hizmet veya servisin lansmanı gecikmekte ve az önce bahsettiğim gibi müşteri karşısında mahcup kalınmaktadır. Mahcup kalmak en makul ve iyi niyetli tabiri oldu tabi ki :) Dediğim gibi işin kaybedilmesi ve müşteriyle imzalanan sözleşmenin feshini bile gerektirebilir. Bu nedenle müşteriye verilen sözlere özellikle de projenin bitiş tarihine dikkat etmek gerekir.

Kalite bilgi alanında ise amaç projenin müşterinin istediği ölçütlere uygun ve kalitede tamamlanmasıdır. Maalesef bu alan bir çok kez ilk 2 alan (Zaman ve Maliyet) arkasında kalmakta ve göz ardı edilmektedir. Kalitenin önemi sizce ne zaman algılanmaktadır?Şöyle cevap verebilirim: Projenin sonunda ! Evet bir çok projede hazırlanmakta olan ürün, hizmet veya servisin işletme kalitesini incelemek projenin son aşamalarına bırakılmaktadır. Hatta bir çok projede müşteriye proje çıktısı sunulma aşamasında kalite akla gelmektedir. Tabi ki sonuç da hüsran olmakta. Zira müşteri aldığı sonucu inceler ve istediği şartlarda olmadığını görür. Bu durum da eksta zaman ve maliyete neden olmaktadır.

Bahsetmiş olduğum bu nedenlere bağlı olarak proje kalitesinin devamlı olarak incelenmesi ve takip edilmesi bir zorunluluk olmalıdır. Hatta mümkünse projenin büyüklüğüne bağlı olarak bir kalite ekibi de kurulabilir. Veya en azından proje kalitesini inceleyen biri olmalıdır.

Yukarıda saydığım ve bir projenin en önemli bilgi alanlarını belirttiğim Maliyet-Zaman ve Kaliteye bir ekleme yapmak istersek bu alan kesinlikle “Kapsam” olacaktır.

Proje Kapsamı da projenin başındaki planlama aşamasında belirlenmekte olup projede yapılacak tüm çalışmaları içermektedir. Proje sürecinde değişiklik olması en muhtemel alan Proje Yönetim Planı ve Proje Kapsam Dokümanıdır. Çünkü herhangi bir bilgi alanındaki ufak bir değişiklik eğer kapsamı etkiliyorsa mutlaka bu alanlarda güncelleme yapılması gerekecektir.

Projelerimizde bu 3 Sac Ayağına dikkat etmek ve uygun çözümler sunmak projemizin başarısını kesinlikle arttıracaktır. Bu 3 bilgi alanının da istenilen şekilde olduğu bir proje yürütmek biraz ütopya gibi görünse de aslında mümkün.

Başarılı ve müşteri memnuniyetini sağladığımız projeler dilerim :)