Süreç Mükemmelliği, Operasyonel Mükemmellik ve İş Mükemmelliği

Peki aralarındaki fark nedir? Emin olun bu soruyu kime sorarsanız sorun herkesten farklı bir cevap alacağınızı garanti edebilirim. Bu üç ifade aynı olmamakla birlikte, sık sık yanlış kullanıldığını görmekteyiz.

Ancak gerçek şu ki; Süreç, Operasyonel ve İş Mükemmelliği kavramları bir hiyerarşi oluşturmaktadır. Süreç operasyonun, operasyon ise iş mükemmelliğin bir alt kümesidir.

Kavramların doğru anlaşılması ve organizasyonların buna uygun şekillendirilmesi, kuruluşun başarılı olmasında ilk adım olarak görülmelidir.

Gelin bu kavramların ne olduğuna ve şirketlerde nasıl konumlandırılması gerektiğine beraber bakalım.

Süreç Mükemmelliği (Process Excellence)

Süreç Mükemmelliği, sürecin kendisiyle ilgilidir. Süreçleri tasarım ve test yoluyla daha verimli ve etkili hale getirir. Temel amaç, minimum değişkenlik (Altı Sigma'nın ele aldığı) ve israfın azaltılması (Yalın'ın ele aldığı) ile tutarlı, olumlu sonuçlar elde etmektir.

Şirketlerde “Süreç İyileştirme” adı altında organizasyonlar olduğunu görürüz, ana amaç değer zincirinde yer alan süreçlerde oluşan problemleri ortadan kaldırmaktır. Bunu yaparken sadece seçili süreçler üzerinde çalışma yapılır. Fire oranlarının azaltılması, süreç çevrim hızının artması, katma değersiz adımların ortadan kaldırılması bu kavrama ilişkin en tipik örneklerdir. Ancak seçili süreçlerin iyileştirilmesi esnasında diğer süreçlere olan etkisi tam olarak dikkate alınmaz. Dolayısıyla süreç bazında fayda sağlamış olsanız dahi, diğer taraftan başka bir süreci negatif etkilemiş olabilirsiniz.

Süreç iyileştirmeyi kurumun kurtuluşu olarak görüyorsanız eğer çok ciddi bir yanılgı içinde olduğunuzu söylemeliyim. Bu konuda profesyonelleri dinlemelisiniz!

Kurumlarda başlangıç olarak bu departmanların kurulmasında fayda var, böylelikle çalışanlar problem çözme yaklaşımlarını öğrenirler ve kurumda iyileştirme kültürü yeşermeye başlar. Şirkette ele alacağınız süreç iyileştirme inisiyatiflerinin kapsamına göre organizasyonel konumlama yapmak bu girişimin başarılı olmasında kritik başarı faktörlerinden biridir. Henüz bu konulara el atmadıysanız, süreç mükemmelliği ile başlamanız uygun olacaktır.

Diğer yandan, Süreç ve Operasyonel Mükemmellik sıklıkla birbirinin yerine kullanılır, ancak bu tamamen doğru değildir.

Operasyonel Mükemmellik (Operational Excellence)

Operasyonel Mükemmellik, süreç mükemmelliğinden daha geniş bir kavramdır. Operasyonel Mükemmellik, sadece organizasyon genelindeki süreçleri değil, aynı zamanda birçok başka bileşeni, özellikle kültürü ve organizasyonun değer yaratma perspektifinden nasıl görüldüğünü de beraberinde getirir.

İnsanlar, teknoloji, araçlar ve diğer kaynakların birbirleriyle ve süreçlerinizle nasıl birleşir ve etkileşime girer ve operasyonel mükemmellik çerçevesinin temel bileşenlerini oluştururlar sorularına cevap arar. Strateji ile dikey ve kısıtlı kapsamda bir ilişkisi bulunur, örneğin stratejik planlarda sadece ifade olarak geçer ve tek bir fonksiyonun sorunluluğunda yer alır. Stratejik anlamda diğer bölümlere yayılımı düşüktür. Sürecin yanında sistemlerin ve insanların da işin içine katılması önemli bir farkıdır.

Şirketlerde “Operasyonel Mükemmellik” adı altında organizasyonlar olduğunu görürüz. Odağı üretim olan kimi şirketlerde ise “Üretim Mükemmelliği” adı altında geçer. Organizasyondaki yeri ise, şirketin bu kavramı hangi kapsamda uygulamak istediği ile ilişkilidir. Eğer tüm şirkete hizmet edecek bir yapı kurmak istiyorsanız CEO, Başkan Yardımcısı gibi üst düzey yöneticilere raporlanması kurumsal sahipliğin sağlanması açısından önemlidir. Aksi takdirde birçok bileşeni dikkate almanıza karşın organizasyondaki bütünsel sahipliği düşük ise “Operasyonel Mükemmellik” sınırlı etkiler yaratabilir.

İş Mükemmelliği (Business Excellence)

Gelelim mükemmelliğin Ferrari’sine 😊 İş Mükemmelliğinde daha makro bir bakış açısı vardır. Kurumun hedeflenen sonuçlara ulaşma perspektifiyle hem süreç hem de operasyonel mükemmelliği kapsar.

İş Mükemmelliği ayrıca genel iş stratejisi, yatırımcı, müşteri, ortak ve paydaş iletişimini ve kuruluşun geleceğe yönelik genel gelişimini içerir.

Üst yönetim tarafından benimsenen politikalar, hedefler ve stratejisinden başlayarak, organizasyonda formüle edilen ve uygulanan operasyonel planlara, müşteriye fiilen teslimata kadar organizasyon içinde yer alan tüm faaliyetleri kapsar. Ana amaç kurum için belirlenen hedefleri gerçekleştirerek sonuçlara ulaşmaktır.

Şirketlerde “İş Mükemmelliği” adı altında fonksiyonlar olduğunu görürüz. Kimi şirketlerde “Kurumsal Mükemmellik” olarak adlandırılır. Organizasyonel olarak şirketin tüm bölümlerine yayılmış durumdadır. Şirket stratejilerin formüle edilmesi, bütünlük sağlaması, hizalanması ve izlenmesi önemli farklarından biridir, diğer yandan paydaşlara (hissedarlar, toplum, hükümet, çalışanlar, tedarikçiler) yaratılan değeri de açık ve net bir şekilde yönetmek gerekmektedir. Tartışmasız olarak CEO’ya raporlamalıdır.

İş mükemmelliğine ilişkin yardımcı modeller (EFQM, Baldrige vb.) bulunmakta olup yol gösterici niteliğindedir. Başarı ile uygulayan kuruluşlar uluslararası çapta tanınırlar.

Sonuç Olarak

Bütünsel olarak baktığımızda, süreç mükemmelliği (süreç iyileştirme) organizasyonun başarısı için tek başına yeterli değildir ve buna sıkı sıkıya bağlı kalmak kuruluşu yanlış yere götürebilir.

Örneğin, iş stratejisi zayıfsa veya yanlışsa, verimli ve etkili süreçler sizi uçuruma gitmekten kurtarmaz!

Benzer şekilde kuruluş, değişimi yönetebilecek üst düzey yöneticilerden yoksun ise uygulayacağınız tüm mükemmellik girişimleri havada kalacaktır. Tüm değişim girişimlerinde olduğu gibi çevik liderlik önemli bir rol oynar. Liderler bu değişimin başarılı ile uygulanmasından birincil derecede sorumludur. Liderler kuruluşu bu yönde cesaretlendirmeli, yetkelendirmeli, izlemeli ve ödüllendirmelidir.

Şirketler süreç mükemmelliği ile yola çıkmalı, mükemmellik kültürünün yeşermesiyle beraber operayonel mükemmelliğe adım atmalıdır. Yeterli olgunluğa eriştikten sonra iş mükemmelliği ile taçlandırmalıdırlar. Direkt olarak operasyonel ya da iş mükemmelliği ile de başlanabilir, ancak yoğun emek, sahiplik ve şirket katkısı gerektirir. Kurum kültürü uygun olan kuruluşlar ikinci ya da üçüncü aşamalardan başlayabilirler.

Özetle, son müşteri teslim edilenden memnun değilse veya kuruluş hedeflerine ulaşamıyorsa, kuruluştaki mükemmel süreçlerin ve operasyonel planların hiçbir faydası yoktur.

Üçü bir arada tanımı yaptıktan sonra son noktayı da sizler için güzel bir karkatür ile koymuş olayım. Daha fazla kuruluşta değer yaratmak ve kişilerdeki farkındalığı artırmak için yazılarımı paylaşmanızı rica edim. Mükemmellik yolculuğunuzda başarılar!

Süreç Mükemmelliği: Minimum değişkenlik sağlanması ve israfların ortadan kaldırılması ile etkili, verimli süreçler yaratmak

Operasyonel Mükemmellik: Süreç mükemmelliğine ek olarak kültür, insanlar, kaynaklar, sistemler ve bunların birlikte en iyi şekilde nasıl çalışabilecekleri ele almak

İş Mükemmelliği: Genel sonuçları pragmatik ve tutarlı bir şekilde başarılı bir şekilde sunmaya odaklanmıştır. Strateji ve paydaşların yönetimi önemli parçalarındandır.