Shadow IT Nedir? Avantaja Dönüştürülebilir mi?

Shadow IT, firmanızın Bilgi Teknolojileri kontrolü dışında, iş birimlerince kullanılan yazılımları ve hizmetleri kapsamaktadır. Yani iş birimi personeli olarak BT (Bilgi Teknolojileri) biriminin haberi olmadan kendi işlerinize çözüm getiren teknolojiler kullanıyorsanız aynı zamanda bir Shadow IT personelisiniz demektir. Günümüz mobil dünyasında hepimizin kullandığı uygulamalar var. Bunlar pekala işinizde kullanabileceklerinizi de içeriyor ve Shadow IT’ ler günümüzde daha kolay oluşuyor.

İş birimi ve BT açısından ise bu kullanımların çok olumlu sonuçları doğmamaktadır. İş birimi, artan iş yükü ve zaman kısıtı sebebiyle hızlı yol almak adına bu teknolojik çözümlere başvurabilmektedir. Böylece iş birimi, kendi sorununa çözüm üretmiş olmaktadır. Bazı durumlarda ise o alanda (ilgili teknolojiyi) bilgi sahibi birini işe almış olabiliyorlar. Ancak sadece iş birimi açısından bile baktığımızda bunun kötü sonuçlar doğurabileceğini düşünüyorum. Neticede BT bakış açısı olmayan bir çözüme gidilmesi

1. Verilerin kaybolmasına
2. Yatırımın boşa Gitmesine
3. Zamanın boşa Gitmesine

sebep olabilir. Bunun yanı sıra birbirinden habersiz birimler aynı hizmet için vakit kaybetmiş bile olabilirler. BT tarafından baktığımda ise farklı dezavantajlar görüyorum. Aklıma gelen birkaç madde ise şu şekilde:

1. Bilinmeyen ayrı bir BT bütçesi
2. Güvenlik riski
3. BT fonksiyonlarını engelleme
4. Altyapıya uygunluk problemi
5. BT ye olan bakış açısının kötüye gitmesi

Shadow IT yapılanması, BT birimlerinin güvenliği elden bırakmayan, koordineli ve verimli çalışması için net bir şekilde dezavantaj oluşturmaktadır. BT tarafında yukarıda sıraladığım dezavantajları gören BT birimleri Shadow IT’ ye karşı mesafe alabilmektedir. Bu mesafeli bakış, Shadow IT’nin daha çok karanlıkta kalmasına sebep olmaktadır.

Ben ise mevcut yapının dezavantajını anlatırken günümüz dünyasında çok kolay oluşabilecek bu yapılanmaya BT yönetimi açısından güzel veriler elde edilebileceği düşüncesindeyim. Neticede BT dışı bir organizasyonun dijital hizmet ve yazılımları kullanması aynı birimin teknolojik ihtiyaçlarına ve teknolojiye olan ilgilerine işarettir. Bunu BT’ nin müşterisinden (iş birimi) gelen ihtiyaca yönelik talep olarak değerlendirmek gerektiği kanısındayım. Bu verilerle

1. Talebe yönelik projeler ve çözümler için odaklanılıp, BT’ye olan memnuniyet arttırılabilir.
2. Shadow IT’nin oluştuğu yerlerde ilgili BT biriminin eksik kaldığı fark edilebilir. Böylece o birime yönelik destek veya problem çözümüne odaklanılabilir (Organizasyonel bir iyileştirme vs).
3. İş birimini Shadow IT’ye iten sebeplerle ilgili süreçlerde iyileştirmeye gidilebilir (Politikaları azaltmak, talebe hızlı geri dönüş gibi).
4. İletişim aksaklıkları varsa nerede olduğu belirlenip giderilebilir.

Shadow IT yapılanmasının firmada azalması için BT birimlerinin teknoloji noktası olması gerektiği kanısındayım. İş birimi ile iletişim halinde teknolojik çözümleri takip eden ve bu konuda toleransları net olan BT birimlerine sahip olmak Shadow IT yapılanmasını önleyici bir güç olacaktır.

Kısaca, BT yönetimi açısından Shadow IT noktalarının birer iyileştirme noktası olduğunu düşünüyorum.