Here's how you can enhance communication during remote work or virtual team meetings.

Informar a todos sobre as regras com antecedência torna os jogos mais fáceis de serem jogados. Evite introduzir pautas surpresas ou discutir assuntos que exijam estudo prévio sem permitir que as pessoas se preparem com antecedência.

Uma agenda clara é essencial para orientar a discussão e manter o foco durante as reuniões virtuais. Ela ajuda a garantir que os tópicos importantes sejam abordados e que o tempo seja utilizado de forma eficiente. Uma agenda bem definida também permite que os participantes se preparem adequadamente, aumentando a produtividade e reduzindo o tempo desperdiçado.

Recursos visuais, como apresentações de slides, gráficos ou quadros virtuais, desempenham um papel importante na comunicação durante reuniões virtuais. Eles ajudam a tornar as informações mais claras e fáceis de entender, especialmente para participantes visuais. Além disso, recursos visuais podem ajudar a manter o interesse e o envolvimento dos participantes, tornando as reuniões mais dinâmicas e interativas. Uma boa metodologia para isso é o Kanban, um sistema de gestão visual, principalmente utilizado para metodologias ágeis como o Scrum.

A escuta ativa é fundamental para uma comunicação eficaz, especialmente durante reuniões virtuais, onde as pistas não verbais podem ser mais difíceis de detectar. É importante que os participantes pratiquem a escuta ativa, prestando atenção total ao que está sendo dito, fazendo perguntas para esclarecer dúvidas e demonstrando interesse genuíno nas contribuições dos colegas. Isso ajuda a garantir que todas as vozes sejam ouvidas e que as informações sejam compreendidas corretamente.

Os ciclos de feedback são essenciais para melhorar a comunicação e o desempenho da equipe. Durante reuniões virtuais, é importante reservar tempo para feedbacks construtivos, onde os participantes possam compartilhar suas opiniões, dar sugestões e oferecer elogios ou críticas construtivas. Isso ajuda a promover um ambiente de aprendizado contínuo, onde os membros da equipe possam se desenvolver e crescer juntos. Com a implementação de ciclos de feedback, é possível aprimorar significativamente a comunicação durante o trabalho remoto ou em reuniões virtuais. Isso contribui para uma maior eficiência, engajamento e colaboração da equipe, independentemente da distância física.

When I'm getting into rhythms I will always start my online webinars or meetings or whatever by telling people HOW I would like them to engage. Can they interrupt or raise their hands? Do I want them to ask questions in the chat? Can they answer each other's questions? Then put it into practice immediately. Start low-key with something like: "In the chat - what's your beverage of choice this morning? tea? coffee?" Getting them to answer a silly, easy question at the start takes away initial anxiety for using the chat function. You can do the same with speaking if that's what you want for your sessions.

The phrase “read the room” took on a new dimension with the rise of virtual meetings and WFH. I encourage everyone to be prepared before a meeting, be it hybrid, virtual or in person. However preparedness includes flexibility! A meeting host may have planned a collaborative exercise in breakout rooms for example but upon taking the vibe of the attendees (which may be affected by factors outside your control) decides to adapt or omit it, and that’s ok. Your message is most effective when you meet your audience where they are and sometimes that might mean changing your plans on the fly.