Lernen Sie sechs Tipps und Best Practices kennen, wie Sie als Programmmanager Programmzeitpläne kommunizieren können, wenn ein hohes Maß an Unklarheit besteht.

It is essential not just to highlight risks but to have a risk mitigation plan in place for uncertain timelines. This should be integrated in the communication plan and shared with stakeholders regularly

1. Identifying key milestones even in the face of ambiguity. Establishing significant milestones provides a sense of progress and achievement, even if the overall timeline is uncertain. Clearly communicate these milestones to stakeholders, emphasizing their importance and the progress made towards them. 2. Incorporate the use of visual aids to represent uncertainty in program timelines. Utilize graphs, charts, or visual scales to illustrate the varying degrees of ambiguity. Gantt charts help with the range and understanding of dependency for clarity.

Wie können Sie Programmzeitpläne kommunizieren, wenn ein hohes Maß an Mehrdeutigkeit besteht?

Als Programmmanager müssen Sie sich bei der Planung und Durchführung Ihrer Projekte oft mit Unklarheiten und Unsicherheiten auseinandersetzen. Möglicherweise verfügen Sie nicht über alle Informationen, Ressourcen oder die Abstimmung der Stakeholder, die Sie benötigen, um einen detaillierten und genauen Zeitplan zu erstellen. Sie müssen jedoch weiterhin Ihren Programmfortschritt und Ihre Erwartungen an Ihr Team, Ihre Sponsoren und Kunden kommunizieren. Wie können Sie das effektiv tun, ohne Ihre Glaubwürdigkeit, Ihr Vertrauen und Ihre Ergebnisse zu gefährden? In diesem Artikel geben wir Ihnen einige Tipps und Best Practices, wie Sie Programmzeitpläne kommunizieren können, wenn ein hohes Maß an Mehrdeutigkeit besteht.

1 Erstellen Sie einen Kommunikationsplan

Der erste Schritt zur Kommunikation von Programmzeitplänen bei einem hohen Maß an Unklarheiten besteht darin, einen Kommunikationsplan zu erstellen. Ein Kommunikationsplan definiert den Zweck, die Häufigkeit, das Format und die Zielgruppe Ihrer Programmaktualisierungen. Außerdem werden die Rollen und Verantwortlichkeiten des Programmmanagers und anderer Beteiligter bei der Übermittlung und dem Empfang der Nachrichten beschrieben. Ein Kommunikationsplan hilft Ihnen, klare Erwartungen zu formulieren, Verwirrung zu vermeiden und Risiken zu managen.

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Lindsay Pettai, CKM, A-CSM, CSPO

🏅 3x Top LinkedIn Voice | Data Governance Lead 📊 | Program Management | Project Management | Change Management PROSCI |
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In a data migration project with uncertain timelines, a communication plan becomes crucial. The program manager defines regular updates to stakeholders through emails and bi-weekly virtual meetings. The purpose is to keep everyone informed about progress and challenges. The format includes visual timelines for simplicity. Stakeholders, such as data owners and IT teams, are assigned specific roles, clarifying their involvement and expectations. This proactive communication plan manages ambiguity, ensuring transparency and aligning stakeholders, even in the complex landscape of data management projects with evolving timelines.

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Lindah Mbaisi, MA-IC, MPRSK

Award-Winning Public Relations & Communications Expert | Climate Change/ Sustainability | Commonwealth Scholar 🇬🇧| Cornell University Mandela Washington Fellow 🇺🇸 | 2023 Top Women in PR 🇰🇪| TIBA AWARDS 2024 🇳🇬
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It is important to avoid duplication of efforts by clearly defining each person's roles and responsibilities. This should be captured in the communication plan. That way you have a clear framework hence eliminating confusion, disappointment, and frustration.

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2 Verwenden von Bereichen und Szenarien

Der zweite Schritt zum Kommunizieren von Programmzeitplänen bei einem hohen Maß an Mehrdeutigkeit ist die Verwendung von Bereichen und Szenarien. Bereiche und Szenarien sind Werkzeuge, mit denen Sie Ihre Programmschätzungen mit unterschiedlichen Konfidenz- und Unsicherheitsstufen ausdrücken können. Sie können z. B. eine Reihe von Best-Case-, Most-Likely- und Worst-Case-Szenarien verwenden, um die potenziellen Ergebnisse und Auswirkungen Ihres Programms aufzuzeigen. Sie können auch eine Reihe von optimistischen, realistischen und pessimistischen Schätzungen verwenden, um die Variabilität und die Annahmen Ihres Programmplans aufzuzeigen. Mithilfe von Bereichen und Szenarien können Sie die Vor- und Nachteile, Abhängigkeiten und Eventualitäten Ihres Programms kommunizieren.

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Parul Batra

Head of Program | LinkedIn Top 1% PM Voice | Forbes Technology Council | 2024 Stevie Women of the Year Awardee | Mentor | Judge | Speaker
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1. Identifying key milestones even in the face of ambiguity. Establishing significant milestones provides a sense of progress and achievement, even if the overall timeline is uncertain. Clearly communicate these milestones to stakeholders, emphasizing their importance and the progress made towards them. 2. Incorporate the use of visual aids to represent uncertainty in program timelines. Utilize graphs, charts, or visual scales to illustrate the varying degrees of ambiguity. Gantt charts help with the range and understanding of dependency for clarity.

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3 Regelmäßige Aktualisierung und Validierung

Der dritte Schritt zur Kommunikation von Programmzeitplänen bei einem hohen Maß an Unklarheiten besteht darin, sie regelmäßig zu aktualisieren und zu validieren. Das Aktualisieren und Validieren Ihrer Programmzeitpläne bedeutet, dass Sie neue Daten, Feedback und Änderungen, die sich auf Ihren Programmplan auswirken, sammeln und analysieren. Außerdem vergleichen Sie Ihre tatsächliche Leistung mit Ihrer geplanten Leistung und passen Ihre Schätzungen entsprechend an. Das Aktualisieren und Validieren Ihrer Programmzeitpläne hilft Ihnen, Ihren Programmfortschritt zu überwachen, Probleme zu identifizieren und über Ihre Erfolge zu berichten.

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4 Erläutern Sie die Gründe und Annahmen

Der vierte Schritt zur Kommunikation von Programmzeitplänen bei einem hohen Maß an Unklarheiten besteht darin, die Gründe und Annahmen hinter Ihren Schätzungen zu erläutern. Die Erläuterung der Gründe und Annahmen bedeutet, dass Sie die Logik, Beweise und Quellen bereitstellen, die Ihren Programmplan unterstützen. Sie legen auch die Faktoren, Bedingungen und Risiken offen, die sich auf Ihre Programmergebnisse auswirken können. Die Erläuterung der Gründe und Annahmen hilft Ihnen, Ihre Programmentscheidungen zu rechtfertigen, Ihr Fachwissen unter Beweis zu stellen und Vertrauen bei Ihren Stakeholdern aufzubauen.

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Parul Batra

Head of Program | LinkedIn Top 1% PM Voice | Forbes Technology Council | 2024 Stevie Women of the Year Awardee | Mentor | Judge | Speaker
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It is essential not just to highlight risks but to have a risk mitigation plan in place for uncertain timelines. This should be integrated in the communication plan and shared with stakeholders regularly

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5 Feedback und Input einholen

Der fünfte Schritt zur Kommunikation von Programmzeitplänen bei einem hohen Maß an Unklarheiten besteht darin, Feedback und Input von Ihren Stakeholdern einzuholen. Das Einholen von Feedback und Input bedeutet, dass Sie Ihr Team, Ihre Sponsoren und Kunden einladen und ermutigen, ihre Meinungen, Vorschläge und Bedenken zu Ihrem Programmplan mitzuteilen. Sie nehmen auch ihre Fragen, Kommentare und Einwände zur Kenntnis und gehen darauf ein. Das Einholen von Feedback und Input hilft Ihnen, die Qualität, Ausrichtung und das Engagement Ihres Programms zu verbessern.

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6 Seien Sie transparent und flexibel

Der sechste und letzte Schritt zur Kommunikation von Programmzeitplänen bei einem hohen Maß an Unklarheiten besteht darin, transparent und flexibel zu sein. Transparent und flexibel zu sein bedeutet, dass Sie die Einschränkungen, Lücken und Änderungen Ihres Programmplans zugeben und kommunizieren. Sie passen sich auch an die sich entwickelnden Bedürfnisse, Erwartungen und Situationen Ihrer Programmumgebung an und reagieren darauf. Transparenz und Flexibilität helfen Ihnen, Überraschungen, Konflikte und Verzögerungen bei der Programmbereitstellung zu vermeiden.

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Pablo Gallardo

Projects & Solutions & Synergies | MBA | Automotive | Project Management | Business Development
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In an industry where variables change rapidly, a rigid plan often leads to failure. That's why transparency isn't just a buzzword; it's a strategic tool. It's about openly acknowledging the knowns and unknowns of your program. When you communicate the limitations and potential gaps in your plans, you empower your stakeholders. They're not in the dark, guessing or making assumptions. Instead, they're right there with you, understanding the journey's complexity. This approach fosters trust and encourages a collaborative spirit to navigate through the fog of uncertainty.

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7 Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch beachten sollten

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Wie können Sie Programmzeitpläne kommunizieren, wenn ein hohes Maß an Mehrdeutigkeit besteht?

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1 Erstellen Sie einen Kommunikationsplan

2 Verwenden von Bereichen und Szenarien

3 Regelmäßige Aktualisierung und Validierung

4 Erläutern Sie die Gründe und Annahmen

5 Feedback und Input einholen

6 Seien Sie transparent und flexibel

7 Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch beachten sollten

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1 Erstellen Sie einen Kommunikationsplan

2 Verwenden von Bereichen und Szenarien

3 Regelmäßige Aktualisierung und Validierung

4 Erläutern Sie die Gründe und Annahmen

5 Feedback und Input einholen

6 Seien Sie transparent und flexibel

7 Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch beachten sollten

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