Here's how you can navigate conflicting priorities and deadlines like a successful executive.

La méthode ABCDE, popularisée par Brian Tracy, complète efficacement la matrice d’Eisenhower en classant les tâches selon leur impact sur vos objectifs. A (Must Do) : Tâches cruciales avec des conséquences graves si non accomplies. B (Should Do) : Tâches importantes avec des conséquences moins sévères. C (Nice to Do) : Tâches agréables sans conséquence en cas de non-réalisation. D (Delegate) : Tâches à déléguer pour se concentrer sur les priorités A et B. E (Eliminate) : Tâches sans importance à éliminer. Mise en œuvre : Définissez les priorités chaque matin. Concentrez-vous sur les tâches A avant de passer aux B, puis aux C. Évaluez et ajustez régulièrement vos catégories.

J'aime aussi beaucoup le principe de Pareto, plus connu sous le nom de la règle 80/20. Ce principe dit que 80% de nos résultats proviennent de 20% de nos efforts. Alors, j'essaie toujours d'identifier dans mon organisation, ces 20% d'activité à fort impact et je me concentre dessus pour les optimiser. Pour les 80% restants, je regarde si je peux les déléguer ou les éliminer.

Pour déléguer efficacement, il est important de : - Évaluez la maturité et les compétences : Déterminez le niveau de délégation approprié pour chaque membre ou tâche en fonction de leur expérience et de leur confiance. - Clarifiez les attentes : Assurez-vous que votre équipe comprend ce qui est attendu à chaque niveau de délégation en termes de prise de décision et de responsabilités. - Fournissez le soutien nécessaire : Offrez la formation et les ressources nécessaires pour que chaque membre puisse progresser vers des niveaux plus élevés de délégation. - Suivez et ajustez régulièrement : Évaluez régulièrement les performances et ajustez le niveau de délégation en conséquence pour refléter les progrès ou les besoins de développement.

Je conseille toujours de mettre en place un système de suivi régulier quand on délègue, car ça améliore l'efficacité de la délégation et ça crée une bonne dynamique au sein de l'équipe. Voici quelques idées pour mettre en place le système : - Établissez des moments précis pour vos points de contrôle afin de vérifier l'avancement des tâches déléguées - Utilisez un outil de type kanban pour créer un tableau de bord visuel. - Encouragez vos collaborateurs à partager leurs difficultés et leurs idées d'améliorations - Après chaque tâche importante, analysez ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré.

Planifiez vos blocs de temps : Divisez votre journée en intervalles de 25 minutes de travail concentré, suivis de pauses de 5 minutes. Après quatre cycles, prenez une pause plus longue. Attribuez des tâches spécifiques : Définissez une tâche ou un groupe de tâches pour chaque intervalle, renforçant la concentration. Utilisez un minuteur : Utilisez un minuteur pour signaler les intervalles de travail et de pause, créant un rythme structuré. Révisez et ajustez : Évaluez votre productivité chaque jour et ajustez les intervalles ou les tâches selon vos besoins.

J'ajoute toujours des blocs "tampons" dans mon planning. Ce sont des espaces libres qui me permettent d'être plus flexible pour gérer les imprévus, de m'adapter aux différents changements ou tout simplement de prendre du temps pour moi. Depuis, que j'ai mis en place cette habitude, je suis moins stressée et je respecte mieux les délais en évitant la surplanification.

Le concept qui fonctionne bien pour fixer des limites, c'est de mettre en place des "office hours" ou heures de disponibilité. 1. Vous réservez des créneaux réguliers dans votre planning pour ces "office hours" 2. Vous informez votre équipe des horaires et de votre nouveau fonctionnement. 3. Pendant ces heures , vous êtes totalement dispo pour répondre aux questions, discuter des problèmes urgents, etc... 4. En dehors de ces heures, vous êtes concentré sur vos tâches prioritaires et non disponible. 5. Pensez à ajuster la fréquence et la durée des sessions en fonction des besoins de l'équipe et de la charge de travail

J'applique le principe de Pareto : - J'identifie les tâches à forte valeur ajoutée : Je détermine les 20 % de tâches qui génèrent 80 % des résultats. Je priorise ces tâches et alloue mon temps et mes ressources en conséquence. - Je communique clairement mes limites : J'informe les parties prenantes de mes priorités - Je dis non : J'apprends à refuser les tâches ou les projets qui ne contribuent pas de manière significative à mes objectifs principaux. J'utilise des critères basés sur la règle des 80/20 pour justifier mes refus. Ainsi, j'optimise ma gestion du temps et d'énergie, afin que mes efforts soient alignés avec mes objectifs et produisent des résultats significatifs.