How can you balance social and environmental expectations in project management?

In my experience, stakeholder analysis is confounded by the challenge in getting all parties that will be impacted to the table before project requirements are finalized. Pre-assessment of impacted community demographics is critical to ensure that enough resources are allocated for project communications before requirements are set. Minority populations need to be identified upfront so that high per capita expenditures on communications can be allocated for these groups. If communications are not tailored to be culturally relevant, then you will leave important stakeholders out of the conversation.

Striking a balance between social and environmental expectations in project management is essential for ensuring sustainable and equitable project outcomes. This requires proactive stakeholder engagement, comprehensive sustainability integration throughout the project lifecycle, and continuous monitoring and improvement. Key strategies include identifying and engaging all relevant stakeholders, establishing clear sustainability goals, utilizing sustainability tools and frameworks, and implementing adaptive management practices. By adopting these strategies, project managers can deliver projects that not only meet stakeholder needs but also contribute to a sustainable future.

En primer lugar, tengamos claro que estamos hablando de las expectativas de las personas, tanto de las personas que gestionan la Dirección de Proyecto, como las personas que gestionan la correspondencia entre el output del proyectos y las expectativas del promotor, promotores o partes interesadas, que suelen coincidir con la Visión, Misión y Valores de la marca. En todo caso estamos hablando de personas, y dado que la IA todavía no nos ha librado de tomar todas las decisiones, tenemos que seguir considerando que el equilibrio entre lo que espero y lo que estoy dispuesto a hacer para conseguirlo, sigue estando marcado por cosas como la hipocresía, la falta de formación o aptitudes de una persona en concreto, o simplemente la torpeza.

Si hemos sido capaces de "medir" las capacidades e intereses reales de todas las partes interesadas, será mucho más sencillo ubicar los valores en el "norte" del GPS del proyecto, y a partir de ese momento poder sujetar el volante con fuerza para que nada nos saque del carril. La formación del equipo y un background sólido en Gestión de Proyectos, son determinantes. Es fundamental escoger el sistema o la "doctrina" de gestión que mejor se adapte, no solo a la tipología de proyecto, sino también y más importante a la experiencia del equipo. Si tenemos que elegir entre PMP estricto, SCRM o Agile (por poner un ejemplo), suele ser mucho más productivo elegir el sistema con el que el equipo se sienta más cómodo.

Análisis DAFO, un buen sistema de Gestión de Riesgos para evitar que se conviertan en problemas, una buena planificación, y una mejor rutina de seguimiento y control, pero sobre todo una dirección clara, y personas capaces, y habilitadas para tomas decisiones valientes cuando las cosas se complican y enfrente tenemos al cliente o a un superior, tratando de desviar el proyecto de los postulados iniciales. Por experiencia digo que la comunicación ágil, de arriba a abajo, de abajo a arriba y transversalmente, es fundamental para poder abordar cualquier situación con una mínima garantía de éxito.

Seguimiento. Seguimiento del plan, seguimiento de los resultados de los análisis de evolución de proyecto, pero sobre todo una comunicación fluida para compartir adecuadamente y en tiempo real las consideraciones sobre ese análisis en cada departamento. No es por falta de herramientas por lo que se siguen desviando los proyectos y nos damos cuenta al final. Cuando esto pasa es frecuente escuchar una o varias voces denunciando que "ellos ya lo sabían". Pero nadie lo dijo, y si la comunicación no funciona, no funciona nada.

Un equipo de personas con buena actitud ante los retos que presentará el proyecto, un buen sistema de gestión, una cultura sólida en gestión ágil de proyectos, un buen sistema de formación continua y capacitación del equipo de proyectos, y sobre todo un liderazgo fuerte y capaz de favorecer que cada uno dé lo mejor de sí mismo.