4 provocări majore în timpul sau după implementarea unui soft de gestiune a afacerii.

Conform mai multor statistici, implementarea unei soluții informatice de gestiune a afacerii presupune un risc important de eșec. Motivele pentru care implementarea unui soft eșuează sunt diverse și țin atât de beneficiar cat și de furnizor.

Printre aspectele pe care beneficiarul trebuie să le gestioneze cat mai corect, pentru a creste șansele de implementare cu succes a unui soft de gestiune a afacerii, am identificat 4 provocări majore cărora clienții trebuie să le facă față, înainte, în timpul și după implementarea unui soft de gestiune a afacerii.

1. Scopul proiectului

Înainte de a căuta soluția și partenerul de implementare, beneficiarul ar trebui să-și definească foarte bine scopul proiectului (SP). Acesta poate fi de natură financiară, organizatorică, strategică, etc. Cele mai frecvente scopuri ale unui proiect de digitalizare, sunt:

- Reducerea costurilor operaționale (prin automatizarea activităților repetitive);

- Creșterea productivității angajaților (prin optimizarea proceselor și a activităților);

- Controlul afacerii (colectarea datelor într-un singur sistem, setare și urmărire KPI pe linii de business, la nivel departamental, la nivel de companie sau de grup);

- Analiza business-ului (analiza datelor integrate și transformarea acestora în informații relevante);

- Extinderea business-ului (prin linii de business noi, prin canale de vânzare noi, prin creșterea portofoliului de produse, etc).

Din păcate, un alt motiv de implementare a unui soft de gestiune a afacerii este acela de control al angajaților. În momentul în care principalul sau singurul scop pentru care implementezi un soft, este acela de a controla fiecare moment din activitatea unui angajat, sunt șanse foarte mari ca acel proiect să eșueze. Controlează performanțele fiecărui angajat dar nu încerca să controlezi fiecare mișcare a acestuia, mai ales când nu ai implementate și adoptate bune practici pentru fiecare activitate.

2. Planul de business

Foarte mulți manageri se așteaptă ca după implementarea unui soft de gestiune a afacerii, toate problemele să dispară, firma să crească precum Făt-Frumos, pentru ca acum au un soft. Așteptări nerealiste.

Orice soft implementat într-o companie, reprezintă doar un instrument cu ajutorul căruia firma își poate îndeplini obiectivele de business. Îndeplinirea acestor obiective țin însă de planul pe care ar trebui să îl aibă fiecare companie, pentru realizarea acestora. Fiecare plan de business, trebuie să aibă obiective, resurse (umane, tehnice, tehnologice, financiare), activități, KPI (pe oameni, pe procese, pe obiective, pe resurse, etc).

Softul este doar instrumentul care te ajută să implementezi planul de business, să-l controlezi și să-l analizezi în vederea corectării și îmbunătățirii permanente.

Orice soft de business oferă prin funcționalitățile și prin fluxurile pe care le propune, best practice-uri validate de mii de business-uri. Acest lucru nu este suficient. Trebuie să-ți definești propriul tău plan de business, în cadrul căruia, softul este doar o componentă precum, obiectivele, resursele, activitățile, etc.

Lipsa unui plan va face aproape inutila implementarea unui soft de business. Mai mult, va crește riscul unei implementări defectuoase a softului, pentru că nevoile inițiale se vor schimba permanent pe parcursul implementării ceea ce va duce la creșterea vertiginoasă a timpului și implicit a cheltuielilor de implementare.

3. Project manager

Dincolo de relația furnizor – beneficiar, trebuie înțeles și acceptat faptul că în implementarea unui soft de gestiune a afacerii, ambele parți sunt in egala măsură responsabile în fiecare etapă a procesului.

Pentru ca implementarea unui soft într-o companie să fie realizată cu succes, este obligatoriu ca fiecare dintre părți să-și desemneze un Project manager și o echipă dedicată acestui proiect.

Rolul project managerilor este de a conduce echipele interne, de a-și asuma rolul de manager al resurselor, al echipelor, al activităților celor 2 echipe, în vederea livrării proiectului.

Project managerul clientului trebuie să supravegheze ca implementarea proiectului să nu se abată de la scopul inițial al acestuia sau, dacă la nivel de management se decide acest lucru, să se asigure că este urmat scopul nou.

Project managerul beneficiarului trebuie să-și asume inclusiv comunicarea cu project managerul și echipa furnizorului. Toate cerințele și toate comunicările din partea clientului trebuiesc filtrate și validate de către project manager, pentru ca, la echipa furnizorului să nu ajungă solicitări care sunt dorințe personale și nu sunt în continuarea scopului proiectului.

Un management corect al proiectului aduce următoarele beneficii:

- Control asupra scopului proiectului;

- Control asupra termenului de livrare;

- Control asupra costurilor;

- Control asupra echipei interne de implementare;

- Know-how mai bun asupra soluției software;

- Comunicare eficientă cu echipa de implementare a furnizorului;

- Managementul schimbărilor mai eficient.

4. Adopția sistemului

Destul de multe sisteme software implementate cu succes din punct de vedere tehnic nu aduc plusul de valoare dorit de client. Principala cauza, este faptul că sistemul nu este adoptat de către angajați. Orice soluție software este dependenta de activitatea oamenilor și de implicarea acestora în introducerea de date în sistem.

În general sunt 2 motive pentru care angajați nu adoptă un sistem software nou.

A. Angajați simt că noul sistem a fost implementat ca să-i controleze, să le verifice încontinuu activitatea. Nimănui nu-i place să fie supravegheat permanent, să aibă ațintita asupra sa o privire care să-i urmărească fiecare mișcare. Angajații care au senzația că noul sistem a fost implementat ca să-i controleze și să-i verifice tot timpul, vor experimenta o stare de disconfort, care ii va duce la respingerea sistemului. Mai mult de atât, starea de disconfort creată de noul sistem va scădea inevitabil și performanțele angajaților, ajungând ca, în loc de o creștere a productivității oamenilor să apară o scădere a rezultatelor.

B. Rezistenta la schimbare

Majoritatea oamenilor manifestă o rezistență puternică la schimbare. Cu cât schimbarea este mai mare cu atât rezistența este mai puternică. Pentru o adopție mai bună a sistemului ar fi recomandate următoarele acțiuni:

- Implicarea utilizatorilor în construirea cerințelor sistemului și a fluxurilor de lucru;

- Convingerea utilizatorilor că noul sistem este menit să-i ajute în realizarea sarcinilor, nu să le controleze activitățile;

- Cooptarea în echipa de implementare a unor lideri din rândul utilizatorilor;

- Training complet și asistare în primele luni de utilizare a soluției;

- Reacție pozitiva din partea managementului la feedbackul utilizatorilor;

- Setarea proceselor de lucru în noul sistem astfel încât să nu difere foarte mult de modul actual de lucru.

Implementarea unui soft de gestiune a afacerii vine întotdeauna cu un risc și presupune o investiție importanta. Dincolo de banii pe care o companie îi investește într-un astfel de soft, vorbim de timpul și resursele pe care firma le aloca în procesul de implementare. Mai important decât investiția financiară, de timp și de resurse, consider a fi riscul de a susține un business de succes pe un soft neperformant din cauza limitărilor tehnologice, a implementării eșuate (parțial sau integral) ori a lipsei de adopția a acestuia.

Vestea buna este că succesul implementării și exploatării unei soluții software ține în mare parte de beneficiar. Acesta trebuie să înțeleagă de la început că este la fel de responsabil ca furnizorul de implementarea soluției software. Are partea să de responsabilitate (foarte mare) de la care nu trebuie să se eschiveze, ci să și-o asume.

Stabilindu-și de la început scopul proiectului, planul de business, echipa interna de proiect + PM, și cooptarea viitorilor utilizatori ai sistemului, în diverse etape ale proiectului, vor crește foarte mult șansele de succes al acestuia.