Intelligent Document Processing IDP

BREVE RESEÑA ECM

Gestión de Contenidos Empresariales (ECM) Son plataformas integrales que utilizan las organizaciones para gestionar eficazmente su contenido y documentos. Los sistemas ECM capturan, almacenan, preservan y distribuyen contenido y documentos relacionados con los procesos organizacionales. El objetivo es optimizar la gestión de contenidos y mejorar la eficiencia al hacer la información más accesible y manejable, así como lograr la federacion de datos estableciendo una fuente única de confianza.

FUNCIONES PRINCIPALES DE UN ECM

Captura de Contenidos: Involucra la recopilación de contenido desde varias fuentes como documentos en papel, archivos electrónicos, correos electrónicos y más. Las técnicas incluyen escaneo, OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) e importación de archivos digitales, entre muchos otros.

Gestión de Contenidos: Organización y control de contenido a través de metadatos, indexación y clasificación. El contenido puede ser editado, colaborado y versionado para mantener la información actualizada.

Almacenamiento y Archivado: Asegura que el contenido se almacene de manera segura y organizada. Incluye almacenamiento a corto plazo para documentos activos y archivado a largo plazo para retención y cumplimiento.

Gestión de Flujos de Trabajo y Procesos: Automatiza y optimiza los procesos empresariales dirigiendo documentos y tareas a través de flujos de trabajo predefinidos. Mejora la colaboración y reduce el tiempo dedicado a procesos manuales.

Entrega de Contenidos: Distribuye contenido a usuarios y sistemas según sea necesario, incluyendo la entrega a través de interfaces web, aplicaciones móviles o integración con otras aplicaciones empresariales.

Gestión de Registros: Gestiona el ciclo de vida de los registros desde su creación hasta su eliminación, asegurando el cumplimiento de los requisitos legales y regulatorios, a través de programas de retención y registros de auditoría.

Búsqueda y Recuperación: Proporciona capacidades avanzadas de búsqueda para encontrar contenido de manera rápida y eficiente. Utiliza indexación, metadatos y búsqueda de texto completo para facilitar la recuperación.

Seguridad y Cumplimiento: Protege el contenido mediante controles de acceso, cifrado y registros de auditoría. Asegura que la organización cumpla con las normativas y estándares de la industria.

Procesamiento Inteligente de Documentos (Intelligent Document Processing IDP)

El Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP por sus siglas en inglés) representa una evolución tecnológica en la forma en que se manejan los documentos dentro del marco de ECM. Al incorporar tecnologías avanzadas, IDP mejora la eficiencia y precisión de la captura y el procesamiento de datos, complementando las capacidades tradicionales de ECM.

IDP se centra específicamente en la automatización de la extracción, procesamiento y gestión de información de documentos, primeros dos componentes clave de un ECM que mencionamos anteriormente, mediante tecnologías avanzadas como IA y ML. Los componentes en un IDP incluyen:

Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR): Conversión de ultima generación de documentos escaneados e imágenes en datos editables y buscables.

Procesamiento de Lenguaje Natural (NLP): Comprensión e interpretación del lenguaje humano escrito.

Aprendizaje Automático (ML): Mejora de la precisión del procesamiento de documentos con el tiempo a través del aprendizaje basado en datos.

Automatización de Procesos Robóticos (RPA): Automatización de tareas repetitivas como la entrada de datos y la transferencia de información a sistemas relevantes.

IDP utiliza IA y automatización, en una primera capa, para extraer y procesar información de documentos de manera eficiente y precisa. Esto implica la capacidad de escanear, comprender y actuar sobre datos contenidos en documentos (Facturas, contratos, identificaciones, comprobantes de domicilio, escrituras notariales, formularios, etc) de manera automatizada, lo que ahorra tiempo y reduce errores en las tareas iniciales del procesamiento de documentos.

La segunda capa actua utilizando ML, NLP y Deep Learning de forma que el algoritmo aprenda de forma supervisada a procesar diferentes tipos de documentos y variables que puedan darse en su escaneo, para identificar en donde se encuentran los datos que debe extraer y que se irán perfeccionando en el tiempo, incrementando la velocidad y eficiencia de procesamiento, a partir de esto ya no importa el orden en que los documentos son escaneados, ya que el sistema "comprenderá" de que documento se trata y donde encontrará la información requerida. Esto es particularmente importante con documentos llenados a mano ya que cada vez se hará mas fácil la lectura.

La tercera capa utiliza procesos robóticos para ejecutar tareas repetitivas e interactuar con otros sistemas relevantes con la información obtenida o bien, iniciando flujos de trabajo y procesos dentro del mismo ECM, por ejemplo la elaboración de un nuevo contrato, un formato KYC o nuevos documentos requeridos por otros procesos.

RELACION ENTRE ECM E IDP

Complementarios: IDP puede considerarse una parte de ECM, especialmente en la etapa de captura y gestión de documentos. Mientras que ECM proporciona un marco general para la gestión del ciclo de vida de los documentos, IDP se centra en automatizar y optimizar la extracción y procesamiento de datos de esos documentos.

Evolución Tecnológica: IDP representa una evolución tecnológica en la forma en que se manejan los documentos dentro del marco de ECM. Al incorporar tecnologías avanzadas, IDP mejora la eficiencia y precisión de la captura y el procesamiento de datos, complementando las capacidades tradicionales de ECM.

Sinergia: Implementar IDP dentro de una estrategia de ECM puede mejorar significativamente la eficiencia operativa, reducir costos y minimizar errores, proporcionando una gestión de documentos más ágil y precisa.

En resumen, IDP no es una evolución completa del ECM, sino más bien una parte integral y avanzada de este, que se centra en mejorar las etapas de captura y procesamiento de documentos dentro del ciclo de vida de la gestión de contenidos empresariales.