VU Studie: 3 dingen die nodig zijn om "het juridische" én samenwerking effectief te combineren op projecten

Hoe ga je om met dat ogenschijnlijke spanningsveld tussen een juridische insteek en een samenwerkingsinsteek op projecten? Reacties uit de bouwpraktijk op het eerdere artikel over het aanstaande rapport “Van contract naar contractuele relatie” onderstrepen dat het niet makkelijk is de balans te vinden tussen ‘het juridische’ en de relatie. Dat is precies een van de dilemma’s waar de studie op focuste.

Liever zonder...

Is het een keuze of kan het toch samen op? Dat is een vraag die ik vaak krijg in mijn rol als deskundige op het gebied van samenwerkingsvraagstukken. Aan de ene kant is het een aantrekkelijk idee om het helemaal zonder contracten te doen. Op vertrouwen. Er zijn mooie initiatieven en samenwerkingsvormen waar contracten een minimale rol spelen, maar - zo gaven praktijkexperts ook aan - bij het gros van de vooral wat grotere projecten zal men toch liever iets op papier hebben waar de jurist ook een goed gevoel bij heeft.

Hoe combineer je het dan? De kunst is om het contract en samenwerking elkaar te laten ondersteunen en niet ten koste van elkaar te laten gaan.

In de hand of in de kast?

De benadering is nu vaak - ofwel met het contract in de hand aan het werk of het contract in de kast laten en "gewoon samen aan de slag gaan". Dit terwijl samenwerking en contract elkaar wel degelijk kunnen versterken. Wat blijkt in de praktijk is dat je als het ware door middel van samenwerking de juridische kaders en de omgang ermee kan invullen. Dat begint bij nadenken en overleggen over wat samenwerking betekent en vervolgens een bijpassend proces kiezen voor de inrichting van de juridische kaders (aanbestedingsprocedure en contract). Als je dat goed doet dan werkt het beide kanten op: Het contract faciliteert de samenwerking en in de samenwerking speelt het contract een duidelijke rol. Zo bijt het elkaar niet maar versterkt het elkaar. Het proces van samen aan de invulling en omgang met contracten werken en afspraken maken faciliteert bovendien de samenwerking.

Wat is nodig?

1) Contract als samenwerkingsinstrument gaan zien. Een van de eerste randvoorwaarden die ik noem als men mij vraagt om te helpen samenwerking vorm te geven op projecten is - de rol van contracten als samenwerkingsinstrument serieus te gaan nemen. Niet als instrument om samenwerken min of meer af te dwingen – (als men niet wil dan is ‘juridisch insteken’ het alternatief), maar in plaats daarvan het contract een taak als ‘facilitator’ van samenwerking meegeven.

2) Denk na over wat je precies wil- de intellectuele investering. Het lijkt een open deur maar zelden staat men voldoende stil bij het begrip samenwerking. Dat vraagt om slim nadenken over samenwerken en wat het op het concrete project betekent. Dat begint al intern bij het nadenken over en opstellen van de juridische kaders (de uitvraag en aanbestedingsprocedure en het contract). Vervolgens ook bij het nader invullen ervan na de selectie van een opdrachtnemer. In mijn academische studies van de afgelopen 15 jaren naar projectsucces in bouwprojecten wereldwijd en bij het praktisch organiseren en evalueren van samenwerking in nauwe samenwerking met project en contractmanagers blijkt steeds weer dat die (intellectuele) investering vooraf essentieel is om de vruchten van samenwerking te plukken.

3) Vanuit het gewenste resultaat ontwerpen - "begin with the end in mind." Waar wil je uiteindelijk naar toe? Als men bij het ontwerpen van juridische kaders meer vanuit de gewenste uitkomst redeneert – een constructieve contractuele relatie en goede samenwerking die resulteren in een goed project – kan men contracten ontwikkelen die ruimte geven voor samenwerking. Op die manier ontwerp je kaders die constructief samenwerken als start punt hebben en daar de afspraken bij maken die helpen (en niet in de weg zitten), en die ook rekening houden met de drijfveren en dynamiek van contractuele relaties.

9 kernbevindingen uit de studie naar samenwerken, juridische kaders en spanningen die zich daaromtrent voordoen:

1. Samenwerking en project succes. Als men uitkomsten van empirische studies naar project succes erop naslaat blijkt dat samenwerking een essentiële factor is in het succesvol realiseren van projecten.
2. Gespannen relatie tussen samenwerking en contracten. De gedachte dat de huidige contracten bijdragen aan samenwerking wordt niet breed gedragen. Samenwerking wordt sterk vereenzelvigd met de mens kant. Vertrouwen mist vaak in de basis en als resultaat van andere factoren raakt het gedurende projecten verder ondermijnd. Een focus op het contract wordt gezien als een indicatie dat het met de samenwerking niet goed loopt.
3. Geen doel maar middel. Uitgangspunt is dat samenwerking geen doel op zich is maar een middel om succesvol projecten te realiseren. Datzelfde geldt voor juridische kaders – geen doel maar middel.
4. Juridische kaders die samenwerking faciliteren (niet garanderen). Aanbestedingsprocedures en contracten kunnen het verloop van de samenwerking niet garanderen net zomin als juridische kaders het project resultaat vooraf kunnen dicteren. Idealiter zouden juridische kaders samenwerking echter faciliteren en in elk geval niet in de weg staan.
5. Visie van veel contractjuristen. Bij contractjuristen lijkt nog vaak de aanname te zijn dat het coördineren en faciliteren van samenwerking – een goed verlopende interactie en communicatie tussen partijen – meer op het bordje van het management ligt. Dat krijgt daarom geen prioriteit in contracten.
6. De samenwerkingsfunctie van contracten verwaarlozen is schadelijk. Goed managen van contractuele relaties gaat verder dan het focussen op de juridische aspecten van aanbestedingsprocedures en contracten – samenwerking hoort daar ook bij. Het verwaarlozen van de samenwerkingsfunctie in (het merendeel van de) contracten is begrijpelijk maar ook bijzonder schadelijk.
7. Regels die gedrag sturen. Juridische kaders kunnen formele en minder formele regels geven die het gedrag en de houding van partijen sturen en de contractuele relatie mee bepalen.
8. Meerwaarde van contracten die samenwerking invullen. Het is weliswaar de taak van het management om te werken aan deze voorwaarden en zo constructieve samenwerking handen en voeten te geven. Het helpt echter enorm als zij terug kunnen vallen op kaders die dergelijk gedrag ook ondersteunen.
9. Type contract en houding ten opzichte van samenwerking. Een andere categorie problemen met contracten is de houding die ze triggeren. De houding die men inneemt verklaart men door naar het type contract te verwijzen, terwijl die in werkelijkheid meer berust op vooroordelen of organisatorische problemen. Soms zit het in bepaalde voorkeuren ten aanzien van de omgang met een contract – het contract naar de letter of naar de geest uitleggen, of in de mate van ervaring met nieuwe contractvormen. Zoals uit studies naar projectsuccesfactoren naar voren komt is de kwaliteit van de mensen en hun vaardigheden een essentiële factor in het project resultaat.

PS: Laat even weten als u op de hoogte wilt blijven van verdere updates en de resultaten van de VU Studie zelf. Dan ontvang je de belangrijkste uitkomsten zodra de resultaten officieel verschijnen. Dank!

Zie ook de andere artikelen die inmiddels zijn verschenen rond dit thema:

VU studie naar samenwerking

Het gaat niet om het contract. het gaat om de relatie

De barrieres opruimen - 10 mythes over contracteren en contractuele relaties