Gestión de Registros vs Gestión de la Información: ¿Hay alguna diferencia?

¡Hola!👋 Bienvenido a Advanced Access, tu recurso principal para una gestión efectiva de registros e información.

¡Mantente al día y no te pierdas ninguna publicación semanal valiosa suscribiéndote hoy!

Hoy en día, la gestión de registros y la gestión de la información se utilizan casi de manera intercambiable.

¿Existe una distinción importante?

¿Qué es la gestión de registros?

"La Gestión de Registros", según la definición de ARMA, “es el campo profesional dedicado a la información …[que] requiere un mantenimiento continuo, ya sea para fines probatorios o específicos de negocio”.

Por otro lado, ARMA define la gestión de la información de la siguiente manera:

“La gestión de la información (IM) es la práctica de garantizar un flujo constante de información organizacional a través de un ciclo de vida definido, que comienza con su concepción o captura hasta su archivo o disposición”.

En muchos casos, se hace referencia a una combinación de ambas disciplinas bajo el título de “Gestión de Registros e Información (RIM)”.

Entonces, ¿cuál es la diferencia entre las dos disciplinas?

Ambas se ocupan de asegurarse de que la información fluya dentro y fuera de una organización cuando sea necesario, de que llegue a donde debe estar y sea accesible por las personas correctas, cuando y como lo necesiten.

La respuesta más larga y precisa requiere un vistazo a la historia de la disciplina, por lo que vamos a analizar hacia dónde se dirige la profesión de la información.

Los objetivos de la Gestión de Registros y la Gestión de la Información

Desde que existen obras escritas dignas de preservación, ha existido la necesidad de gestionar esa información.

Hace miles de años, (estamos hablando de sumerios, egipcios antiguos y similares), esto caía bajo la responsabilidad de los archiveros y bibliotecarios.

Avancemos unos milenios hasta la Revolución Industrial, donde hay dos fuerzas importantes en juego: la imprenta, el aumento precipitado de diferentes tipos de negocios, legislación y impuestos que requerían un registro exacto para mantenerse dentro de la ley.

La información y los registros que se mantenían en ese entonces eran necesarios y formaban parte del proceso de hacer negocios.

Ahora, en la era digital, la cantidad de información y registros creados en el curso de los negocios sigue aumentando exponencialmente, tanto en sistemas como en tipos de medios.

Sin embargo, solo alrededor del 5% de esta información se considera un registro.

De todas formas, ya sea información en los registros de chats de Microsoft Teams, un comentario en un calendario, o una copia de trabajo de un documento, la otra información creada aún existe y necesita pasar por el ciclo de vida típico de gestión de la información y registros, incluida su eventual disposición.

La verdadera respuesta sobre cuál es la diferencia entre las dos disciplinas se reduce a una especie de silogismo: todos los registros son información, pero no toda la información se considera un registro.

Ambas disciplinas pueden y deben coexistir, aunque solo un registro merece la atención de ser gestionado directamente.

¿Es un Registro o No?

Si solo un registro necesita ser gestionado, ¿cómo identificar lo que es un registro en medio de terabytes de datos?

La cantidad de datos sigue aumentando exponencialmente cada día, especialmente con la proliferación del trabajo híbrido y remoto.

Tradicionalmente, cuando se necesitaba hacer un proceso de descubrimiento o auditoría, la práctica, vigente durante literalmente décadas, era contratar un equipo de abogados externos. Los desafíos con este método son obvios: es lento, costoso, y a menudo inexacto e inconsistente.

Muchas de las soluciones actuales se basan en la clasificación automatizada y en soluciones de software que aprovechan tecnologías como la Inteligencia Artificial (IA) junto con algoritmos de Aprendizaje Automático (ML) para comprender lo que hay en un documento. También pueden aplicar automáticamente los metadatos correctos.

3 Consejos para un Programa de Gestión de Registros e Información Más Cohesivo

Desafortunadamente, no existe una solución rápida y fácil para habilitar una gestión óptima de registros e información. No se puede esperar que todas las empresas se detengan por completo para tomar inventario de la información y los registros que tiene, dónde están y qué se debe hacer con ellos. Es un proceso.

Mientras tanto, tenemos tres consejos para comenzar a integrar en tu programa de gestión de registros e información para ayudar a separar efectivamente los registros de la información.

1. Elimina tanto ruido como sea posible

Trabaja estrechamente con tus equipos de TI para poner en marcha calendarios de retención automatizados, para que elementos como los chats de Microsoft Teams o archivos similares no queden sin gestionar indefinidamente.

2. Adopta un enfoque digital-prioritario siempre que sea posible

En el entorno de trabajo actual, en el que se puede trabajar desde cualquier lugar, los registros en papel son un obstáculo para compartir información dentro de la organización. Identificar procesos que son intensivos en papel y digitalizarlos puede hacer que la información sea más fácil de encontrar, almacenar, controlar versiones y eliminar cuando sea necesario. Esto puede ser invaluable antes de una auditoría.

3. Invierte en tecnología que facilite compartir sin sacrificar seguridad

Incluso con archivos digitales, sigue siendo necesario poder compartir la información y los registros de forma segura para que tu organización no corra el riesgo de una violación de datos. Invertir en un sistema de gestión de registros digitales que permita la creación de salas de archivos digitales proporciona el equilibrio entre acceso y seguridad.

Conclusión

Mientras haya información, profesiones especializadas como la gestión de registros e información serán necesarias para vigilar el activo más valioso de una organización: sus datos.

Si estás buscando hacer que tu programa sea a prueba de futuro para gestionar de manera efectiva tanto los registros como la información, es hora de comenzar tu viaje hacia la creación de un programa integrado de gestión de registros e información.

Descubre más en nuestro eBook, "Gestión de la Información Integrada - Un Mapa de Ruta para Evaluar las Prioridades de Información de Su Organización"