Kolleg:in KI – wie wir künstliche Intelligenz in unsere Organisationen einbinden

English version below

Als Zalando kürzlich einen AI-basierten Fashion-Assistant launchte, habe ich mich gleich als Betatester gemeldet. Nicht nur beschäftige ich mich beruflich mit den Möglichkeiten von künstlicher Intelligenz für Unternehmen – ich wünsche mir tatsächlich manchmal jene sartoriale Konsultation, die ich früher in Hamburg bei Herrenausstattern wie Mientus oder Braun gefunden habe. Nur eben digital und für die Zeit des E-Commerce optimiert

Zalandos auf ChatGPT aufsetzendes AI-Tool kann (schon) verblüffend viel Kontext herstellen. Weiß aber dann plötzlich nicht mehr, worüber man gerade noch mit ihm gesprochen hat.

Einerseits konnte es plausibel herleiten, dass jemand wie ich, der in den 90ern Jil Sander oder Helmut Lang mochte, heute vielleicht bei Acne Studios fündig wird. Und dass es erschwinglichere Varianten dieser Ästhetik zum Beispiel bei COS gibt. Als ich dann aber konkret einen schwarzen Trenchcoat suche, schlägt mir der Assistant eine völlig beliebige Auswahl vor.

Meinen Hinweis, dass er doch gerade schon Marken identifiziert hatte, die mir gefallen könnten, versteht der Assistant nicht. Grundsätzlich "merkt" er sich keine Informationen über mich.

Das fühlte sich beim Herrenausstatter damals anders an.

Am Ende sind das aber Kinderkrankheiten. OpenAI erlaubt mit GPTs und Assistants API nun, KI-Anwendungen noch einfacher auf die Bedürfnisse einzelner Organisationen und ihrer Nutzer:innen zuzuschneiden. Derartige Tools werden in kürzester Zeit im Alltag auch von Kommunikation und Marketing ankommen.

Ich behaupte: Die wenigsten Unternehmen sind darauf vorbereitet.

Mit CYAN, dem Consulting-Arm von C3, beraten wir Organisationen, wie ihre Marketing- und Kommunikationsteams besser zusammenarbeiten können. Was dabei zunehmend klar wird: Viele Rollen, die es heute noch gibt, werden bald von AI-Tools übernommen oder jedenfalls stark verändert werden. Prozesse müssen grundlegend neu gedacht werden, wenn Künstliche Intelligenz Teil des Workflows wird.

Dass man neuerdings nicht mehr selber an Meetings teilnehmen muss, sondern einen AI-Bot schickt, der einem hinterher alles zusammenfasst, wirkt heute noch komisch – zeigt aber, wohin es schon bald gehen wird.

All dies müssten Organisationen jetzt diskutieren. Stattdessen beschäftigen sie sich in Sachen AI häufig mit formalen Hindernissen wie IT-Richtlinien oder Datenschutz. Diese Hürden müssen Unternehmen jetzt schnell überwinden. Worauf sollten sie sich stattdessen konzentrieren? Drei Vorschläge:

• Menschen mitnehmen: Eine vor kurzem durchgeführte (noch unveröffentlichte) Untersuchung von CYAN-Alumna Victoria Martsch mit Fokus auf Akzeptanz- und Resistenzfaktoren beim Erfolg von AI-Technologien im MarKom-Kontext zeigt: Zwar glauben alle Befragten an Zeitersparnis und Effizienzsstiegerung, was mehr Raum für kreative und strategische Tätigkeiten schaffe. Gleichzeitig fürchten 77% die Ablehnung durch Mitarbeitende aufgrund von Autonomie-, Kontroll- und Jobverlustängsten. Die Autorin empfiehlt bei der Einführung von AI-Tools darum maßgeschneiderte Schulungsprogramme sowie eine umfassende Change-Management-Strategie.
• Testen und iterarativ implementieren: Um das Potenzial von AI-Tools für Kommunikations- und Martetingteams zu heben, hat CYAN eine AI-Exploration-Matrix entwickelt. Mit dieser ermöglichen wir MarKom-Organisationen Schritt für Schritt Chancen zu identifizieren, Vorbehalte zu adressieren, Pilotprojekte zu entwickeln und diese schließlich in die Arbeitspraxis zu integrieren (mehr dazu hier).
• Org Charts neu denken: Es wurde in diesem Jahr viel darüber gesprochen, dass Unternehmen so genannte Prompt Artists einstellen müssten, um AI-Tools zu bedienen. Ich glaube, das ist Unsinn. Viele User Interfaces werden bald ohne Text-Prompts auskommen oder mindestens umgangssprachliche Anweisungen verstehen (wie das aussehen kann, zeigt zum Beispiel Adobe). Vielmehr müssen Organisationen und Teams kritisch analysieren, welche Rollen sich durch AI-Tools verändern oder sogar ganz wegfallen. In der Regel werden dabei nicht ganze Jobs ersetzt, sondern Tätigkeiten. Wer wissen möchte, was das bedeuten kann, spricht am besten mal mit Software-Entwicklern, die seit Monaten mit AI-Co-Pilots und -Assistants arbeiten und dadurch dramatisch produktiver geworden sind. Die so veränderten Rollenprofile schaffen Chancen für Synergien, aber auch für persönliche Entwicklung. Genau das müssen Unternehmen jetzt durchdenken und planen. Bestand das klassische Organigramm aus Hierarchien und Berichtslinien zwischen Menschen, muss man auf einem heutigen Tools und Bots mit einzeichnen.

Ich bin sicher: Die vielleicht wichtigste Kompetenz für kommende Arbeitswelten wird die Fähigkeit der Zusammenarbeit mit nicht-menschlichen Kolleg:innen sein. Wenn ich das nächste Mal als Avatar in einem Remote-Meeting erscheine, fragt lieber mal nach. Es könnte sein, dass ich nur meinen Bot geschickt habe.

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When Zalando recently launched an AI-based fashion assistant, I immediately signed up as a beta tester. Not only am I professionally involved with the possibilities of artificial intelligence for companies – I sometimes wish for the kind of sartorial consultation that I used to find at menswear stores like Mientus or Braun in Hamburg. Though today I'm looking for the digitalized variant, optimized for the age of e-commerce.

Zalando's AI tool, based on ChatGPT, can (already) provide an amazing amount of context. But then it suddenly no longer knows what you were just talking to it about.

On the one hand, it could plausibly deduce that someone like me, who was into Jil Sander or Helmut Lang in the 90s, might find what they were looking for at Acne Studios today. Also it suggests more affordable versions of this aesthetic at brands like COS. But then I'm looking for a black trench coat and the assistant suddenly offers a completely random selection.

It doesn't understand my comment that it had just identified brands I might like. Basically, it doesn't "remember" any information about me.

This felt different with human shopping assistants back in Hamburg.

Ultimately, however, these are early days. With the Assistants API and custom models, OpenAI now makes it even easier to tailor AI applications to the needs of individual organizations and their users. These kinds of tools will soon become part of everyday communication and marketing.

Very few companies are prepared for this.

With CYAN, the consulting arm of C3, we advise organizations on how their marketing and communications teams can work better together. What is becoming increasingly clear: Many roles that still exist today will soon be taken over by AI tools, or will at least be significantly changed. Processes will have to be fundamentally rethought when artificial intelligence becomes part of the workflow.

The fact that you no longer have to attend meetings yourself, but instead can send an AI bot to summarize everything afterwards, might seem strange today – but it shows where things will soon be heading.

Organizations should be discussing all of this now. Instead, they often deal with formal obstacles such as IT guidelines or data protection when it comes to AI. Companies now need to overcome these hurdles quickly. What should they focus on instead? I'd like to offer three suggestions:

• Involve teams A recent (as yet unpublished) study by CYAN alumna Victoria Martsch focusing on acceptance and resistance factors in the success of AI technologies in the MarKom context shows: Although all respondents believe in time savings and increased efficiency, which would create more space for creative and strategic activities. At the same time, 77% fear rejection by employees due to fears of autonomy, control and job loss. The author recommends tailored training programs and a comprehensive change management strategy when introducing AI tools.
• Test and implement iteratively To leverage the potential of AI tools for communication and marketing teams, CYAN has developed an AI Exploration Matrix. With this matrix, we enable marcom organizations to identify opportunities step by step, address reservations, develop pilot projects and finally integrate them into their work practice.
• Rethink org charts There has been a lot of talk this year about companies needing to hire so-called prompt artists to operate AI tools. I think that's nonsense. Many user interfaces will soon manage without text prompts or at least understand colloquial instructions (Adobe, for example, shows what this can look like).

Instead, organizations and teams need to critically analyze which roles will change or even disappear completely as a result of AI tools. As a rule, it is not entire jobs that are replaced, but activities. If you want to know what this can mean, just talk to software developers who have been working with AI co-pilots and assistants for months and have become dramatically more productive as a result.

These changes in role profiles create opportunities for synergies, but also for personal development. This is precisely what companies now need to think through and plan. The classic org-chart was characterized by hierarchies and reporting lines between people. Today's charts must include tools and bots.

Perhaps the most important skill for future working environments will be the ability to collaborate with non-human colleagues. The next time I appear as an avatar in a remote meeting, you better double-check.

It could be that I just sent my bot.