O futuro da comunicação nas empresas está em você

Entre as competências mais requisitadas atualmente no mercado de trabalho, a comunicação se destaca em todos os setores. Saber se comunicar bem e de forma assertiva, criando relações de segurança e confiança, é determinante para o sucesso de qualquer organização. E para isso, é fundamental que as empresas invistam em profissionais desta área para aumentar a transparência interna entre colaboradores e a confiança externa com os clientes.

“A boa comunicação é uma das armas mais poderosas, econômicas e de fácil aplicação” (Marshall Rosenberg)

É interessante pensar que a comunicação, em tese uma coisa simples, seja uma das grandes responsáveis pelo sucesso e fracasso de grandes corporações no século XXI. Empresas que comunicam bem, interna e externamente, normalmente possuem ambientes mais agradáveis. Já empresas que não tratam a comunicação como um valor essencial tendem a construir ambientes tóxicos e repelir bons colaboradores.

De acordo com a SHRM (Associação Profissional de Membros de Recursos Humanos), empresas com mais de 100.000 empregados perdem, em média, $62.4 Milhões por ano em virtude de falhas na comunicação. Em empresas menores, de até 100 funcionários, esse custo é de $420 mil. E como evitar esse tipo de perda?

Nesse artigo, escrito com a Rosane Sampaio, fonoaudióloga, docente de pós-graduação, pesquisadora e empresária, ressaltamos a importância da comunicação, verbal e não verbal, nas relações de trabalho e na eficiência do desenvolvimento de negócios e no futuro do mercado.

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A comunicação separou humanos de animais

Yuval Harari escreveu em Sapiens e reforçou em Homo Deus e 21 lições para o século 21 que um dos principais fatores que permitiu a nós, seres humanos, evoluirmos mais que outras espécies foi a nossa capacidade de organização em comunidades.

Nenhuma outra espécie consegue encontrar meios de se estruturar em países, empresas ou outras formas de organização onipresentes que possibilitam desenvolvimento social. E segundo Harari, o principal item que está nos permitindo chegar a quase 8 Bilhões de seres humanos no planeta Terra é justamente a habilidade de nos comunicarmos, tanto de forma oral como escrita.

O fato de termos registros históricos, como a Bíblia ou o Corão, ou pessoas que sobreviveram à segunda guerra mundial e podem narrar de maneira clara os acontecimentos que viveram, faz com que possamos progredir minimizando a repetição de erros ou tendências naturais, comum a outros animais. Nenhuma outra espécie tem esse trunfo.

Mas para que tal evolução perdure, é fundamental que aprimoremos nossos meios de comunicação sem perder a essência simples de uma fala clara e uma escrita de fácil compreensão. Na sua opinião, a comunicação está cada vez mais objetiva ou mais difícil?

Comunicar não é tão fácil quanto pode parecer

Você já parou para refletir sobre o quão complexo é um processo de comunicação? Tudo que você faz ao comunicar é importante. O tom da sua voz, os gestos, a escolha das palavras, as pausas, a velocidade e a sua dicção são ferramentas poderosas para causar uma boa impressão e possibilitar a compreensão do ouvinte. Algumas dessas características se estendem também à comunicação escrita, como a escolha das palavras e as pausas. Um ponto final ou uma vírgula têm tanta importância quanto um sinônimo que você se esforça para encontrar, concorda?

Para uma comunicação clara e objetiva alguns aspectos são primordiais:

• Use gestos naturais, olhe nos olhos, fale com uma voz segura e agradável,
• Fale numa linguagem acessível, use exemplos para dar mais clareza à sua mensagem;
• Não imponha suas ideias, defenda bons argumentos;
• Fale com tranquilidade, controle seu tom de voz e fale pausadamente, demonstrando calma e autocontrole.

É claro que todas essas características precisam fluir de maneira natural para que você não seja confundido com um robô. Mas a fluência vem com a prática. Por isso é importante que você reavalie constantemente a forma como se comunica. Pedir feedback para amigos e colegas de trabalho sobre uma mensagem que enviou ou uma reunião que conduziu é importante para essa evolução. Você costuma fazer isso?

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Para comunicar não basta falar, é preciso ouvir

 “O que você comunica não está somente no que você tem intenção de transmitir, mas sim no que o seu interlocutor entende sobre o que você está falando”.

Quantas vezes você já ouviu alguém dizer no trabalho: “mas eu falei para você fazer isso”. E a outra pessoa falar: “mas eu não havia entendido aquilo”. Quando esse tipo de situação acontece, com quem você acha que está o problema: a pessoa que não soube explicar ou a pessoa que não soube entender?

Parte de uma comunicação eficiente está em garantir que o ouvinte compreenda a mensagem que você transmitiu. Pedir para que o seu interlocutor repita o que você falou é uma forma de diminuir as falhas de comunicação. Assim você garante que a pessoa entendeu e evita má interpretação.

Como falamos escrevemos no início do artigo, as empresas perdem fortunas com problemas de comunicação. E por que esses números são tão significantes? Um dos principais motivos é que, com exceção de jornais e empresas de mídia, a comunicação não é o core business de quase nenhuma organização. Pense nas empresas de tecnologia, de energia, gigantes do varejo: qual delas tem comunicação como um dos valores na porta de entrada? Pense também em empresas menores. Você conhece alguma que ressalte a comunicação como valor fundamental para a saúde do negócio?

Geralmente os valores são segurança, bem estar, impacto social, gestão de ativos, riscos e tudo mais. Poucas empresas enxergam a comunicação como um valor. Assim fica difícil mitigar esses efeitos pois eles nunca aparecem na agenda de prioridades. Se você já participou de análises profundas de causas raiz, deve lembrar que muitas falhas gigantes (até mesmo relacionadas aos valores fundamentais e ao core business das empresas) estão em uma comunicação inadequada. Um e-mail mal redigido, uma ligação mal interpretada ou um procedimento mal escrito. E isso se agrava ainda mais em multinacionais, onde as diferenças de língua e cultura prevalecem e favorecem tais problemas.

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Comunicação entre diferentes línguas e culturas

Eu trabalho em uma multinacional norte americana, onde os comunicados globais sempre são feitos em inglês. Mas obviamente, entre os funcionários e funcionárias da companhia, distribuídos em mais de 90 países, nem todos falam inglês. Quando eu ainda trabalhava no Brasil era comum contratarem intérpretes para fazer uma tradução simultânea de um town hall meeting com o CEO, por exemplo. Preciso confessar que a comunicação era muito limitada nesses casos. O entendimento da mensagem era diferente entre os funcionários de um mesmo departamento, quem dirá entre diferentes plantas ou países.

Esse é um problema difícil de remediar, já que a comunicação entre diferentes línguas e culturas sempre terá algumas perdas de compreensão ou desvios de interpretação. Principalmente porque quando passa por mais pessoas em uma estrutura hierárquica matricial, comum nas multinacionais, a mensagem se perde. É o que conhecemos como telefone sem fio ou rádio peão. Já ouviu essas expressões na sua empresa?

Para que esse tipo de problema seja mitigado é fundamental uma cultura que valorize a comunicação como parte do negócio. Estratégias bem definidas, linguagem clara, treinamentos e consistência são algumas práticas que podem minimizar os famosos ruídos ou más interpretações. 

Comunicação não violenta

 No livro “Comunicação não violenta”, de Marshall Rosenberg, ele fala que o processo de comunicação tem quatro componentes principais:

1. Observação, que consiste em observar a situação;
2. Sentimento, o que sentimos quando observamos aquela dada situação;
3. Necessidades, ou reconhecimento do que precisamos em relação àqueles sentimentos;
4. Pedido, o que de fato você gostaria de solicitar para a outra parte.

Parece simples, mas a maioria das pessoas falha em respeitar esses quatro componentes. Ou você costuma avaliar o sentimento que tem a partir de toda observação que faz? Seguir essa ordem exige profundidade de autoconhecimento e autoconsciência, componentes essenciais da inteligência emocional, outra habilidade muito requerida atualmente.

No livro, o autor detalha cada um desses componentes e oferece recursos para que possamos exercitá-los e aperfeiçoá-los. Na minha opinião, esse livro poderia ser dado em qualquer semana de integração que surtiria muito mais resultado do que panfletos com a missão e os valores da empresa ou procedimentos desatualizados que poucos colaboradores vão se lembrar depois de alguns meses.Você conhece esse livro?

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A interface homem e máquina

Não é mais novidade que comunicar vai muito além de interagir com outros seres humanos. A inteligência artificial possibilitou que máquinas começassem a entender o que dizemos ou fazemos. O machine learning está permitindo que essas máquinas aprendam conosco. E o que assusta muitos é que a capacidade cognitiva dos robôs é infinitamente superior à de humanos.

Engenheiros de software e programadores trabalham do Vale do Silício à Índia escrevendo códigos complexos todos os dias. Apesar de não pensarem mais sobre isso, o trabalho dessas pessoas é ensinar (programar) computadores (robôs) a fazerem o que nós seres humanos deveríamos estar fazendo. É um trabalho nobre e que, em tese, visa diminuir os problemas de comunicação nas organizações. Por outro lado, abastece de informação e conhecimento esse aliado-vilão que são as máquinas. Estamos dando ao nosso “inimigo” o que é o nosso maior diferencial. Quer paradoxo maior que esse?

E vou mais longe. Quem não fala inglês está esperando ou se adaptando a aplicativos de tradução simultânea. Aprender mandarim vai demandar muito tempo, então é melhor esperar o Google inventar uma solução. Cada vez mais as pessoas estão legando ao artificial o que sempre foi o nosso principal diferencial. Onde isso vai parar?

O futuro da comunicação

A comunicação é a minha aposta para a próxima década. Integrar línguas e códigos, culturas e universos, redes neurais e algoritmos. Traduzir a nossa linguagem para programas e softwares tem sido a revolução dos últimos anos. Mas com a evolução das máquinas e da tecnologia, precisaremos aprender a interpretar novas linguagens.

No campo da tecnologia, quem não aprender linguagem de programação ou formas de interpretar códigos, independente de sintaxe, ficará pelo caminho.

Já no que diz respeito às interações sociais, precisaremos estar em constante adaptação para conseguir manter a comunicação entre gerações, que tendem a se diferenciar cada dia de maneira mais rápida. Gerações mais antigas não usam gírias no whats app. Gerações mais recentes não querem diferenciar culto de coloquial. Como fazer com que continuem se comunicando sem rupturas?

Saber se comunicar é cada dia mais essencial para manter a evolução de pessoas e empresas de maneira orgânica e favorável a todos. Quem diria que as nossas características mais básicas, que nos diferenciaram lá no Neolítico, pudessem agora, em pleno século XXI ser ainda o nosso principal diferencial?

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Me chamo Rodrigo Barreto, mentor de produtividade e gestão de tempo para profissionais no Brasil, EUA e Europa. Sou Engenheiro e atualmente trabalho em uma multinacional nos Estados Unidos. Sou escritor e palestrante de assuntos que vão desde Tecnologia e Inovação até Equilíbrio entre Vida Pessoal e Profissional. 

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