No time to prep your presentation? Focus on the right stuff

*****Vedi sotto per italiano*****

WordWorks can help! At the end of this article you’ll find a link to download a free infographic that will help you structure your presentation with clarity and simplicity.

Your boss just called. She’s not going to make it back from Japan in time for that big presentation with your top client. It’s one of those deals that will change the future of your company. And she says those damning words:

“You do it!”

Of course you will. BUT YOU ONLY HAVE 24 HOURS TO GET READY!

How can you best spend that time?

Guess what: this is actually a good thing! You’ll be forced to focus on the ESSENTIAL. And the essential is what people will remember. The essential is also what persuades people.

So don’t panic. You’ve got this!

First, here’s what you don’t have time for: designing a full-out powerpoint presentation. Not even reworking a previous slide deck. That is a time-suck. Let it go!

Find a quiet place, turn off all unnecessary devices and silence ALL notifications.

Start with a blank piece of paper and a pencil. Seriously.

1)     What is the message you want your listeners to remember? Write it down in 20 words or less. Make sure it contains some sort of recommendation (that means it’s PERSUASIVE) that you can PROVE with reasons. 

For example: “You should adopt this new product over the previous one because it will double your sales” (16 words)

Keep writing and rewriting until you have distilled your message down to a clear and focused statement.

Keep your client/audience in mind. What are they expecting? What are their needs? Formulate your message based on “you” instead of “we”.

2)     Write 3 reasons your message is true. These will be the three categories and/or paragraphs of your remarks. (If you need slides to support your proofs, prepare them now – or choose them from an existing slide deck. Any visuals you include should be understandable at a glance with just a sentence or two of explanation).

Your message statement and three reasons are the OUTLINE of your remarks. You can speak off of that outline tomorrow. Print it on half sheets or small cards so you don’t forget anything. It’s best to not depend on your slidedeck (even in presenter’s view). You will look more self-sufficient and competent if you get your head out of the slide deck. Also you’ll be more aware of your listeners and you can react immediately to their doubts, questions or distraction.

3)     Write out an introduction and a compelling conclusion – spend 1 hour memorizing them so you don’t have to deliver them from notes.

4)     Practice your remarks out loud at least once. Even better if you can do this 2 or 3 times in front of a colleague or a family member who can give you feedback on how you look and sound.

That’s it! And good luck to you!

Now … if you want to get your public speaking skills up to par BEFORE you get that fated opportunity. Contact us at WordWorks! Our highly specialized, international instructors help managers become excellent speakers so they never miss an opportunity to shine.

Get our speech structure infographic here. It describes this quick writing process and gives you a clear outline to follow.

Italiano: __________________________________________________________________

Poco tempo per preparare la presentazione? Ecco su cosa puntare

WordWorks può aiutarti! Alla fine di questo articolo troverai un link per scaricare un'infografica gratuita che ti aiuterà a strutturare la tua presentazione con chiarezza e semplicità.

Il tuo capo ha appena chiamato. Non riuscirà a tornare dal Giappone in tempo per quella grande presentazione con il tuo cliente più importante. È uno di quegli affari che cambieranno il futuro della tua azienda. E dice quelle maledette parole:

"Falla tu!"

Certo che la farai. MA HAI SOLO 24 ORE PER PREPARARTI!

Come puoi impiegare al meglio questo tempo?

In realtà, è un’ottima opportunità! Sarai costrett* a concentrarti sull'ESSENZIALE. E l'essenziale è ciò che la gente ricorderà. L'essenziale è anche ciò che convince.

Quindi, NIENTE PANICO! Hai tutto sotto controllo!

Per prima cosa, ecco quello per cui non hai tempo: progettare una presentazione powerpoint completa. Non hai tempo nemmeno per rielaborarne una precedente (forse pericolosamente ricco di testo). Ci vorrebbe troppo tempo. Lasciala perdere per ora!

Trova un posto tranquillo, spegni tutti i dispositivi non necessari e silenzia TUTTE le notifiche.

Inizia con un pezzo di carta bianca e una matita. Dico sul serio.

1)     Qual è il messaggio che vuoi che il tuo cliente ricordi? Scrivilo in 20 parole o meno. Assicurati che contenga una raccomandazione (ovvero dovrà essere PERSUASIVO) che potrai PROVARE con argomentazioni chiare. 

Per esempio: "Dovresti adottare questo nuovo prodotto perché raddoppierà le tue vendite" (e sono 10 parole!)

Continua a scrivere fino a quando non hai concentrato il tuo messaggio in una dichiarazione chiara e focalizzata.

Tieni a mente il tuo cliente/pubblico. Cosa si aspettano? Quali sono i loro bisogni? Formula il tuo messaggio basandoti sul "voi" invece che sul "noi".

2)     Scrivi 3 ragioni per cui il tuo messaggio è vero. Queste saranno le tre categorie e/o paragrafi delle tue osservazioni. (Se avrai bisogno di slides per sostenere le tue ragioni, preparale ora – oppure sceglile da una presentazione esistente. Non includere immagini che non possono essere capite a colpo d'occhio e con  una o due frasi di spiegazione).

La dichiarazione del tuo messaggio e le tre ragioni compongono la TRACCIA del tuo discorso. Puoi usare questa domani. Stampa la traccia su mezzi-fogli o cartoncini per non dimenticare nulla. È meglio non dipendere dal tuo powerpoint (anche nella vista “presentatore”). Apparirai più competente se non avrai i tuoi occhi incollati al powerpoint. Inoltre sarai più attenta/o ai tuoi ascoltatori e potrai reagire puntualmente ai loro dubbi, domande o distrazione.

3)     Scrivi una introduzione e una conclusione convincente - investi 1 ora a memorizzarle in modo da non dover leggere dai tuoi appunti. Questi sono i momenti critici del discorso. Meglio tenere contatto visivo con i tuoi ascoltatori.

4)     Esercita il tuo discorso ad alta voce almeno una volta. Ancora meglio se puoi farlo 2 o 3 volte davanti a un collega o un famigliare che potrà darti feedback.

Questo è tutto! Buona fortuna!

Ora... se vuoi migliorare le tue capacità di public speaking per essere pronto/a per la prossima opportunità, contattaci a WordWorks! I nostri istruttori sono internazionali e altamente specializzati, aiutano i manager a diventare eccellenti oratori per non perdere mai un'opportunità per fare un’ottima impressione.

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