Nomen est omen - Die Bedeutung des Namens im Prozessmanagement
Namen spielen in unserem alltäglichen Leben eine wichtige Rolle. Sie helfen uns dabei, unsere Umgebung besser einzuschätzen und sie beeinflussen, wie wir die Welt um uns herum wahrnehmen – ob es sich um ein Unternehmen oder um unsere Kollegen handelt. Namen erleichtern auch die Kommunikation; schließlich sorgen sie für Klarheit und Eindeutigkeit. Dies trifft auch auf Geschäftsprozessmanagement zu: Die korrekte Benennung von Geschäftsprozessen ist eine wichtige Voraussetzung für bessere Zusammenarbeit im Unternehmensalltag.
Daher empfiehlt es sich, alle Ihre alltäglichen prozessbezogenen Aktivitäten im ersten Schritt zu identifizieren und ihnen dann im Kontext Ihrer Prozessmodelle einen eindeutigen und leicht verständlichen Namen zu geben. So sparen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen: Sie senken nicht nur das Risiko für Missverständnisse, sondern wagen den Schritt in Richtung Prozessstandardisierung.
Aber natürlich ist es nicht immer einfach, einen guten Namen zu finden. Auf dem Weg zum organisationsweiten Prozessmanagement lauern viele Stolperfallen. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie die gängigen Fehler vermeiden und das Maximum aus Ihren Geschäftsprozessen herausholen können.
Was ist eigentlich ein Geschäftsprozess?
Beginnen wir mit einer kurzen Definition. Prozessmanagement-Experten sind natürlich mit den Begrifflichkeiten vertraut, doch eine kleine Wiederholung schadet nie: Ein Geschäftsprozess besteht aus verschiedenen Aktivitäten, die miteinander verbunden sind und insgesamt zu einem bestimmten Produkt oder einer Dienstleistung führen. Jeder Geschäftsprozess kann aus verschiedenen untergeordneten Prozessen bestehen, die sich wiederum aus verschiedenen individuellen Aufgaben zusammensetzen.
5 gängige Fehler bei der Benennung von Geschäftsprozessen
Viele Fehler der Prozessmodellierung resultieren aus einer falschen Benennung der Prozesse. Wir stellen Ihnen im Folgenden fünf Fehlerquellen vor, die sich einfach umgehen lassen.
1. Der Name hat keine Bedeutung
Ein gut gewählter Prozessname beschreibt das Ziel eines bestimmten Prozesses oder benennt, wenn es sich um eine Aufgabe handelt, das gewünschte Ergebnis. Ein Beispiel: Im Rahmen eines bestimmten Prozesses wird eine Kunden-E-Mail versandt, um einen Bestellvorgang zu bestätigen. Ein gut gewählter Prozessname ist dann beispielsweise „Bestellbestätigung per E-Mail senden“. In diesem Namen spiegelt sich das Endergebnis des Prozesses wider. Zudem werden Abkürzungen vermieden, die nicht üblich sind (etwa „BpEs“), sowie Fachjargon (etwa „Bestellbestätigung für Personas“).
2. Der gewählte Name ist zu lang oder zu kurz
Eine weitere Regel bei der Benennung von Prozessen: Ein Wort genügt nicht, doch mehr als drei Worte sind wahrscheinlich zu viel. Für das Beispiel der Bestellbestätigung bedeutet dies:
- „E-Mail“ ist zu allgemein und zu kurz,
- „Prüfen, ob das bestellte Produkt vorrätig ist, dann E-Mail-Template ausfüllen und E-Mail an die Kunden schicken“ ist viel zu lang und detailliert. Hier ist es vermutlich sinnvoller, den Prozess auf die wichtigsten Schritte herunterzubrechen und jeden einzeln zu benennen.
3. Der Name ist inkonsistent
Im Unternehmensalltag können bestimmte Prozesse in unterschiedlichen Kontexten auftauchen. Diese Prozesse sollten auch in unterschiedlichen Prozessmodellen denselben Namen erhalten. Eine inkonsistente Benennung sorgt nur unnötig für Verwirrung oder gar Frustration im Team. Dann wird es auch schwerer, ein bestimmtes Prozessmodell in unterschiedlichen Kontexten einzusetzen – im schlimmsten Fall investieren Sie dann unnötig Zeit in die Überarbeitung bestehender Prozessmodelle.
Auch innerhalb eines bestimmten Prozessmodells ist Konsistenz wichtig, vor allem, wenn bestimmte Aufgabentypen mehrfach auftreten. Ein Beispiel: Ein bestimmter Prozess erhält den Namen „Bestellbestätigung per E-Mail versenden“. Darin findet sich eine Aufgabe namens „Kunden eine E-Mail mit Bestellbestätigung schicken“. Wollen Sie diesen Prozess später automatisieren, dann kann es passieren, dass Workflow-Verantwortliche die Bedingungen für die Automatisierung falsch definieren oder unnötig Zeit in die Prozessoptimierung investieren. Indem Sie alle Elemente Ihrer Prozesse konsistent benennen, erhöhen Sie zudem die Effizienz Ihrer Prozesse und erleichtern die Fehlersuche.
4. Der Name ist zu vage
Jeder Name für einen Prozess oder eine Aufgabe sollte ein spezifisches Verb enthalten. In unserem Beispiel bezieht sich das Verb „senden“ auf eine konkrete Aktivität. Schlecht benannte Prozesse oder Aufgaben enthalten erfahrungsgemäß Wörter wie „tun“, „Prozess“, „bearbeiten“ oder „unterstützen“. Diese Wörter drücken zwar aus, dass eine bestimmte Aktivität notwendig ist, doch sie allein geben nicht an, worin diese Handlung besteht. Dann kann es passieren, dass nicht alle Mitarbeiter/innen wissen, was im Einzelnen zu tun ist.
5. Über den Namen entscheidet lediglich eine Person
Professionelles Business Process Management ist eine Teamaufgabe. Daher empfiehlt es sich, auch über den Namen eines bestimmten Prozesses in der Gruppe zu entscheiden. Dafür benötigen Sie zwar mehr Ressourcen, doch auf lange Sicht profitiert das ganze Team: So erschließt sich allen Beteiligten die Logik hinter dem Prozessnamen leichter.
Wer im Alleingang über die Benennung von Geschäftsprozessen entscheidet, verzichtet auch auf die Möglichkeit, Feedback einzuholen und damit auf das Wissen des Teams zurückzugreifen. Entscheiden dagegen ganze Teams über den Namen eines Prozesses, dann sind sich alle im Klaren über das tatsächliche Ziel eines Prozesses. Erfahrungsgemäß beginnen dann oft die wirklich interessanten Diskussionen über die Frage, wie Ihr Team im Unternehmensalltag zusammenarbeitet: Sie diskutieren dann vielleicht redundante oder unnötige Prozesse und überlegen gemeinsam, an welchen Stellen Prozessverzögerungen auftreten und wo es Verbesserungsmöglichkeiten gibt.
Die nächsten Schritte
Jede erfolgreiche Prozessinitiative beruht letztendlich auf der korrekten Benennung von Geschäftsprozessen. Wenn Sie nach Beispielen für aussagekräftige Prozessnamen suchen, die Sie einfach im Unternehmensalltag anwenden können, dann empfehlen wir Ihnen unseren Blogbeitrag Prozessautomatisierung? 10 Workflow-Beispiele!
Aus dem Englischen übersetzt von jb