Manchmal ist ein Osterversteck so gut, dass wir davon noch Wochen später überrascht werden. Ganz ähnlich verhält es sich mit Prozessen und ihrem Optimierungspotenzial: Oft müssen wir ganz genau hinsehen, um alle Kleinigkeiten zu entdecken.
Wie Sie nach Optimierungspotenzialen Ausschau halten
Eine erfolgreiche Suche beginnt mit einem ausgeklügelten Plan. Dafür benötigen Sie den Input Ihrer Teamkollegen: Sprechen Sie mit ihnen über bestehende Prozesse, um zu verstehen, welche Abläufe sich an welchen Stellen verbessern lassen. Wenn Sie die Möglichkeit haben, sollten Sie auch einen Blick auf Ihre Daten werfen. So finden Sie heraus, welche Prozessvarianten sich überhaupt im Unternehmensalltag verstecken.
Für gründliche Prozessanalysen empfiehlt sich außerdem der Einsatz einer Process-Mining-Technologie. Sie zeigt in kurzer Zeit auf, an welchen Stellen Ihre Prozesse in der Praxis vom Idealzustand abweichen. Auf dieser Basis können Sie einen Plan erarbeiten und festlegen, wo und wie Sie Ihre Prozesse nachbessern oder komplett überarbeiten – damit die Abläufe so schnell wie möglich rund sind. Doch das ist erst der Anfang. Um für mehr Prozesskonformität zu sorgen, sollten Sie sich auch fragen:
- Sind alle Genehmigungslimits in den entsprechenden Prozessen hinterlegt?
- Welche Freigaben sind von welchen Stakeholdern welcher Abteilungen nötig und an welcher Stelle wurde dieser Schritt in Ihre Abläufe aufgenommen?
- Ist der Zeitrahmen realistisch oder könnte die Planung noch besser sein?
Was Sie bei der Prozessoptimierung beachten sollten
Sie haben Ihre Prozessvarianten identifiziert und können nun mit der Prozessoptimierung beginnen. Dies geht mitunter schneller gehen als gedacht – schließlich wissen Sie ja, welche Unternehmensabläufe an welchen Stellen vielleicht noch klemmen. Denn bei der Gestaltung von stimmigen Prozessabläufen kann einiges schief gehen. Viele Prozesse sind intransparent gestaltet, durch unklare Verantwortlichkeiten getrübt oder lassen in ihrer Ausführung zu Wünschen übrig.
Fehlende Ende-zu-Ende-Transparenz
Damit ein Prozess gut funktioniert, sollte er in klaren Bahnen verlaufen und einen eindeutigen Anfangs- und Endpunkt aufweisen. Fragen Sie sich zum Beispiel:
- Welche Input- und Output-Parameter gehören zu ihrem Prozess?
- Wie viel Zeit benötigt ein einzelner Prozessdurchlauf ungefähr vom Anfang bis zum Ende?
- Wie sind die Übergaben gestaltet und können einzelne Schritte automatisiert werden?
Wenn Sie diese Fragen nicht ohne Weiteres beantworten können, dann dürfte Transparenz ein wichtiges Thema für Ihre Prozessoptimierung sein.
Unklare Verantwortlichkeiten
Ist eindeutig erkennbar, welche Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen für welche Prozesse verantwortlich sind? Normalerweise ist der Process Owner die Person, die genau über bestimmte Ende-zu-Ende-Prozesse Bescheid weiß und die die Prozessoptimierung in die Hand nimmt. Wenn Sie also einen Prozess optimieren, sollten Sie sichergehen, dass Sie alle beteiligten Stakeholder mit einbeziehen und auf ihr Fachwissen zurückgreifen. So lassen sich Verantwortlichkeiten klären und in Ihren Prozessen verankern.
Unstimmigkeiten bei der Prozessausführung
Jetzt können Sie den Zustand Ihrer bestehenden Prozesse besser einschätzen und wissen, an welchen Stellen Sie ansetzen, um sie zu verbessern. Auf dem Weg dorthin haben Sie sicherlich die wichtigsten Stakeholder an einen Tisch gebracht und gemeinsam überlegt, wie Sie Ihre Abläufe effizienter und effektiver gestalten. Nun benötigen Sie noch ein Tool, um Ihre Überlegungen in die Tat umzusetzen. Ein Business-Process-Management-System bietet die Möglichkeit, das Wissen des ganzen Teams zu nutzen und gemeinsam an Prozessverbesserungen zu arbeiten. Falls nötig automatisieren Sie bestimmte Prozessschritte und beschleunigen ihre Ausführung um ein Vielfaches.
Und vergessen Sie nicht: Der Spaß hört nicht nach der Osterpause auf! Sie können Ihre Suche nach Prozessverbesserungen auf das gesamte Jahr ausweiten und Ihre Abläufe regelmäßig optimieren!
Wenn Sie mehr über Process Mining erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen unser Experteninterview mit Henny Selig. In diesem Interview verrät Ihnen unsere Kollegin, welche Vorteile datengetriebene Prozessanalysen bieten und warum Prozessexperten mitunter von ihren eigenen Daten überrascht werden. Wir wünschen Ihnen viel Spaß dabei – und natürlich frohe Ostern!
Aus dem Englischen übersetzt von jb