文：肖瀟

01 採購只要會殺價？經常換人以防弊？

所謂採購，是指企業在一定的條件下，從供應市場獲取產品或服務作為資源，以保證生產及營運正常開展的經營活動。在採購的發展歷程中，經歷了從傳統採購到戰略採購的演變。而在傳統採購中，人們對採購工作的認識，普遍存在幾種誤解：

誤解一：採購就是殺價，價格越低越好

有些人認為，做採購就要熱衷於和供應商打價格戰，把價格一再壓低，並將獲得最低價格視為成功。這是典型的誤解，之所以這樣做，是因為忽略了採購的總成本。

俗話說：「買的沒有賣的精。」供應商看似在價格上已經沒有營利的空間，但是他們會透過其他管道來挽回損失，例如降低材料品質、交貨時間不準時、服務水準下降等。結果，採購人員看起來在交易上占了便宜，過程卻飽經磨難，甚至在後續使用中，付出更大的代價。所以，不僅要關注單價，更要關注採購的總成本。

誤解二： 做採購就可以「吃、拿、卡、要」，不吃白不吃，不拿白不拿

有些人認為，採購是個肥差，很大程度上掌握著選擇供應商的權力，供應商有求於自己，就認為有權不用、過期作廢，所以在過程中為自己謀取私利。這種觀念和行為不僅有違職業道德，還使採購中的風險加劇。

對於任何管理良好的企業而言，都不會允許發生上述現象，在強化內部控制的基礎上，總會致力於打造堅守道德規範的採購團隊，以防止過程中的貪腐現象。

誤解三：認為企業要經常更換採購人員，以預防採購貪腐

有些企業認為，採購工作不過是花錢買貨，容易滋生問題，為了控制採購人員的不道德交易，得要經常更換人員，以防止貪腐發生。一些企業甚至明文規定，採購人員不得連續任職超過三年，期滿要轉調到其他部門工作等。

上述做法固然在一定程度上，有助於遏制弊案，卻忽視採購工作的專業度。由於採購在生產經營中發揮的作用越來越大，不再僅僅是簡單的事務性工作，而是專業性很強的職位。頻繁的調職，既不利於採購人員累積專業能力，也不利於培養、提升工作能力。

誤解四：認為做採購就要會急催貨，然後慢慢付款

有些人認為，做採購就是在拿貨的時候，要學會如何催供應商快速出貨；在收到貨物後，到了付款環節，卻不著急了。即便供應商不斷催促，還是非常淡定，能拖多久就拖多久，彷彿為所在的企業「減少」支出一樣。

其實，上述做法很不利於採購人員培養企業的商業信譽，更不利於與供應商發展良好關係，最終更會影響企業的健康發展。一般來說，每個企業都處於特定的供應鏈之中，如果只顧私利，不管上游供應商的死活，基礎就會動搖、甚至喪失其可持續發展的良性根基。

隨著社會發展和採購工作重要性的突顯，從傳統採購走向戰略採購，成為當前採購發展的趨勢。我們要判斷一家企業是否具備戰略採購的思維，主要基於下述關鍵特徵：

1. 從關注單價到關注採購總成本

採購總成本，就是採購材料的生命週期的全部成本。也就是說，從與供應商談好單價，到材料交付、運輸、檢驗、儲存、使用，轉化成相應的產品，直至產品為客戶所接受，或者遭到客戶投訴並處理完投訴的整個過程。過程中附加在材料單價之上，而發生的各種費用支出的總和，構成材料整個生命週期的成本。

2. 與供應商的關係，由短期交易到長期合作

傳統採購只關注單價，使得企業會基於價格因素而頻繁更換供應商，不利於與廠商發展穩定的夥伴關係。但在戰略採購中，企業與供應商會把彼此視為夥伴關係，雙方致力於長期合作，才有助於雙方實現雙贏的發展。

3. 供應商由分散到集中，數目由多到少

傳統採購只關注單價，誰的價格便宜就買誰的，使得供應商很分散，數目也很多。至於戰略採購，一般會強調高度集中，供應商的數目也會隨之減少。

我們知道，採購追求的是品質優、成本低、交貨準時、服務好。從品質方面來看，由於不同的供應商遵循不一樣的品質標準，而且在水準上參差不齊，因此如果供應商數量過多，就會使得材料品質波動大、不穩定，同時增加檢驗次數和檢驗費用。倘若從中篩選出表現優秀的廠商，就會讓品質有更好的表現；從成本來看，供應商數量多、貨源多，會使得企業採購數量分散，不利於形成數量優勢和規模效應；反之，可以透過採購規模效應，爭取到更好的價格優勢，以及更低的採購總成本。

從交貨與服務方面來看，實施集中採購，有助於企業成為供應商的大客戶，由於廠商普遍奉行大客戶優先原則，因此在產能分配、供貨保障、技術支援與服務上，都會不同程度的向企業傾斜，以滿足其需求。

4. 採購部門的角色，由被動執行到主動參與經營

傳統採購被視為一項簡單的事務性工作，主要是簡單的下單、跟催、驗貨、付款等，只是被動執行需求部門提出的商品規格；戰略採購則高度重視採購對於經營的重要性，強調其專業度，視為企業的一項戰略職能，使得人員積極主動參與經營。

02 採購成本降，利潤會加倍放大

一般來說，企業經營的成本結構中，採購原材料及零組件的成本占總成本的比例，會隨行業而有差異，約在30％至90％之間，平均水準會在60％以上。以製造業為例，採購成本（包括採購原材料和零組件）一般要占60％，人力資源投入要占20％，其他各種費用約占20％。由此可以清楚看到，採購成本是成本控制中的主體和核心部分，能否做好採購，是企業（尤其是製造業）成本控制中，最有價值的部分。主要體現在六個方面：

1. 影響企業的成本結構

企業的存在往往是為了滿足某種市場需求，而產品便是滿足相應市場需求的載體。經營中的各項費用，主要圍繞在產品如何滿足市場需求而支出的。在產品的成本構成中，採購環節形成的材料成本，所占的比重往往最大。如果企業不能有效降低採購成本，就難以從根本上改善成本結構。因此，有效降低這項成本，有助於從整體上降低總成本。

2. 影響產品品質

採購的材料品質不合格或不穩定，就會直接影響產品的品質與穩定性，從而導致企業增加其他環節（如售後環節）的成本，甚至喪失市場占有率。在很多實際案例中，產品品質不合格的背後，往往與採購的材料品質不佳，甚至和以次等品充當優質品有關。

3. 影響產品的交付與上市

企業的正常生產經營，通常需要採購方面的大力支持，畢竟巧婦難為無米之炊。舉例來說，一間汽車製造廠要如期推出某款車型，自然離不開各零件供應商在供應方面的支援。如果企業採購不到相應的零組件，產品上市日就要延遲。其實，在各行各業中，採購對企業的生產經營，發揮著不可替代的作用。

4. 影響企業對外部環境的反應能力

在競爭力構成中，企業對外部環境的快速反應能力，是一個重要的組成部分。基於此，採購時材料若能準時交貨以及控制庫存，會提高對外部環境的反應能力。例如，企業發現了一個絕佳的市場機遇，要迅速大量生產某款產品，但採購的材料如果遲遲不能交貨，就會影響切入市場的時機。又如，根據市場的變化，企業要讓產品轉型，卻發現過多的庫存占用大量資金，就會影響經營調整上的機動性。可見，採購影響著企業對外部環境的反應能力。

5. 影響盈利水準

在各項成本支出中，採購所占的比重往往最大。據統計，企業若降低一％的採購成本，在經過各層級的放射效應後，會增加10％至20％的利潤，從而直接決定盈利水準。正是為此，很多管理者才發現，採購能夠創造企業利潤！

6. 影響企業與供應商的關係

企業的採購工作會影響供應商的生產經營，進而影響雙方之間的關係。舉例來說，企業的採購需求會推動供應商持續改善，包括在技術、品質、價格、交付、服務和創新等方面的優勢，以更妥善滿足企業的需求，從而實現需求與供應之間的協調發展，逐步使得供需雙方建立雙贏的供應鏈關係。

由於採購成本在總成本中所占的比例很高，使得採購在多種角度影響企業十分深遠。因此，採購的專業度以及能否做好採購，日益引起很多企業的重視。

03 不只是拿錢買，採購得具備五種基本能力

在人們的傳統思維中，採購就是拿錢買東西，目的就是用最少的錢買到最好的東西，但事實並非如此。隨著經濟發展、市場的繁榮，以及企業之間競爭日益激烈，採購已經從單純的商品買賣發展為一種職能、一門專業，一項可以為企業節省成本、增加利潤、改善經營的專業能力。

在美國，曾經稱採購為員工在一個企業的「最後一站」；也就是說，假如一個人在某個崗位上的工作能力不勝任，就會被調整到其他較不重要的職位，以此類推。假如實在幹不了別的工作，就會被調到採購的職位上；要是再幹不好，就會遭到企業掃地出門。由此可見人們長期以來，對採購專業度的誤解之深。

如今，採購早已不是一份輕鬆的工作，而是需要較高的專業技能，也已經成為一個名副其實的技術活兒。例如，採購需要關注的不僅是價格問題，還包括品質水準、售後服務、總成本等。舉例來說，有些產品看起來買得很便宜，但是需要經常維修、不能正常使用，反而會大大增加使用產品時的總成本；假如採購人員一不小心購買假冒、偽劣的商品，就會為企業造成更大的損失。

只有具有專業功底的人員，才能對商品具有敏銳的洞察力。此外，有些企業為了維持採購隊伍的清廉度，而頻繁更換人員，這種做法也並非明智之舉，因為要提高採購人員的職能，都必須累積一定的工作時間。因此，若要調換，也最好在採購部門內部進行，以確保業務的持續性和人員能力的提升。

通常，採購人員應該具備以下五種基本能力：

1. 別只有成本意識，要加上價值分析能力

衡量一個企業是否優秀的最主要指標，是利潤的增長速度，是否大於銷售收入的增加速度，企業要做到這一點，就必須優化商品結構和不斷降低成本。一般來說，在利潤增長放緩的趨勢下，降低成本越來越受到關注，為此採購工作更應該以達到最低總成本為導向。

所以，採購人員在看到供應商提供的報價單時，要有一定的分析能力，除了直接的價格比較，還要能分析原材料的品質、交貨時間、付款條件等因素，從而透過價格看出價值。

2. 資訊整合能力

有些企業由於不夠了解市場，致使採購失誤，甚至使得各相關部門出現相互責難的現象，例如：

  • 有些供應商產品品質差、信譽度欠佳，但在採購時，為什麼還選擇這些廠商？
  • 為什麼採購的物品品質比別人差，價格卻比別人高？
  • 為什麼不能在價格低的時候採購？
  • 為什麼不在缺貨前就訂購，以至於影響企業的正常生產？

上述對採購工作的種種責難，實際上是由於缺乏市場資訊、部門間溝通不足等因素導致。採購人員要具備較強的資訊整合能力，具體來說，包括要懂得利用價值分析、成本分析與統計分析等技術，對物料價格資訊有客觀的了解；要懂得一定市場的調查研究方法和技巧，充分了解供應商的資訊；要懂得相應的生產技術和流程，從而了解物料品質與性能，強化精準採購；更要懂得運輸、保險、包裝、匯率等知識，以了解市場行情等。

3. 自我控制的能力

曾經有一位採購經理在上任初始，為了體現新官上任三把火，第一把火就是「炒」了一位供應商，取消與對方的合作。當這位採購經理正在為自己的魄力洋洋得意時，有一天，供應商企業的老闆來到這位經理的家門前，詢問自己的資格為什麼被取消，並告知這位經理，此舉直接導致其企業內一百多名員工失去工作。

從這件事情中可以看出，採購人員會在很大程度上影響別人，尤其是供應商的興衰。基於此，在工作中難免會遭遇供應商投來的糖衣炮彈，以及其他拉攏手段，此時人員要有一定的自我控制能力，要能正確處理與供應商的關係。

具體來說，採購人員在採購過程中，要堅持客觀公正，切忌表現出對任何人的偏好；要謝絕採購中的各種賄賂，潔身自好；在與供應商談判的時候，要將所有的價格、條款、條件和協議，建立在正常的業務判斷基礎上，絕不能因為一己私利而影響採購工作。

4. 表達能力

在採購中，無論是用口頭語言，還是用書面與供應商溝通，採購人員都要能夠正確、清晰的表達採購物品的各種條件，如產品規格、數量、價格、交貨期限、付款方式等，避免產生任何歧義。為此，採購人員要具備很強的表達能力。

5. 溝通協調能力

在企業中，採購業務牽涉面較廣，為了順利展開業務，也為了盡可能減少失誤、發揮採購促進企業整體發展的作用，採購人員除了強化個人能力以外，還需要企業內部各部門的密切配合。

簡言之，採購是個技術活兒，要想做好採購工作，離不開強化與提高多項素質和能力。

書籍介紹

本文摘錄自《賺錢公司的採購學：產品要想賣得好，先得買得好。懂採購，獲利比銷售賺更多，下一個高階主管就是你。》，大是文化出版

作者：肖瀟

  • momo網路書店
  • Readmoo讀墨電子書
  • Pubu電子書城結帳時輸入TNL83，可享全站83折優惠（部分商品除外，如實體、成人及指定優惠商品，不得與其他優惠併用）
  • 透過以上連結購書，《關鍵評論網》將由此獲得分潤收益。

「採購和銷售，是全公司唯二能掙錢的部門，其他部門發生的，都是費用。」
——奇異電氣前總裁 傑克．威爾許

  • 當採購有啥難，會討價還價就行？錯！幹採購搞懂的專業，夠讓你成為經營者。
  • 催貨要急，貨款慢付？當心最後和你配合的廠商害你丟頭路。
  • 採購如何防弊、不積壓資金？不懂品質檢驗方式，如何買到好東西？
  • 要知道供應廠商報價合不合理、有沒有摻水，該從哪些地方著手？

買東西誰不會？但產品要想賣得好，首先得買得好！
作者肖瀟曾在中國大型國家企業總部任職。他認為，花錢買東西是一種專業，
零基礎學採購，再晉升經營者，教你怎麼把花錢的大事變賺錢本事。

採購計畫和預算，該怎麼訂？

  • 先弄懂公司需要什麼？因為買了，還不等於買對了！

給相關部門的請購單上，一定要請對方確認數量、包裝、售後服務、
運輸和檢驗方式等，過程中若發現更適合的產品，亦可調整原先採購需求。

  • 最適採購量的計算要考量七個變數：

擬定預算時，要先打聽材料行情，預估需求數量，
訂採購計畫時要先加法再減法，本書提供申請單據、計畫表和預算表，讓你照套。

成功企業的背後，都有一群優質供應商，該怎麼和他們打交道？

  • 如何對待供應商：獵人模式 vs. 牧人模式。

獵人模式只在乎價格，不斷要求供應商降價，往往兩敗俱傷。
牧人模式是與供應商共同成長，豐田就用這套方法讓一款車型降低30％的成本。

  • 處理供應商關係的八字方針：分類、減少、開發、扶持。

依採購金額和供應風險，可將供應商分為四類「槓桿型、戰略型、一般型、瓶頸型」。
怎麼應對？重點是不能被對方牽著鼻子走，但也不能太常換廠商，如何評估？
內附供應商績效考核分數表，協助你作為監督依據。

採購談判與價格控制？

  • 討價還價有三招，畢竟公司採購不是逛夜市！
  • 了解供應商報價背後的三種算盤，讓你殺價殺得更理所當然！
  • 報價有沒有摻水？可從幾個面向一眼看穿是否過高！

但重點是，參與談判的團隊成員不能自行唱反調。

產品的品質要好，得從原料的採購開始，從頭管理！

  • 全面品質管理（TQM）有八個步驟，再配合奇異公司的六標準差。

如何用制度管理採購品質？本書有範例供參照。
還有，採購不能忽視的最後一關：驗收。怎麼驗？

採購怎麼樣才算做得好？
全球最大、擁有8,500家分店的連鎖超市沃爾瑪說：永遠不要買太多！

本書附錄採購常見英文縮寫對照、以及採購常見英語場景對話，
讓你零基礎也能懂採購，更能從小採購晉升為經營級主管！

Photo Credit: 大是文化出版

責任編輯：翁世航
核稿編輯：丁肇九