職場中難免會遇到開不了口的時候,難道真的只能仰賴天生的情商來決定會不會得罪上司嗎?下班前臨時被交辦重要事項時,有沒有委婉且有效的方式可以爭取準時下班呢?讓職場大師來教你兩招,剖析每個回應背後的Good Point、Bad Point!
文:佐藤綾子
第3章 10sec. 表達自己的主張,又不傷害自己的評價
情境1 正要下班,主管卻臨時交辦重要工作
#希望拒絕上司 #希望早點回家 #希望不失信賴
\10 秒讓你被討厭/ (23字)
X 不好意思,我沒辦法。今天已經下班了,我沒時間。
\10 秒提升好感度/ (37字)
O 這件工作確實很重要,我也很想馬上處理。但是我今天不太舒服,明天再處理好嗎?
【Bad Point】
X 直接斷定你做不到,會給人不好的印象
①直接否定 + ②批判對方
不好意思,我沒辦法①。
今天已經下班了,我沒時間②。
你想準時下班,這本身沒有不對,還願意加一句「不好意思」也很了不起。不過,上司也知道這是下班時間,所以這句話聽在上司心裡,可能會覺得你在找藉口推託。況且,用斷定的口氣說出「我做不到」,這是錯誤的一步。
這種說法等於是雙重否定,你應該遵照第2條準則,把全部肯定改為部分否定。
說不定上司找你,也只是希望你盡量幫個忙,並沒有真的非你不可。然而,你用如此強烈的措辭否定,會在上司心中留下壞印象。
【Good Point】
O 肯定對方的提案,提供一部分的修正
①認同對方 + ②坦白自己的想法和事實
這件工作確實很重要①,
我也很想馬上處理。可是我今天不太舒服,明天再處理好嗎②?
你理解上司交辦的是重要工作,這屬於「全部肯定」,是正確的做法。至於反問上司能否明天再處理,這是「部分修正」,也同樣是正確的做法。
說不定上司會注意到你累了,或者發現已經下班了。如此一來,上司就會答應你的要求等到明天再處理就好。
好的上司聽到這種話,也會明白在下班時交代工作並不厚道。
使用這種說法,就算你拒絕上司的提議,也可以保持對方的期待感,進而提升自己的評價。
談話中加入這些肢體動作→
用眼神和語氣表達你的熱忱,同時露出疲態,婉轉地拒絕上司
● 看著對方的眼睛,以清晰明快的口吻,說出你對這件工作的重視。
● 接著停頓一下,嘴巴稍微收窄,做出臉頰內凹的感覺,顯得你已經很累了。
● 當妳說出「如果不麻煩的話」,記得停頓一下,表達妳的關懷之意。
● 整句話慢慢講就好,講得太快的話,對方可能會不高興,他會覺得反正講了妳也聽不懂。
書籍介紹
本文摘錄自《1句話扭轉局勢的10秒溝通術:從一流主管到國家首領見證有感!請求、道歉、安慰、讚美、責備……任何情境都適用的速效表達技巧》,采實文化出版
作者:佐藤綾子
譯者:葉廷昭
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一個人能力再好、準備再多,
但決定印象好壞的關鍵,
其實,是開口的第一句話!
日本表達心理學權威、百萬暢銷作家
成功指導超過4萬名一流主管、56位國會議員,
就連日本前首相也是學員!
※本書附有QR Code下載「10秒提升好感度的表達準則精華」※
►分秒必爭的時代,溝通更要快狠準
現代人工作忙碌,要處理各種大小事,
在時間有限的溝通時,與其長篇大論,不如精準表達,
除了高效省時,更可以讓人留下深刻印象。
►一句話10秒鐘,決定被討厭或讓人青睞
擁有40年實務經驗的日本表達心理學權威佐藤綾子研究發現,
改變對一個人的好壞印象,不需要1週、1天、1小時、10分鐘……
其實,關鍵只要10秒鐘!
她指出,就算一個人能力再好,如果沒有掌握短短的10秒鐘,
想說什麼就說什麼,很容易一開口就會後悔。
►10秒最多44字,適用8大溝通目標╳59種情境,讓你無往不利
佐藤綾子提到,10秒鐘的一句話,最多能傳達約44個字(含標點符號),
只要有意識的練習善用,就能達到高品質溝通,
還能掌握對方心理,誘導情緒,進而得到青睞、逆轉局勢。
因此,她列出八大常見的溝通目標,包括:請求、提案、道歉、安慰、稱讚、責備……
透過59種情境,提供「10秒讓你被討厭」和「10秒提升好感度」的圖解範例,
說明NG和OK說法,甚至提出肢體動作的好建議,
讓你了解溝通準則,就能言簡意賅,一句話就能快速達成目標:
.提案時的情境:在會議中,提出創新想法
(╳)之前提案的內容有很多缺點。不過,我的提案剛好可以彌補這些缺點。
(○)我認為前人的心血很棒,在這個基礎上,我想多加一個新的提案,大家覺得如何呢?
【Bad Point】使用否定的說詞會招來反感
【Good Point】呼籲求新求變,並肯定過去
【肢體動作】再加入微笑和點頭,表達你的認同,對方就會採納你的意見
.難以啟齒的情境:下班前,被主管交代了很花時間的工作
(╳)不好意思,我沒辦法。今天已經下班了,我沒時間。
(○)這件工作確實很重要,我也很想馬上處理,但是我今天不太舒服,明天再處理好嗎?
【Bad Point】直接斷定你做不到,會給人不好的印象
【Good Point】肯定對方的提案,提供一部分的修正
【肢體動作】用眼神和語氣表達你的熱忱,同時露出疲態,婉轉拒絕上司
.道歉挽回雙方關係的情境:下屬應對不當,導致客戶有怨言
(╳)這樣喔……依我看,我們的員工應該不會做那種事啊……
(○)原來是我們員工的疏失,真的非常抱歉。
我馬上去確認狀況,到時候再與那名員工一起登門道歉。
【Bad Point】不要找藉口規避責任
【Good Point】先承認事實,表明下一步行動,以達到修正的效果
【肢體動作】用柔和的眼神接觸,表達你的歉意和後續應對方案
.激發對方拚勁的情境:和表現不錯的下屬搭話時
(╳)很厲害欸!你一個新來的可以做到這樣,真的讓我很驚訝。
(○)你工作這麼忙,也沒疏忽必要的準備工作,真的幫了我很大的忙。
【Bad Point】過低的評價只會破壞對方的拚勁
【Good Point】表達你的感激,藉此稱讚對方的本事
【肢體動作】表情和動作要盡量保持親和力
本書每種溝通情境都會搭配心理學準則、圖解和具體範例,
只要多加練習,任何情境都能舉一反三、隨機應變,
讓你一開口就能扭轉局勢、提升好感度,溝通任何事都無往不利,順利達標!
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責任編輯:馮冠維
核稿編輯:翁世航