在我的工作中，常常會遇到類似這樣的情況：邀請我開課的單位用Email傳了一份文件，要我下載後列印出來簽名，然後傳真回去給對方。

如果照著對方說明的方法執行，就必須：

  1. 「下載檔案」
  2. 「找到一台印表機」
  3. 「列印成紙本文件」
  4. 「完成簽名」
  5. 「找到一台傳真機」
  6. 「傳真回去給對方」
  7. 「整理工作後的紙張」

這些步驟中，如果我可以「少做幾個步驟」，或是「不用離開我正在工作的電腦桌」，並且克服「假如身邊剛好沒有傳真機、印表機」的問題，那麼相信可以節省不少時間，相對的我也會更想去做這件「瑣事」。

所以在這種情況下，我會善用雲端傳真、簽名、列印的方法，盡可能讓自己減少下載檔案、減少列印紙張，甚至減少可能要離開辦公桌的動作。

下面我會使用HelloFax或HelloSign這兩個服務，當然還有其他類似服務可以作到同樣的事情，我之前也寫過其專門的介紹：

你也可以單獨利用HelloFax與HelloSign這兩個服務來進行雲端傳真與簽名，減少列印動作。

但我下面想要分享的是我自己實際工作上一個「完整的無紙化工作流程」。

補充：如果你是在手機上要完成無紙化的簽名流程，可以使用這個工具：「除了筆，數位工作職人還可備上 Adobe Fill & Sign」。

1.當我在Google Inbox中收到一封郵件，郵件中有一些附加檔案要我填寫、簽名，並且列印後傳真回傳。這時候我會接著這樣做。

Photo Credit: 電腦玩物

2.從Google Inbox信箱附件中，線上開啟這份文件的預覽，然後點擊右上方的「新增至我的雲端硬碟」。

Photo Credit: 電腦玩物

3.在Google雲端硬碟中找到剛剛儲存的文件檔案，在網頁中點擊右鍵，選擇「選擇開啟工具」，然後選擇我已經「連結」在Google Drive中的傳真（HelloFax）或簽名（HelloSign）服務。

Photo Credit: 電腦玩物

因為這封郵件是要我簽名並傳真回傳，所以我直接選擇用「HelloFax」開啟它，就能同時作到傳真與簽名。

如果你不知道如何在Google Drive中連結像是HelloFax這樣的應用程式，可以參考這篇文章教學：「Google Drive 超工作術：16招雲端硬碟變最強辦公桌」。

4.接著就會把這份文件，從Google雲端硬碟傳送到HelloFax服務，我選擇「Fax Document」，表示我要傳真這份文件。

Photo Credit: 電腦玩物

5.傳真前，因為我還要在文件上填寫資料並完成簽名，所以先選擇「Fill out & Sign」按鈕。

Photo Credit: 電腦玩物

6.這時候就會線上打開這份文件的內容（文件是Word、PDF或Google Docs都可以），我可以在上面輸入文字、插入簽名。

Photo Credit: 電腦玩物

7.完成後，儲存並回到前一個畫面，在「Enter a fax number」，輸入對方的傳真機號碼（或郵件信箱），就能把這份已經簽好名的文件傳真給對方囉！

而且利用雲端傳真時，我不用像傳真機那樣等文件傳完，只要在網頁輸入號碼按下傳送，我就可以「立即離開」畫面繼續去做自己的工作，它會繼續幫我把文件傳送完畢。

這樣的工作流程，讓我：

  • 不需下載列印文件。
  • 不需找到傳真機。
  • 不需離開辦公桌。

節省這些麻煩的步驟，也幫助我節省了工作上的許多時間（尤其這些瑣事很多的時候）。

平常在自己的工作流程上，如果可以隨時思考著怎麼樣優化自己的工作步驟，讓步驟更省事，這樣不僅工作更流暢，也會多出更多時間可以去做重要的事情。這也是我最近撰寫的《比別人快一步的Google工作術》一書的寫作方向，分享給大家參考。

而且這樣一來，如果個人工作者沒有印表機與傳真機，在這個需求上連之前提過的「不需買印表機也免隨身碟，7-11全家雲端列印超方便教學」的方法也免了，因為文件根本不用列印出來。

延伸閱讀相關文章：

「 HelloFax 」雲端傳真服務
「 HelloSign 」雲端簽名服務

本文獲電腦玩物授權轉載，原文發表於此。

責任編輯：林奕甫
核稿編輯：楊之瑜