Was sind die häufigsten Herausforderungen und Fallstricke eines Print-Audits?

2 Unzureichende Datenerhebung

Ein Druckaudit stützt sich auf genaue und zuverlässige Daten, um Einblicke in Ihre Druckumgebung zu erhalten. Das Sammeln von Daten kann jedoch eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn Sie über ein großes oder komplexes Netzwerk von Geräten, Benutzern und Standorten verfügen. Möglicherweise müssen Sie verschiedene Tools und Methoden verwenden, z. B. manuelle Zählung, Softwareüberwachung, Benutzerumfragen oder Geräteberichte, um Informationen zu Ihren Druckvolumina, Kosten, Nutzungsmustern und Problemen zu sammeln. Sie müssen auch sicherstellen, dass Ihre Datenerfassung konsistent, umfassend und sicher ist und dass Sie Ihre Daten validieren und verifizieren, bevor Sie sie analysieren.

3 Schlechte Datenanalyse

Sobald Sie Ihre Daten gesammelt haben, müssen Sie sie analysieren, um Ihren aktuellen Zustand, Ihre Lücken und Chancen zu identifizieren. Die Datenanalyse kann jedoch entmutigend sein, insbesondere wenn Sie über viele Daten verfügen oder nicht über die Fähigkeiten oder Tools verfügen, um sie zu verarbeiten. Möglicherweise fällt es Ihnen schwer, aussagekräftige Muster, Trends oder Korrelationen zu finden oder Ihre Daten mit Benchmarks oder Best Practices zu vergleichen. Sie können auch einige wichtige Faktoren übersehen oder falsch interpretieren, wie z. B. Benutzerbedürfnisse, Vorlieben oder Verhaltensweisen oder externe Einflüsse wie Vorschriften oder Marktbedingungen.

4 Unzureichende Kommunikation und mangelndes Engagement

Ein Print-Audit ist kein einmaliges Ereignis oder ein Ein-Personen-Job. Es umfasst mehrere Stakeholder wie Management, IT, Finanzen, Beschaffung und Endbenutzer, die unterschiedliche Rollen, Verantwortlichkeiten und Erwartungen haben. Daher sind Kommunikation und Engagement für ein erfolgreiches Print-Audit unerlässlich. Sie müssen allen Beteiligten den Zweck, den Umfang und die Vorteile des Print-Audits vermitteln und während des gesamten Prozesses ihr Feedback und ihren Input einholen. Sie müssen sie auch in die Umsetzung und Bewertung der Empfehlungen für Druckaudits einbeziehen und sicherstellen, dass sie sich der Ergebnisse bewusst und mit ihnen zufrieden sind.

5 Mangelnde Nachverfolgung und Verbesserung

Ein Print-Audit ist kein Selbstzweck, sondern Mittel zum Zweck. Das ultimative Ziel eines Druckaudits ist es, Ihre Druckumgebung zu verbessern und Ihre Ziele zu erreichen. Viele Druckaudits halten jedoch nicht, was sie versprechen, weil es ihnen an Nachverfolgung und Verbesserung mangelt. Sie müssen die Ergebnisse Ihrer Druck-Audit-Aktionen überwachen und messen und sie mit Ihrer Baseline und Ihren Zielen vergleichen. Außerdem müssen Sie die Ergebnisse und Empfehlungen Ihrer Druckprüfung regelmäßig überprüfen und aktualisieren und Ihre Strategien und Taktiken bei Bedarf anpassen. Ein Print-Audit ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Verbesserungszyklus.