5 Fakten zur Fahrtkostenpauschale

Was gibt’s zur Fahrtkostenpauschale zu wissen? Sie kursiert unter verschiedenen Namen, gemeint ist jedoch immer dasselbe Prinzip – die Erstattung von Fahrtkosten entweder durch das Unternehmen oder über die Steuererklärung. Fünf wichtige Fakten, die Sie sich zur Fahrtkostenpauschale merken sollten, diskutieren wir jetzt.

Fahrtkostenpauschale, was ist das überhaupt?

Die Fahrtkostenpauschale wird manchmal auch Kilometerpauschale, Entfernungspauschale oder Pendlerpauschale genannt. Gemeint ist jedes Mal dasselbe. Mit der Fahrtkostenpauschale können Mitarbeitende die Fahrtkosten einer Geschäftsreise steuerlich geltend machen, d.h. sie rechnen die Ausgaben für geschäftlich bedingte Fahrten ab. Dieser Posten fließt mit anderen Reisekosten und Ausgaben in die Reisekostenabrechnung ein, die Mitarbeitende nach Abschluss der Dienstreise zur Kostenerstattung beim Unternehmen einreichen.

Die Fahrtkostenpauschale verringert laut EstG (Einkommenssteuergesetz) das zu versteuernde Einkommen. Dies gilt für ArbeitnehmerInnen und Selbständige. Die Pauschale wird ArbeitnehmerInnen ohne Nachweise erstattet, sollte der Betrag von 4.500 Euro überschritten werden, können Nachweise erforderlich werden.

Wie hoch fällt die Fahrtkostenpauschale aus?

Die Berechnung der Fahrtkostenpauschale richtet sich nach der zurückgelegten Strecke wenn Sie geschäftlich verreisen. Dabei wird jeder gefahrene Kilometer der kürzesten Verbindung zwischen Start- und Zielort berücksichtigt. Davon abweichende Routen oder Umwege können mit der richtigen Begründung beim Finanzamt auch akzeptiert werden. Es lohnt sich auch die Dauer und Orte des geschäftlichen Aufenthalts zu notieren, da so die Berechnung der Verpflegungspauschale später leichter fällt.

Seit Beginn des Jahres 2021 können ab dem 21ten Kilometer, der geschäftlich zurückgelegt wird, 35 Eurocents pro Kilometer geltend gemacht werden. Für die ersten 20 gefahrenen Kilometer gilt weiterhin 30 Eurocents. Dies soll den gestiegenen Unterhaltskosten und Betriebskosten, die Mitarbeitende für Transportmittel haben, Rechnung tragen.

Damit bei der Berechnung keine fehlerhaften Beträge herauskommen, müssen Sie auf jeden Fall die Ursache der Fahrt klären. Fahren Sie zur ersten Tätigkeitsstätte oder sind Sie auf Geschäftsreise zu anderen Arbeitsorten unterwegs? Bei Geschäftsreisen können Sie nämlich den Hin- und Rückweg absetzen, beim Pendeln nur eine einfache Wegstrecke pro Arbeitstag. In Abstimmung mit dem Unternehmen sollte daher geklärt werden, was als „erste Tätigkeitsstätte“ zu definieren ist. Dann ist im ersten Schritt schon klar, ob Sie zur Arbeit gependelt sind oder auf Geschäftsreise gehen.

Die Pendlerpauschale kommt mit einer weiteren Einschränkung, der Fahrtenanzahl. Die Fahrtkostenpauschale darf nur für die Tage angesetzt werden, an denen Sie tatsächlich auch zur Arbeit (erste Tätigkeitsstätte) gefahren sind. Das bedeutet, dass Urlaubs- und Krankheitstage sowie Homeoffice-Tage abgezogen werden müssen.

Merke: Mit der Reisekostenreform von 2014 ersetzt die erste Tätigkeitsstätte, die bis dahin geltende regelmäßige Arbeitsstätte (bei der noch der qualitative Tätigkeitsschwerpunkt entscheidend war).

Rechenbeispiel zur Entfernungspauschale

Machen wir doch ein kurzes Rechenbeispiel. Sie legen als PendlerIn zwischen der Wohnung in Fürstenfeldbruck und dem Arbeitsplatz in München jeweils eine Strecke von 25 Kilometern zurück. Nach Abzug der Wochenenden und Feiertagen für 2021 verbleiben 220 Arbeitstage. Die steuerwirksame Entfernungspauschale liegt in diesem Fall bei 1.705€ = 20km mal 220 Arbeitstage mal 30 Cent plus 5km mal 220 mal 35 Cent.

Wenn zur Anreise zum Geschäftstermin auswärts verschiedene Transportmittel verwendet werden, dann muss hier zwischen privaten und geschäftlichen Fahrzeugen unterschieden werden. Die Kosten, die Reisenden mit dem privaten Fahrzeug entstehen, sind vollständig von der Steuer absetzbar. Wenn jedoch mit öffentlichen Transportmitteln gereist wird, gilt eine jährliche Obergrenze von 4.500€.

Tipp: Auch die Bahncard, die hauptsächlich geschäftlich genutzt wird, kann unter Umständen von der Steuer abgesetzt werden. Sie müssen diese Kosten dann jedoch privat in den Werbungskosten der Einkommenssteuer angeben.

Was bringen Softwares zur Verwaltung von Fahrtkosten?

Gelungene Softwareintegrationen sparen Unternehmen viel Arbeit und Stress und können sogar eine verkaufsfördernde Wirkung entfalten. Professionelle Programme garantieren, dass Sie in der Buchhaltung immer auf dem neuesten Gesetzesstand sind. Durch zentralisierte Verwaltungssoftware können auch Fehler beim Erstellen von Abrechnungen und Berechnungen der Entfernungspauschale vermieden werden. Darüber hinaus behalten Unternehmen und Finanzverantwortliche immer den Überblick zum Finanzstatus des Unternehmens. Sie können Daten bis zur Buchungssatzebene herunterbrechen und so die Zahlen besser verstehen. Je nach Softwareumfang können mit geeigneten Buchhaltungstools auch Angebote, Rechnungen und Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellt sowie ein Kassenbuch geführt werden. Über eine direkte Anbindung der Software an ERP-Lösungen können Rechnungen und Daten zudem in Echtzeit abgerufen werden. Woher kommt diese Zahl, können Sie mit der richtigen Datengrundlage dann leicht beantworten.

Daten auf Buchungssätze herunterbrechen und Überblick behalten

Mit einer unternehmensweiten Integration können Mitarbeitende ihre Fahrtkosten flexibel von unterwegs und überall erfassen. Dank einer Software können Mitarbeitenden auch händische Prozesse wegfallen und sie sparen sich lästiges Tabellenführen und zeitraubenden Papierkram. Aber eine Digitalisierung kann nur dann gelingen, wenn alle Stakeholder mit an Bord und gut informiert sind. Es empfiehlt sich auf jeden Fall verschiedene Softwares zu vergleichen und dann für die beste, auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnittene Software zu entscheiden.

Durch die Automatisierung erschließen sich Unternehmen viele neue Möglichkeiten, die über das reine Fahrtkostenmanagement hinausgehen. Dazu zählen unter anderem die automatisierte Buchhaltung und Rechnungsverarbeitung. Hier werden neueste Technologien wie die Künstliche Intelligenz oder Machine Learning angewandt, die zur Fehlervermeidung beitragen und Mitarbeitenden neue Freiräume für wichtigere Aufgaben schaffen.

Diese Regelungen greifen im Jahr 2021

Die Pendlerpauschale greift unabhängig vom gewählten Transportmittel, d.h. Sie können diese Pauschale für Fahrten mit dem Rad, Bus, Zug, Motorrad und Auto geltend machen. Ausgenommen sind einzig geschäftlich bedingte Flugreisen, hier wird die Reisekostenabrechnung anhand der tatsächlichen Kosten vorgenommen. Die Pauschale wird für jeden vollen Kilometer berechnet, bis zum 20ten gelten weiterhin 30 Cents pro gefahrene Kilometer. Seit dem ersten Januar 2021 gilt ab dem 21ten Entfernungskilometer eine erhöhte Fahrtkostenpauschale von 35 Cents. Ab 2024 soll diese voraussichtlich bis auf 38 Cents ansteigen und dann wiederum einige Jahre gelten. Mit den höheren Beträgen bei der Entfernungspauschale versucht das Finanzministerium gestiegene Spritpreise und Unterhaltungskosten zu berücksichtigen.

Die verkehrsmittelunabhängige Fahrtkostenpauschale, auch als Entfernungspauschale bekannt, hat im Jahr 2001 die Kilometerpauschale abgelöst. Seitdem können auch Bahnfahrer und Fernpendler von den erhöhten Pauschalbeträgen profitieren.

Kürzeste Verbindung und Obergrenze bei Pendel-Strecken

Darüber hinaus sollten Sie für den Weg zur Arbeit und meistens auch für die Geschäftsreise die kürzeste Straßenverbindung wählen. Wie bereits kurz angesprochen, ist das gewählte Verkehrsmittel nicht entscheidend. Für die Pendlerpauschale gilt die kürzeste Verbindung, auch wenn Teilstrecken mit der Bahn, Mitfahrgelegenheit oder dem Fahrrad zurückgelegt wurden.

Bei der Entfernungspauschale gilt zudem ein Höchstbetrag von 4.500 Euro. Diese Obergrenze ist ausgehebelt, sobald Sie mit dem eigenen oder geschäftlichen Fahrzeug, zur Arbeit gefahren sind. Wenn Sie mehrere Wohnungen haben, können Fahrten von dieser zur Arbeit nur dann mit der Entfernungspauschale vergolten werden, wenn sie den Lebensmittelpunkt darstellt. Auch Kosten für Familienheimfahrten, die im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung anfallen, können über die Fahrtkostenpauschale berücksichtigt werden.