Alle im Homeoffice – wie können Remote Meetings gelingen?

Egal, ob es um Arbeiten von verteilten Standorten geht, oder um die Entwicklung, dass immer mehr Kolleg*innen aus dem Homeoffice arbeiten – unsere Arbeitswelt verändert sich und wir sind schon längst nicht mehr alle an einem Ort, wenn wir arbeiten – auch schon vor der Coronakrise. Das verändert auch die Art und Weise, wie unsere Meetings aussehen. Häufig schalten wie Kolleg*innen aus dem Homeoffice dazu oder holen unsere Sitznachbarn per Telefon mit rein.

Doch können wir auch größere Termine wie Workshops, Brainstormings oder Retrospektiven im digitalen Raum abhalten? Und wie können die genauso effizient sein wie vor Ort? Wie schaffen wir es, dass sich die Teammitglieder auch über Kilometer Entfernung vertrauen und sogar ein Teamgefühl aufbauen? Diesen Fragen wollen wir uns in dieser fünfteiligen Artikelreihe, die auf Spezial-Folgen unseres Podcasts "Methoden-Montag" basieren, widmen und euch Anregungen geben, wie Remote Meetings erfolgreich gelingen können. Im ersten Teil geht es heute um die Grundlagen.

Die Grundlagen 

Schon bevor ihr wirklich eure ersten Meetings per Videokonferenz abhaltet, könnt ihr die Grundlagen legen, damit Remote Meetings später ein Erfolg werden. Zum Beispiel könnt ihr die Situation wunderbar im täglichen StandUp simulieren. Wenn nun alle im Kreis stehen und berichten, ergreift nicht jeder Teilnehmende selber das Wort, sondern ein Scrum Master oder ein Moderator bzw. eine Moderatorin erteilt das Wort: “Du bist dran, Lena!” 

Warum diese Umstellung? In einer Videokonferenz kann man schlecht “im Uhrzeigersinn” dran sein, deswegen ist es sinnvoll, wenn jemand den Prozess beherrscht und das Wort erteilt. Bei Fragen oder Zwischenmeldungen hilft ein kurzes Handzeichen und der Moderierende erteilt dann wieder das Wort (sowohl zur Übung im StandUp vor Ort, als auch später im Remote StandUp). Ein "Uhrzeigersinn" kann im Remote-Meeting später durch die Teilnehmerliste ersetzt werden.

Praktisch: Durch Handzeichen oder eine kurze Nachricht im Chat und persönliche Ansprache der Kolleg*innen, die dran sind, ist später auch die Verzögerung bei der Übertragung der Videokonferenz kein Problem und es kommt nicht zu typischen Situationen, in denen die Teilnehmer sich dauernd ungewollt ins Wort fallen, weil die Übertragung um eine halbe Sekunde zeitverzögert ist. 

Eine wichtige Grundlage für gelingende Remote Meetings ist selbstverständlich auch die Technik. Gute Bild- und Tonqualität sorgen dafür, dass sich alle Teilnehmenden gut sehen und verstehen können. Gute Qualität baut Barrieren ab und sorgt dafür, dass das Team sich näher ist, auch wenn es sich eigentlich fern ist. 

Wenn möglich, sollten Remote Meetings stets auch mit Videoübertragung stattfinden. So machen sich die Kolleg*innen im Homeoffice auch frei von jedem Verdacht, dass sie irgendwie “gemütlich arbeiten” oder doch nur im Schlafanzug auf dem Sofa sitzen. Auf der anderen Seite hilft es denen, die im Homeoffice sind, enorm, eine bessere, verbindlichere Arbeitsatmosphäre zu schaffen. 

Achtet hierbei auf die Perspektive: Baut Computer und/oder Webcam so auf, dass ihr als Teilnehmende frontal in die Kamera schaut – und zwar auf Augenhöhe. Aufnahmen von schräg rechts unten sind für niemanden vorteilhaft und Bilder wie bei einer HNO-Untersuchung möchte in einer Videokonferenz auch keiner sehen.  

Achtet auf euren Fokus! Wer “nur” per Video dazugeschaltet ist, läuft stärker Gefahr, abzudriften und sich ablenken zu lassen. Alleine zu Hause vor dem Computer können Gedanken und Augen schonmal auf Wanderschaft gehen. Deswegen konzentriere dich immer darauf, den Fokus auf dem gerade stattfindenden Termin zu halten und minimiere am besten die Möglichkeiten der Ablenkung. Das bedeutet: Schalte das Konferenz-Fenster auf Vollbild, blende E-Mails, Soziale Medien und alle anderen Ablenkungsquellen konsequent aus. Als Moderator*in solltest du alle Teilnehmenden im Blick haben. Achte auch auf Augenbewegungen (liest jemand parallel E-Mails?) und einen unfokussierten Blick. 

Damit Remote Meetings im Alltag gut gelingen und alle Teilnehmenden eine Routine aufbauen können, sollte die Videokonferenz immer gestartet werden, wenn nicht alle Team-Mitglieder vor Ort sind. Auch wenn nur 10 % aller Kolleg*innen an einem anderen Ort sind, findet das StandUp (auch) digital statt. Das schafft Verbindlichkeit und gibt dem kompletten Team Sicherheit im Umgang mit den Tools. 

Die Grundlagen – das Wichtigste in Kürze: 

• Übe Video-Konferenzen früh in Routine-Situationen 
• Setze auf eine Moderator*in, die bestimmt, wer dran ist und nutze Handzeichen im Videochat 
• Achte auf die richtige Technik für gute Bild- und Tonqualität 
• Achte auf die Kameraperspektive 
• Sei fokussiert und achte drauf, dass alle anderen es auch sind 
• Setze konsequent auf Remote Meetings, wenn nicht alle vor Ort sind 

Im zweiten Teil der Artikelreihe geht es später um die Vorbereitung von Remote-Workshops und die Frage, was Moderierende und Teilnehmerinnen und Teilnehmer vorher wissen sollten.