DIGITALE KOLLABORATION – WELCHEN REIFEGRAD ERREICHT IHR UNTERNEHMEN?

COVID-19 zwingt aktuell fast alle Unternehmen in Deutschland, ihren Arbeitsalltag neu zu organisieren. Homeoffice und digitale Kollaboration rücken in den Vordergrund und in den sozialen Netzwerken tauchen täglich neue „Selfies“ von begeisterten virtuellen Teams auf. Der Trend zu Remote-Arbeit und geographisch verteilten Teams ist nicht neu, aber die aktuelle Situation erfordert auch in traditionelleren Branchen ein Umdenken. 

Wir haben uns daher in den vergangenen Wochen noch intensiver mit dem Thema Digitale Kollaboration auseinandergesetzt und möchten unsere Erkenntnisse, Erfahrungen und hilfreichen Praktiken gerne mit unseren Kunden teilen. Im ersten Teil dieser Blog-Serie legen wir mit einem Reifegradmodell für virtuelle Zusammenarbeit und allgemeinen Tipps für erfolgreiche Remote-Arbeit den Grundstein für Ihren Weg zu verbesserter digitaler Kollaboration. Der zweite Teil widmet sich den konkreten Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag unserer Beraterinnen und Berater sowohl in der internen Arbeit als auch im Einsatz beim Kunden.

REIFEGRADE DIGITALER KOLLABORATION 

In der Praxis lässt sich ein gravierender Unterschied im Reifegrad der Arbeit in virtuellen Teams beobachten. Viele Neueinsteiger in die Welt der digitalen Kollaboration verwechseln die simple Verlagerung von Meetings vom physischen Meetingraum in Online-Tools wie Teams, Zoom oder Google Hangouts mit effektiver Nutzung neuer Technologien für digitale Zusammenarbeit. Dies lässt die Börsenkurse der Anbieter explodieren, generiert aber nicht den Mehrwert für Unternehmen, den eine effiziente Nutzung digitaler Medien schaffen könnte.

In einem kürzlich erschienenen Podcast zum Thema „The New Future of Work“ teilt Matt Mullenweg, CEO von Automattic , ein Reifegradmodell für virtuelle Teams. Automattic ist die Firma hinter WordPress und betreibt somit rund 35 % aller Webseiten im Internet. Die 1.200 Mitarbeiter verteilen sich auf 75 Länder – Büros gibt es nicht, die Mitarbeiter kollaborieren fast ausschließlich online. Mullenweg unterscheidet in seinem Reifegradmodell zwischen fünf Leveln:

Level 1: Keine aktiven Maßnahmen

Das Unternehmen unternimmt nichts, um Remote-Arbeit aktiv voranzutreiben. Wenn Mitarbeiter einen Tag im Homeoffice verbringen müssen, können sie sich lediglich in Telefonkonferenzen einwählen oder ihre E-Mails bearbeiten.

Level 2: Verlagerung des physischen Arbeitsplatzes in die virtuelle Welt 

Mitarbeiter haben Zugang zu verschiedenen Softwarelösungen für Videokonferenzen (Microsoft Teams, Zoom, etc.), Instant Messaging (Slack, Yammer, etc.) und E-Mail, aber an-stelle die Vorteile der neuen Medien zu nutzen, rekonstruieren Teams den normalen Büroalltag online. Diese Vorgehensweise verstärkt die bereits heute bestehenden Nachteile moderner Bürokultur: Aus Meeting-Marathons werden Videokonferenz-Marathons und die Unterbrechungen im Minutentakt erfolgen nun via Teams, Slack, Telefon oder durch das obsessive Checken von E-Mails.

Level 3: Anpassung an die neuen Medien 

Unternehmen fangen an, die Vorteile digitaler Medien zu nutzen. In virtuellen Arbeitssessions wird in Microsoft Teams oder Google Docs gemeinsam an Dokumenten gefeilt. Der aktuelle Arbeitsstand ist jedem Teammitglied ersichtlich und kann in Echtzeit auf Basis der laufen-den Diskussionen aktualisiert werden. Dies schafft ein gemeinsames Verständnis der diskutierten Themen und das Risiko fehlender Informationen durch mangelnde Kommunikation im Team wird minimiert. Eine Sharp-Studie fand heraus, dass deutsche Büroangestellte durchschnittlich 16,5 Stunden pro Monat in Meetings verbringen, die mehrheitlich als ineffektiv empfunden werden. Virtuelle Teams im Reifegrad 3 verzichten weitestgehend auf Meetings. Kommunikation findet hauptsächlich schriftlich statt und effektive schriftliche Kommunikation wird zur Kernkompetenz für alle Teammitglieder.

Level 4: Asynchrone Kommunikation 

Die meisten E-Mails und sonstigen Anfragen bedürfen keiner sofortigen Antwort. Das sogenannte „9-to-5“ hat ausgedient. Jeder Mitarbeiter arbeitet selbstorganisiert zu der Zeit, in der er am produktivsten arbeiten kann. Wenn mal etwas wirklich sofort geklärt werden muss, nutzen die Mitarbeiter entsprechend geeignete Kommunikationskanäle wie das Telefon.  

Unternehmen, die asynchrone Kommunikation in der Praxis umsetzen, haben begriffen, dass es im digitalen Zeitalter ein schwerer Fehler ist, Präsenz mit Produktivität zu verwechseln. Ständige Unterbrechungen halten Wissensarbeiter davon ab, fokussiert nachzudenken und in den „Flow“ zu kommen. Eine McKinsey-Studie fand bereits 2013 heraus, dass Manager im Flow bis zu 500 % produktiver arbeiten. Dies passt nicht zu einem Arbeitsalltag, in dem Mitarbeiter ihre Smartphones durchschnittlich 2.617 Mal am Tag checken.

 Level 5: Nirvana

 Auf Level 5 arbeitet das Team virtuell besser zusammen als es physisch jemals könnte. Die Remote-Philosophie ist tief in der Unternehmenskultur verankert und die Mitarbeiter können sich darauf fokussieren, ihre Arbeitsumgebung auf die persönlichen Bedürfnisse abzustimmen.

In der aktuellen Lage machen viele Unternehmen die leidliche Erfahrung, dass sie das Thema Remote-Arbeit lange Zeit verschlafen haben. Eine Umfrage des Branchenverbandes Bitkom Anfang 2019 ergab, dass lediglich 39 % aller Arbeitgeber ihren Mitarbeitern gestatten, aus dem Homeoffice zu arbeiten – und dies auch nur unter klaren Auflagen. Es gibt sicherlich einige Ausnahmen, aber ein Großteil deutscher Unternehmen wird aktuell irgendwo zwischen Level 1 und Level 2 zu finden sein. Es besteht ein großer Nachholbedarf zu den Themen Remote-Arbeit und digitale Kollaboration.

REMOTE-ARBEIT UND VIRTUELLE KOLLABORATION - WIE GEHT DAS EIGENTLICH?

Nachfolgend haben unsere Beraterinnen und Berater einige grundlegende Tipps für die digitale Kollaboration für Sie zusammengestellt.  

Feste Rahmenbedingungen

Für die digitale Zusammenarbeit ist es fundamental wichtig, feste Vereinbarungen für die Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit zu treffen. Fragen wie: „Wie wollen wir zusammenarbeiten? Welche Tools wollen wir nutzen? Wo werden Dokumente abgelegt? Wie wird kommuniziert und wie schnell wird Rückmeldung erwartet?" sollten für effektive digitale Kollaboration explizit vereinbart und festgehalten werden, um klare Erwartungen zu schaffen und Missverständnisse zu vermeiden

Meetings

Versuchen Sie Meetings weitestgehend zu vermeiden. Lässt sich ein Thema auch per Instant Message oder E-Mail klären, ist dies deutlich effizienter als ein Meeting einzuberufen. Wenn aus Ihrer Sicht doch ein Meeting notwendig ist, versuchen Sie, es möglichst kurz und den Teilnehmerkreis möglichst klein zu halten. Es empfiehlt sich eine Maximaldauer von 15 Minuten und eine Teilnehmerzahl von maximal drei Leuten – mehr Kollegen sind meist für eine Entscheidungsfindung nicht notwendig und die kurze Timebox sorgt für eine fokussierte Diskussion der Meeting-Thematik. Ausgenommen von dieser Regelung sind längere Arbeitssessions, wie bspw. Workshops oder Sprint-Events. Hier kommt es auf gute Struktur und Moderation an – unsere Tipps finden Sie im nächsten Abschnitt.

Teamgeist

Sind die Kollegen plötzlich dazu gezwungen, von zu Hause aus zu arbeiten und sich nicht mehr täglich im Büro zu sehen, leidet der Teamgeist. Es gibt die unterschiedlichsten Formate, um hier aktiv entgegenzuwirken: Virtuelles Co-Working, ein Gruppenchat als „virtueller Wasserspender“, virtuelle Kaffee-Dates, Mittagessen oder Quiz Nights. Probieren Sie ruhig unter-schiedliche Formate aus, um herauszufinden, was Ihren Mitarbeitern am besten gefällt.

Nützliche Tools für digitale Kollaboration, wenn Ihr Unternehmen nicht bereits mit einer Modern-Workplace-Lösung wie Microsoft 365 oder Googles G Suite ausgestattet ist: 

• Zoom für Videokonferenzen
• Slack für Instant Messaging
• Focusmate.com, remo.co & walkboutco.com für Virtual Co-Working 
• Sli.do & Mentimeter für Echtzeit-Umfragen in Meetings
• MetroRetro, Parabol & Stormboard für Retrospektiven & Lessons Learned
• PlanITPoker für virtuelles Planning Poker
• Webwhiteboard als einfaches digitales Whiteboard
• Trello für virtuelle Kanban Boards

Tipps für die Durchführung von Online-Workshops & -Sprintevents:

• Gute Online-Meetings basieren auf einer Mischung aus guter Infrastruktur (Headsets, Kameras, geeignetes Videokonferenz-Tool wie bspw. Microsoft Teams) und Moderation
• Starten Sie Ihre Meetings mit Icebreakern, um den Zusammenhalt zu fördern - Inspiration und ein passendes Tool finden Sie hier (per Mausklick)
• Nutzen Sie die Kamera, um Präsenz zu schaffen
• Das Mikrofon sollte nur eingeschaltet werden, wenn man spricht
• Teilnehmer sollten nur sprechen, wenn der Moderator sie dazu auffordert
• Nutzen Sie den Gruppenchat für Wortmeldungen – der Moderator sieht die Reihenfolge, in der sich Teilnehmer zu Wort gemeldet haben und kann entsprechend das Wort erteilen
• Über den Gruppenchat ist es auch möglich, eine direkte Gegenposition zum aktuell Gesagten einzunehmen oder Zustimmung auszudrücken, was dem Moderator wiederum die Chance gibt, etwaige Gegenpositionen in der Reihenfolge der Wortmeldungen vorzuziehen
• Nutzen Sie interaktive Medien wie bspw. Google Docs, um in Echtzeit an geteilten Dokumenten zu arbeiten 

WELCHEN REIFEGRAD HAT IHR UNTERNEHMEN, WAS DIE DIGITALE KOLLABORATION BETRIFFT?

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Im nächsten Teil der Serie geben wir einen Einblick, wie unsere Kollegen die oben genannten Tipps in der Praxis umsetzen.

David Treffenstädt | Senior Consultant | Assure Consulting

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Dieser Artikel ist am 14.04.2020 auf dem Blog der Assure Consulting GmbH erschienen.