Aus analog wird digital: So gelingt die Prozessdigitalisierung
Christian Meier
💻💡Digitalisierung Ihrer dokumentenbasierten Abläufe | Dokumentenmanagement | DocuWare |
In Zeiten des digitalen Wandels ist die Prozessdigitalisierung ein entscheidender Schritt für Unternehmen, um effizienter, transparenter und wettbewerbsfähiger zu werden. Die Umstellung von manuellen Abläufen auf digitale Workflows ist jedoch auch mit einigen Herausforderungen verbunden. Wie die Digitalisierung von Prozessen funktioniert, auf was Sie dabei achten müssen und weshalb die richtige Software den Grundstein für Ihren Erfolg bildet, lesen Sie in diesem Beitrag.
Was ist Prozessdigitalisierung?
Prozessdigitalisierung beschreibt die Umwandlung analoger oder manueller Geschäftsprozesse in digitale Workflows. Dabei werden Informationen, Dokumente und Daten elektronisch erfasst, verarbeitet und gespeichert. Die Hauptziele der Prozessdigitalisierung bestehen darin, die Effizienz, Transparenz und Produktivität im Unternehmen zu steigern, Fehler zu minimieren und die Zusammenarbeit zu verbessern. Innovative Technologien und Software-Lösungen unterstützen Unternehmen während der Transformation und helfen, sich an die Anforderungen der digitalen Welt anzupassen.
Welche Vorteile bietet Prozessdigitalisierung?
Digitale Prozesse sind wichtig, um die eigene Zukunftsfähigkeit zu sichern. Konkret profitieren Unternehmen von folgenden Vorteilen:
Kundenerwartungen erfüllen
Ob B2B oder B2C, die Digitalisierung hat großen Einfluss auf nahezu jede Branche. Das bedeutet auch, dass die Anforderungen der Kunden steigen – ob es sich nun um eine innovative Customer Experience oder um nahtlose, digitale Prozesse bei der Kaufabwicklung handelt. Unternehmen müssen sich mit diesen Bedürfnissen auseinandersetzen und sicherstellen, dass sie nicht nur die Erwartungen ihrer Kunden erfüllen, sondern diese langfristig binden.
Wettbewerbsfähig bleiben
Die Märkte entwickeln sich schneller denn je. Alte Geschäftsmodelle, die jahrzehntelang für Erfolg gesorgt haben, werden überholt und durch neue ersetzt. In diesem Kontext haben manuelle, repetitive Prozesse ausgedient, schließlich liefern sie nicht länger die notwendige Agilität und Flexibilität. Wer sich also langfristig im Wettbewerb behaupten will, muss auf anpassungsfähige, digitale Prozesse umstellen.
Attraktiv für Fachkräfte sein
Der Fachkräftemangel und der damit verbundene „War of Talents“ ist allgegenwärtig. Hier haben diejenigen Unternehmen die Nase vorn, die ihren Mitarbeitenden ein modernes, innovatives Arbeitsumfeld bieten – ein ausschlaggebendes Kriterium – allen voran für Millennials und die Generation Z.
Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern
Eingefahrene, analoge Abläufe oder manuelle, repetitive Tasks sorgen häufig für Frustration. Digitale und automatisierte Prozesse schaffen Abhilfe und Raum für strategische oder kreative Aufgaben. On top profitieren Unternehmen von motivierteren und produktiveren Mitarbeitenden. Teams können im Rahmen moderner Hybrid-Work-Konzepte zudem problemlos von zu Hause aus oder unterwegs arbeiten. Dadurch genießen sie eine bessere Work-Life-Balance und sind insgesamt zufriedener.
Welche Herausforderungen gilt es zu beachten?
Auch wenn die Vorteile der Prozessdigitalisierung überwiegen, gibt es trotzdem einige Herausforderungen, die aber mit einer sorgfältigen Digitalisierungsstrategie einfach bewältigt werden können. Ein Überblick:
Wie funktioniert Prozessdigitalisierung?
Die Digitalisierung von Prozessen erfolgt in der Regel in mehreren Phasen, die je nach Unternehmen und den jeweiligen Anforderungen variieren können. Damit Digitalisierungsprojekte reibungslos über die Bühne gehen, empfehlen sich jedoch folgende Schritte:
Analyse und Planung: Die erste Stufe besteht darin, die bestehenden Geschäftsprozesse gründlich zu analysieren und so manuelle Abläufe, Engpässe und ineffiziente Bereiche zu identifizieren. Diese Analyse bildet die Basis für die konkrete Zielsetzung und die darauffolgende Planung der verschiedenen Digitalisierungsmaßnahmen.
Auswahl der geeigneten Software: Ist die Planungsphase abgeschlossen, wählen Unternehmen eine passende Software-Lösung aus, die den Anforderungen der digitalen Prozesse gerecht wird. Dabei ist es wichtig, darauf zu achten, dass sich bestehende Systeme gut in die neue Lösung integrieren lassen.
Digitalisierung der Daten: In diesem Schritt werden analoge Informationen, Dokumente und Daten in digitale Formate überführt. Das kann durch das Scannen von Papierdokumenten, die Eingabe von Daten in elektronische Formulare oder die automatische Erfassung von Informationen erfolgen.
Automatisierung und Workflow-Design: Viele manuelle Prozesse lassen sich automatisieren. Hier werden die digitalen Prozesse entworfen und Workflows definiert, die den Ablauf der Aufgaben steuern.
Digitale Kompetenz fördern: Mitarbeitende müssen auf die neuen digitalen Prozesse vorbereitet und entsprechend geschult werden. Es geht es vor allem darum, neue Software-Lösungen korrekt anzuwenden und zu lernen, effizient mit digitalen Workflows zu arbeiten.
Testphase und Optimierung: Bevor die vollständige Umstellung erfolgt, sollten die digitalen Prozesse getestet und bei Bedarf optimiert werden. Dabei werden mögliche Fehler und Notwendigkeiten zur Anpassung identifiziert, um sicherzustellen, dass die Prozesse reibungslos funktionieren.
Implementierung und Tracking: Nach erfolgreichem Abschluss der Testphase wird die Digitalisierung der Prozesse eingeführt. Während der Implementierung wird der Fortschritt überwacht und bei Bedarf weitere Anpassungen vorgenommen.
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Kontinuierliche Optimierung: Die Digitalisierung von Prozessen ist ein kontinuierlicher Prozess. Unternehmen sollten daher alle digitalen Workflows regelmäßig überprüfen und optimieren, damit sie auch in Zukunft den aktuellen Anforderungen und Entwicklungen gerecht werden.
Tipps für einen erfolgreichen Start
Alle Prozesse im gesamten Unternehmen zu digitalisieren, klingt hauptsächlich nach einer Mammutaufgabe? Das muss nicht sein. Die folgenden Tipps helfen auf den richtigen Weg:
1. Fangen Sie klein an
Starten Sie mit kleineren Routineprozessen wie beispielsweise dem Rechnungseingang, um erste Erfahrungen zu sammeln. Auf diese Weise gewöhnen sich Ihre Mitarbeitenden schnell an die neue Arbeitsweise. Im nächsten Schritt können Sie weitere Prozesse digitalisieren.
2. Machen Sie Ihre Hausaufgaben
Analysieren Sie alle relevanten Prozesse kritisch. Zum einen lassen sich Prozesse nur dann effizient digitalisieren, wenn alle Arbeitsschritte, Schnittstellen und Beteiligten bekannt sind. Zum anderen gilt: Nur diejenigen Prozesse, die bereits analog ohne Probleme funktionieren, werden das auch im digitalen Zustand tun. Befassen Sie sich also ausgiebig mit dem IST-Zustand, bevor Sie mit der Digitalisierung starten.
3. Binden Sie Ihre Mitarbeitenden ein
Diese wissen oft am besten, welche Prozesse reibungslos ablaufen, und welche Probleme bereiten. Nutzen Sie diese Expertise und beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden von Anfang an mit ein. Zudem schaffen Sie so mehr Akzeptanz für neue Tools und Arbeitsweisen.
4. Denken Sie abteilungsübergreifend
In vielen Unternehmen beginnt die Digitalisierung schleichend, wenn beispielsweise einzelne Abteilungen Lösungen implementieren, die zwar für das Team gut funktionieren, aber sich nicht im gesamten Unternehmen einsetzen lassen und so eine Zusammenarbeit erschweren. Achten Sie darauf, dass sie eine Lösung wählen, die in allen Abteilungen eingesetzt werden kann und über die notwendigen Schnittstellen verfügt.
Wie kann ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützen?
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist nicht nur eine praktische Software-Anwendung, sondern bildet die Basis für die Prozessdigitalisierung und Prozessoptimierung:
Digitale Prozesse realisieren
Fast alle Prozesse starten oder beinhalten Dokumente. Ein DMS löst den klassischen Austausch von Schriftstücken in Papierform komplett ab und ermöglicht die digitale Weiterleitung, Bearbeitung, Freigabe und Archivierung. Alle Mitarbeitenden greifen so auf das gleiche Dokument zu und Veränderungen lassen sich jederzeit nachvollziehen.
Workflows automatisieren
Prozessautomatisierung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, allerdings ist es wichtig, Medienbrüche durch die Nutzung von Papier zu vermeiden. Mit Hilfe eines DMS liegen alle Dokumente digital vor, die so an andere Applikationen weitergegeben werden können. So entstehen voll automatisierte Workflows – wie beispielsweise für die Rechnungsverarbeitung.
Datengestützte Entscheidungen treffen
Liegen Dokumente und die zugrundeliegenden Daten digital vor, lassen sie sich mit Hilfe von Analyse-Tools auswerten. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um wichtige Geschäftsentscheidungen datengestützt zu treffen.
Effizienz steigern
Sparen Sie sich die lästige Suche nach wichtigen Dokumenten. Mit einer intelligenten Suche finden Sie die gewünschten Informationen innerhalb weniger Klicks.
Mehr Flexibilität schaffen
Alle Dokumente stehen rund um die Uhr zur Verfügung – egal von welchem Ort aus, über mobile Apps oder im Offline-Modus ohne Verbindung zum Internet. Auf diese Weise arbeiten Teams flexibler und einfacher zusammen.
Compliance gewährleisten
Alle Dokumente sind sicher archiviert. So schützen Sie sich nicht nur vor Datenverlust, sondern halten auch Aufbewahrungsfristen sicher ein. Zudem können Sie jederzeit nachvollziehen, wer welches Dokument wann wie bearbeitet hat.
Fazit
Die Prozessdigitalisierung ist mehr als nur ein Trend. Sie bietet Unternehmen die Chance, ihre Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit erheblich zu steigern. Mit reduzierten manuellen Aufgaben, schnelleren Abläufen und einer besseren Datenverfügbarkeit können Unternehmen ihre Ressourcen besser nutzen und ihren Kunden einen verbesserten Service bieten.