Die Firma und andere Personas in der digitalen Transformation
Dieter Bauer
Digitalisierung meint Prozessmanagement - Aufzeigen und Fördern von Möglichkeiten
Darf ich vorstellen: Anhand der unten dargestellten Personas möchte ich nach und nach in grundlegende Bausteine und Konzepte im Prozess- und Digitalisierungsmanagement (ProDiM) einführen.
Die Grundidee und ein Fernziel ist es, eine Simulation, ein Planspiel zum Thema Prozess- und Digitalisierungsmanagement zu gestalten, das es erlaubt, spielerisch und kompakt Wissen UND Erfahrungen zu sammeln.
Jedoch auch schon als Vorstufe zeichnet es sich für mich ab, dass diese persona-basierten Geschichten als Lerneinheit sehr eingängig sein können.
Wer Digitalisierung sagt, muss Prozessmanagement denken!
Die Digitaltransformation ist eine kollaborative Aufgabe, von allen Kollegen auf allen Ebenen. Dabei ist der Umgang mit den gegenseitigen Erwartungen ein entscheidender Punkt. Unsere Erwartungen sind vielschichtig geprägt, immer geht es auch um die eigenen Erfahrungen und das aktuelle Wissen, sowie um situative Prioritäten.
Ich finde es spannend, ausgehend von konkreten Personen, wenn auch erfundenen Personas mit deren deren Haltung und in deren Funktionen, zu beschreiben, wie relevante Konzepte und Methoden aus Prozessmanagement und Co., immer lösungsorientiert angewendet werden können, um im Sinne des Unternehmens - "Die Firma" als eigene Persona - zu agieren.
Absehbar wird es meist um Ideen gehen, wie verschiedene Akteure in einer konkreten Situation miteinander umgehen können oder sollten. Da es um eine kollaborative Leistung geht trifft der Satz: Wenn ich mit dem Zeigefinger auf jemand anderen zeige, dann zeigen zugleich drei Finger auf mich.
Alle Personas wurden von einer KI ausformuliert. Das liefert, wie ich finde, anschauliche Startpunkte und über den zugrundeliegenden Algorithmus scheint auch eine gute Allgemeingültigkeit begründet zu sein.
Die (bisherigen) Personas in der Übersicht
Die Firma und ihre Herausforderungen
Die Firma ist ein mittelständisches Unternehmen, das Werkzeuge und Maschinen für die Herstellung von Metallteilen herstellt und vertreibt. Das Unternehmen hat seit vielen Jahren erfolgreich am Markt agiert, aber mit dem Aufkommen von Industrie 4.0 und der zunehmenden Bedeutung von Digitalisierung und Automatisierung erkennt das Unternehmen, dass es notwendig ist, sich digital zu transformieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Jedoch stellt das Unternehmen schnell fest, dass es einen erheblichen Rückstand bei der Digitalisierung hat. Das Unternehmen hat keine zentrale Datenbank für Kunden- und Bestelldaten, es werden keine E-Commerce-Funktionen angeboten und der Großteil der internen Prozesse wird noch manuell oder mit veralteter Software durchgeführt. Es gibt auch keine spezifischen IT-Verantwortlichen im Unternehmen und die Mitarbeiter haben wenig Erfahrung mit digitalen Technologien.
Um die digitale Transformation zu bewältigen, muss das Unternehmen zuerst eine umfassende Analyse seiner Geschäftsprozesse durchführen und diese in automatisierte Workflows umwandeln. Dabei müssen auch Schwachstellen identifiziert und optimiert werden. Hierbei muss auch auf die Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien geachtet werden. Auch die Implementierung eines neuen ERP-Systems ist notwendig, um die Datensammlung zu zentralisieren und die Abläufe des Unternehmens zu verbessern.
Zusätzlich muss das Unternehmen in neue Technologien investieren, wie etwa IoT-Sensoren, um maschinelle Daten zu erfassen und zu analysieren. Auch die Einführung von automatisierten Fertigungsprozessen und die Integration von Machine Learning- und KI-Technologien sind notwendig, um die Effizienz und Qualität der Produkte zu verbessern und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen.
Um diese Maßnahmen umzusetzen, ist es notwendig, dass das Unternehmen eine Kultur der Veränderung und Innovation schafft. Dies erfordert ein entsprechendes Umdenken und entsprechende Investitionen in die Weiterbildung der Mitarbeiter und die Einstellung von qualifizierten IT-Fachkräften.
Insgesamt muss das Unternehmen schnell handeln, um den Digitalisierungsrückstand aufzuholen und die notwendigen Änderungen in Geschäftsprozessen und Technologien umzusetzen. Sonst droht dem Unternehmen, den Anschluss zu verlieren und in Zukunft nicht mehr wettbewerbsfähig zu sein
Herr L - Geschäftsführer
Herr L ist der Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens, das seit vielen Jahren in der Branche tätig ist. Er hat in den letzten Jahren beobachtet, wie sich die Welt um ihn herum digitalisiert und wie sich die Anforderungen und Erwartungen der Kunden verändern. Obwohl er erkennt, dass sein Unternehmen in dieser Hinsicht hinterherhinkt, hat er bisher noch keine klare Strategie entwickelt, um das Unternehmen zu digitalisieren.
Herr L ist sich bewusst, dass die Digitalisierung des Unternehmens eine große Herausforderung darstellt, und er weiß nicht genau, wo er anfangen soll. Er hat Schwierigkeiten, die Abhängigkeiten und Auswirkungen der digitalen Transformation auf sein Unternehmen zu verstehen und ist unsicher, welche Schritte er unternehmen sollte.
Obwohl Herr L bereit ist, in die Digitalisierung des Unternehmens zu investieren, fehlt ihm bisher ein umfassendes Verständnis dafür, wie die digitale Transformation sein Unternehmen beeinflussen wird. Er ist auch besorgt darüber, wie er sein Unternehmen auf die Veränderungen vorbereiten und sicherstellen kann, dass alle Mitarbeiter die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse haben, um mit den neuen Technologien und Prozessen umzugehen.
Herr L weiß, dass er in dieser Hinsicht Unterstützung benötigt und ist offen für Vorschläge und Ideen von Experten. Er arbeitet eng mit seinem Team und Beratern zusammen, um eine umfassende Digitalisierungsstrategie zu entwickeln, die auf die spezifischen Bedürfnisse seines Unternehmens zugeschnitten ist. Er setzt sich das Ziel, das Unternehmen schrittweise zu digitalisieren und alle Beteiligten dabei eng einzubinden, um sicherzustellen, dass die Transformation erfolgreich und nachhaltig ist.
Herr L ist bereit, die digitale Transformation seines Unternehmens anzugehen, auch wenn er noch keine klare Strategie hat. Er ist optimistisch und offen für neue Ideen und Lösungen und glaubt daran, dass sein Unternehmen durch die Digitalisierung wettbewerbsfähiger und zukunftsfähiger werden kann.
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Herr S - Leiter Buchhaltung
Herr S ist ein Abteilungsleiter in einem mittelständischen Unternehmen, der schon seit vielen Jahren in seiner Position tätig ist. Er ist sehr stolz auf die Arbeit, die Sein Team leistet, und auf die Effizienz der Prozesse, die er über die Jahre hinweg entwickelt hat. Herr S ist jedoch gegen jede Veränderung dieser Prozesse und weigert sich, neue Technologien oder Methoden zu implementieren.
Wenn das Thema Prozessveränderungen oder Digitalisierung zur Sprache kommt, argumentiert Herr S oft, dass seine Prozesse gut funktionieren und dass Veränderungen unnötig sind. Er sieht auch keine Notwendigkeit, in neue Technologien zu investieren, da er glaubt, dass die vorhandenen Systeme ausreichend sind.
Herr S ist sehr resistent gegenüber Veränderungen und zeigt wenig Interesse an der Verbesserung der Arbeitsabläufe oder der Mitarbeiterentwicklung. Wenn es um die Einführung neuer Prozesse oder Technologien geht, besteht er oft darauf, dass die alten Methoden besser sind und dass die Mitarbeiter sich an die bestehenden Prozesse halten sollten.
Obwohl Herr S gute Absichten hat und das Beste für ihr Team will, hat er Schwierigkeiten, neue Ideen zu akzeptieren und den Wert von Veränderungen zu erkennen. Seine Haltung kann das Wachstum und die Entwicklung der Abteilung und des Unternehmens beeinträchtigen und könnte dazu führen, dass die Abteilung langfristig nicht wettbewerbsfähig bleibt.
Herr A - Leiter Marketing
Herr A ist der Leiter der Marketingabteilung eines Unternehmens und erkennt die Bedeutung von Agilität und Digitalisierung für seine Abteilung. Er möchte sicherstellen, dass seine Abteilung so schnell und flexibel wie möglich arbeitet und die neuesten digitalen Tools und Technologien nutzt, um die Marketingziele des Unternehmens zu erreichen.
Obwohl Herr A motiviert und engagiert ist, hat er jedoch Schwierigkeiten, den Rest des Unternehmens in seine Agilitäts- und Digitalisierungspläne einzubeziehen. Er konzentriert sich so sehr auf die Marketingabteilung, dass er die Einschränkungen und Limitierungen anderer Abteilungen und Funktionen im Unternehmen nicht berücksichtigt.
Dadurch kommt es zu Konflikten und Reibungen zwischen der Marketingabteilung und anderen Abteilungen, die sich nicht so schnell oder flexibel anpassen können. Herr A hat Schwierigkeiten, die Grenzen und Einschränkungen anderer Abteilungen zu verstehen und zu akzeptieren, und erkennt nicht, dass eine umfassende und koordinierte Digitalisierungsstrategie für das gesamte Unternehmen erforderlich ist.
Herr A sollte lernen, dass Digitalisierung und Agilität nicht nur auf seine Abteilung beschränkt sein können, sondern ein gemeinsames Unterfangen aller Abteilungen und Funktionen im Unternehmen sein müssen. Er sollte offen für die Bedürfnisse und Einschränkungen anderer Abteilungen sein und gemeinsam mit anderen Führungskräften eine umfassende Digitalisierungsstrategie für das gesamte Unternehmen entwickeln.
Wenn Herr A erfolgreich sein will, muss er sich auf Zusammenarbeit, Koordination und Integration mit anderen Abteilungen und Funktionen im Unternehmen konzentrieren, um sicherzustellen, dass die Digitalisierungsbemühungen des Unternehmens in einem breiteren Kontext erfolgreich sind.
Herr T - Leiter Produktion und Supply Chain Management
Herr T ist der Leiter der Produktion und des Supply Chain Managements (SCM) in einem Unternehmen. Er verfügt über umfangreiche Erfahrung in diesem Bereich und hat bereits einige Schritte unternommen, um die Prozesse in seiner Abteilung zu optimieren und zu digitalisieren.
Herr T erkennt die Bedeutung von End-to-End-Prozessen und der weiteren Digitalisierung für seine Abteilung und das Unternehmen als Ganzes. Er hat bereits begonnen, Prozesse zu automatisieren, Daten zu sammeln und zu analysieren, um die Effizienz und Qualität der Produktion und des SCM zu verbessern.
Herr T ist ein visionärer Führungskraft, der seine Abteilung stets auf dem neuesten Stand hält und neue Technologien und Lösungen in Betracht zieht, um die Prozesse zu verbessern. Er weiß, dass die Digitalisierung und Optimierung der Prozesse in seiner Abteilung nicht nur zu Kosteneinsparungen und effizienteren Abläufen führt, sondern auch zu einer höheren Kundenzufriedenheit und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens beiträgt.
Herr T ist ein Teamplayer und arbeitet eng mit anderen Abteilungen und Funktionen im Unternehmen zusammen, um sicherzustellen, dass die Prozesse nahtlos integriert sind und die Ziele des Unternehmens erreicht werden. Er kommuniziert offen und transparent und sorgt dafür, dass seine Abteilung in die Gesamtstrategie des Unternehmens integriert ist.
Insgesamt ist Herr T ein erfahrener und visionärer Führungskraft, der die Bedeutung von Digitalisierung und End-to-End-Prozessen versteht und sein Team kontinuierlich auf dem neuesten Stand hält, um die Effizienz und Qualität der Produktion und des SCM zu verbessern.
Frau P - Leiterin IT
Frau P ist eine motivierte neue CTO (Chief Technology Officer) in einem mittelständischen Unternehmen. Sie bringt jahrelange Erfahrung im Bereich der Digitalisierung und der Entwicklung neuer Technologien mit und hat bereits in verschiedenen Unternehmen erfolgreich komplexe Transformationsprojekte geleitet. Nun hat sie die Herausforderung angenommen, das Unternehmen endlich zu digitalisieren.
Frau P ist sich der Erwartungen bewusst, die an sie gestellt werden, und weiß, dass die Digitalisierung des Unternehmens keine leichte Aufgabe ist. Sie beginnt damit, eine gründliche Bestandsaufnahme der bestehenden Systeme, Prozesse und Infrastruktur durchzuführen und identifiziert schnell die wichtigsten Engpässe und Herausforderungen.
Als nächstes arbeitet Frau P eng mit dem Vorstand und anderen Abteilungsleitern zusammen, um eine umfassende Digitalisierungsstrategie zu entwickeln. Sie legt klare Ziele und Meilensteine fest und stellt sicher, dass alle Stakeholder eng in den Prozess eingebunden sind und ihre Bedürfnisse und Anforderungen berücksichtigt werden.
Frau P setzt auf agile Methoden und plant, das Unternehmen schrittweise zu digitalisieren, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten Zeit haben, sich an die Veränderungen anzupassen. Sie setzt auf eine offene Kommunikation mit den Mitarbeitern und ermutigt sie, Feedback zu geben und aktiv an der Gestaltung der Digitalisierungsprozesse mitzuwirken.
Obwohl Frau P weiß, dass die Digitalisierung des Unternehmens eine große Herausforderung darstellt, ist sie optimistisch und motiviert. Sie glaubt daran, dass das Unternehmen durch die Implementierung neuer Technologien und Prozesse wettbewerbsfähiger und zukunftsfähiger werden kann und setzt alles daran, dieses Ziel zu erreichen.