Digitalisierung erhöht Aussicht auf qualifizierte Beschäftigte

Die Digitalisierung bietet für den öffentlichen Dienst Chancen, weil Aufgaben mit weniger Personal durchgeführt werden können. Auch die Personalgewinnung selbst ist flexibler geworden. Allerdings gibt es auch Herausforderungen. Einer PWC-Studie zufolge fehlen bis 2030 eine Million Fachkräfte im Staatsdienst. Dieser Artikel fasst zusammen, was aus Expertensicht helfen könnte.

Welche Chancen bietet die Digitalisierung den Kommunen bei der Suche nach geeignetem Personal? Diese Frage könnte so manchen Leser zunächst verwirren. Denn in Deutschland setzt man Digitalisierung oft mit Jobverlust gleich. Motto: „Das Gespenst der Digitalisierung geht um – die Roboter übernehmen.“ Dabei bietet die Digitalisierung den Unternehmen – ob privaten oder öffentlichen – große Chancen.

Das fängt bei der Rekrutierung an. Unternehmen können über Jobportale wie LinkedIn oder Xing aktiv nach Bewerberinnen und Bewerbern suchen, statt Stellen auszuschreiben und zu warten, wer sich bewirbt. Vorstellungsgespräche müssen nicht zwingend in Präsenz geführt werden. Damit sparen die Personalabteilungen sich und den Bewerbern wertvolle Zeit. Physische Präsenz ist auch bei der Ausübung der Tätigkeiten nicht mehr zwingend nötig. Die Corona-Pandemie hat in dieser Hinsicht einen Paradigmenwechsel eingeläutet, der mit Zahlen belegbar ist.

Einer Studie des Kölner Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) zufolge stieg der Anteil der Beschäftigten, die von zu Hause aus arbeiteten, zwischen 2019 und Frühjahr 2021 sprunghaft an, nämlich von 12,9 auf 45 Prozent. Auch wenn nach den Lockdowns einige Arbeitnehmer in ihre Büros zurückkehrten, blieben viele dauerhaft zu Hause oder vereinbarten mit ihren Arbeitgebern neue Modelle, die mindestens zwei oder drei Tage im Homeoffice beinhalteten.

Auch wenn sich Vorgesetzte im öffentlichen Dienst manchmal noch schwer damit tun, haben Studien gezeigt, dass die Produktivität der Arbeitnehmer nicht nachlässt, sondern oft noch steigt, wenn sie auf Basis einer Vertrauensarbeitszeit arbeiten. Vieles deutet sogar darauf hin, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter produktiver sind, wenn sie ihren Arbeitsort wählen dürfen, weil zeitliche Stressfaktoren wie kurze Betreuungszeiten in Kitas oder die Anfahrt zur Arbeit nicht mehr so stark ins Gewicht fallen.

Allerdings stehen die Möglichkeiten der digitalen Personalgewinnung allen Unternehmen offen. Für die öffentliche Verwaltung und insbesondere die Kommunalverwaltung stellt sich daher die Frage, wie sie sich so attraktiv positionieren kann, dass hochqualifizierte Bewerberinnen und Bewerber sich für sie entscheiden statt für die Konkurrenz aus Handel und Industrie. Die Voraussetzungen dafür sind gar nicht so schlecht.

Das „Nachwuchsbarometer Öffentlicher Dienst“ der Beratungsagentur Next Public aus dem Jahr 2019 fand heraus, dass der öffentliche Dienst der beliebteste Arbeitgeber in Deutschland ist. 26 Prozent der befragten Studierenden sagten demnach, sie fänden den Staat besonders attraktiv. Vor allem die Arbeitsplatzsicherheit nannten sie als Grund. Wohlgemerkt wurden die Zahlen vor der Pandemie erhoben, die viele Menschen stark verunsichert hat. Die Sicherheit, die der Staatsdienst seinen Beschäftigten gibt, dürfte in der Wertschätzung der jungen Menschen also sogar noch einmal gestiegen sein. Vieles deutet darauf hin, dass die Kombination aus der Jobsicherheit des öffentlichen Diensts und dessen fortschreitender Digitalisierung auf Bewerberinnen und Bewerber attraktiv wirkt. Start-ups wie PLAN4 spielen dabei eine wichtige und positive Rolle, da Lösungen wie der GebäudeCheck die Arbeit in den Rathäusern nachweislich deutlich effektiver und zeitsparender machen. Setzen noch mehr Behörden auf derartige Lösungen, könnten auch Kommunen mittelfristig attraktivere Arbeitgeber werden, als sie es heute sind.  

Kommunalverwaltungen haben es schwerer, weil die Löhne niedrig sind

Noch ist dem nämlich nicht so. Besonders beliebt sind heute Bund und Länder bei den Absolventen. Weniger die Kommunalverwaltungen. Das ist insofern verständlich, als mehr als 90 Prozent der Stellen in den Kommunen im einfachen und mittleren Dienst eingruppiert sind, wie aus Zahlen des Statistischen Bundesamts hervorgeht. Nur sieben Prozent hingegen gehören zum höheren Dienst.

Für gut und hochqualifizierte Absolventen sind große Bundesbehörden oder Ministerien attraktiver, weil sie dort mehr verdienen. Die Autoren des Research-Papers „Digitalisierung und Fachkräftemangel erfordern neue Personalpolitik in Kommunen“, das die Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) im vergangenen Jahr veröffentlicht hat, bezeichnen diese Gehaltsunterschiede sogar als „zentrale Herausforderung bei der Gewinnung und Bindung von Fachkräften“.

Ein weiteres Problem: Nicht für alle Absolventen ist die Aussicht auf eine Beschäftigung im öffentlichen Dienst gleich attraktiv. Die Autoren des KfW-Papers merken an, dass nur neun Prozent der Informatiker den Staatsdienst attraktiv finden – ausgerechnet die Fachkräfte also, die die Digitalisierung in der Verwaltung voranbringen könnten. Warum ist das so?

„Ein Grund für die geringe Wahrnehmung des öffentlichen Diensts als Arbeitgeber für MINT-Fachkräfte könnte in der bislang geringen inhaltlichen Schnittmenge der Studienfächer mit dem „Tagesgeschäft“ der Verwaltung zu finden sein. Dies liegt einerseits an den Arbeitsschwerpunkten: Die stark juristisch und bürokratisch geprägte Verwaltung hat bislang nur wenig Anwendungsfälle für methodisch oder analytisch geprägte Disziplinen wie Informatiker oder Naturwissenschaftler“, schreiben sie.

Paper: Staat muss Mitarbeiter bessere Entwicklungsmöglichkeiten bieten

Um attraktiver zu werden, müssten Spezialisten deshalb mehr Entwicklungs- und Karrieremöglichkeiten im öffentlichen Dienst haben. „Dies schließt sowohl finanzielle Aufstiegschancen im Lauf des Berufslebens als auch die Aussicht auf anspruchsvolle, abwechslungsreiche Aufgaben ein. Diese Entwicklungsmöglichkeiten sollten mit dem Ausbau von Fort- und Weiterbildungsangeboten verknüpft werden“, schreiben die Autoren des Papers. 

Denn dies steigere, wie auch die Modernisierung des Arbeitsumfelds, nicht nur die Attraktivität der Verwaltung für digitale Fachkräfte, sondern wirke sich auch auf anderem Wege positiv auf die Verwaltung aus. Zum einen seien sie entscheidend für den Erfolg von Digitalisierungsprojekten. Und zum anderen beschränke sich die Wirkung nicht nur auf die Zielgruppe der IT-Fachkräfte, sondern verbessere die Wahrnehmung des Arbeitgebers „Kommunen“ auch für andere Fachrichtungen sowie für das vorhandene Personal. „Dadurch lässt sich die Motivation und Leistungsfähigkeit der gesamten Verwaltung erhöhen, um die Erbringung der kommunalen Daseinsvorsorge langfristig zu sichern“, schreiben die Autoren.

PWC-Studie: Mehr schlanke, behördeninterne Prozesse und Automatisierung gefragt

Eine aktuelle Studie des Beratungsunternehmens PWC sieht in der Digitalisierung der Verwaltung selbst großes Potenzial, um Fachkräfte zu gewinnen. „Dazu gehören schlanke behördeninterne Prozesse, auch mithilfe von Automatisierung, ein Digital Check von Gesetzen ähnlich wie in Dänemark bis hin zu Sprunginnovationen von GovTechs, also innovativen Startup-Unternehmen mit Lösungen für die Verwaltung“, schreiben die Autorinnen und Autoren, die insgesamt zehn Handlungsempfehlungen erarbeitet haben, um die dramatische Fachkräftelücke im öffentlichen Dienst zu schließen. Laut PWC fehlen bis Ende des Jahrzehnts eine Million Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Wie sehr es sich für Kommunalverwaltungen auszahlen kann, auf zeitgemäße, maßgeschneiderte IT-Projekte zu setzen, zeigen die Rückmeldungen auf die Software-Lösungen von PLAN4 wie den „GebäudeCheck“. Beschäftigte, die das Tool nutzen, berichten einstimmig von massiven Verbesserungen ihrer täglichen Arbeit, die vor allem daraus resultieren, dass Zeit und Aufwand eingespart werden. Der GebäudeCheck ist somit das beste Beispiel dafür, wie Kommunalverwaltungen sich als attraktive Arbeitgeber positionieren können – auch für Absolventen aus dem Bereich IT – wenn sie auf passende Software-Lösungen setzen, die bestehende Probleme effektiv lösen.

Insgesamt sechs der zehn Empfehlungen zielen darauf, den Kandidatenpool für den öffentlichen Sektor zu vergrößern oder den Pool an verfügbaren Kandidat:innen besser zu nutzen. „Zu den Maßnahmen gehören flexiblere Renten- und Pensionseintritte, eine Stärkung des Ehrenamts und die Förderung qualifizierter Zuwanderung, außerdem die Attraktivitätssteigerung des öffentlichen Sektors, erleichterte Quereinstiege aus der Privatwirtschaft und eine optimierte Personalgewinnung“, so die Autoren.

Und eben die Forcierung der Digitalisierung. „Die Nachfrage reduzieren sollen vor allem eine schnellere Verwaltungsdigitalisierung, eine Stärkung von Motivation und Arbeitskraft der Verwaltungsmitarbeitenden sowie der stärkere Austausch mit der Privatwirtschaft. Und Kooperationen sollen helfen, den Leistungsumfang des öffentlichen Sektors zu optimieren“, führen sie weiter aus.