Erfolgsfaktoren für hybride Meetings

Hybrid Meetings sind eine neue Möglichkeit, Zusammenkünfte mit Personen an verschiedenen Orten durchzuführen. Solche Meetings sind effizienter als herkömmliche Varianten, da die Teilnehmer ganz nach Bedarf entweder am Bildschirm oder aber persönlich teilnehmen können. Daher werden sie immer häufiger von Unternehmen genutzt – einerseits, um Zeit und Geld zu sparen, andererseits aber auch, um die Zusammenarbeit zwischen Remote-Teams zu verbessern.

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Anders als bei Meetings mit ausschließlich virtuellen oder nur persönlichen Teilnehmer/-innen kann es bei hybriden Treffen schwierig sein, Remote- und persönliche Teilnehmer gleichermaßen zu berücksichtigen und miteinander in den Austausch treten zu lassen. Hier nun ein paar Ideen, wie solche hybriden Meetings dennoch erfolgreich sein können. Zunächst aber ein paar relevante Basisfaktoren:

• Die Länge 
• Das Maß an Engagement zwischen den Teilnehmern
•  Die Existenz von Richtlinien und die Einhaltung von Regeln

Überlegen Sie daher gut, wen Sie in welcher Form zu einem solchen Meeting einladen und was Sie im Rahmen des Formats konkret erreichen möchten.

Weitere Erfolgskriterien sind unter anderem:

1. Die richtigen Umweltbedingungen

Um Hybrid-Meetings erfolgreich zu gestalten, sollten sich Unternehmen auf die Schaffung einer Umgebung konzentrieren, die Zusammenarbeit und Produktivität fördert.

• Der Raum sollte so eingerichtet sein, dass er sowohl virtuelle als auch Teilnehmer vor Ort aufnehmen kann
• Laden Sie Personen ein, die sonst möglicherweise nicht persönlich teilnehmen könnten
• Bereiten Sie eine Tagesordnung vor und stellen Sie sicher, dass sie den Teilnehmern vor dem Meeting mitgeteilt wird
• Planen Sie Zeit für informelles Networking und Diskussionen ein

2. Die Kommunikation zwischen den Teilnehmer/-innen

Wie beschrieben, sind hybride Meetings eine Mischung aus Präsenz- und Digital-Teilnehmer/-innen. Hier kann die Kommunikation schwieriger sein als bei rein virtuellen oder Vor-Ort-Meetings.

Damit das Gespräch auch in unübersichtlichen Situationen fließen kann, empfiehlt sich für den Host eine aktive Moderationsrolle.

Das Wichtigste für den Moderator ist, das Meeting nicht zu einer Chat-Sitzung werden zu lassen, da eine adäquate Verwaltung hier besonders schwierig werden dürfte.

Der Moderator sollte auch sicherstellen, dass jeder die Möglichkeit und den Raum hat, seine Meinung zu äußern.

3. Ein gemeinsames Verständnis der Meeting-Etikette seitens der Teilnehmer/-innen

Es gibt einige Regeln, die alle Teilnehmer befolgen müssen, damit hybride Meetings funktionieren:

• Es ist wichtig, dass alle Teilnehmer/-innen aktiv zuhören und sich auch auf das Gespräch konzentrieren. Auf diese Weise vermeiden sie Missverständnisse und Fehlkommunikation, die später im Projekt zu Konflikten oder Missverständnissen führen können.
• Physische Teilnehmer/-innen sollten ihre Geräte während des Meetings nicht verwenden -  es sei denn, die Organisatoren oder Gastgeber haben ihnen das ausdrücklich gestattet.
• Virtuelle Teilnehmer sollten darauf achten, wie ihre Körpersprache auf dem Bildschirm wahrgenommen wird, und sich während des Meetings nicht zu sehr ablenken lassen.
• Multitasking während des Meetings sollte unbedingt vermieden werden.
• Ggf. können Handzeichen dabei helfen, die Sprecher/-innen-Reihenfolge fair und effizient zu managen.

Einige dieser Faktoren funktionieren natürlich auch bei rein virtuellen oder Präsenz-Meetings. In ihrer Gesamtheit zeigen sie aber, dass hybride Zusammenkünfte – trotz der offenkundigen Vorteile –eine Menge zusätzlicher Herausforderungen mit sich bringen.

Wer sich diese Herausforderungen aber im Vorfeld klar macht und entsprechend aktiv darauf eingeht, kann das Meeting-Format an sehr effektiv einsetzen, um auch im Kontext einer Belegschaft, die teilweise im Homeoffice und teilweise im Büro arbeitet, effiziente und erfolgreiche Meetings abzuhalten.

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