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Die Neugestaltung von Meetings im digitalen Zeitalter

Unsere Meetings bergen einen umfassenden Schatz für Produktivitätssteigerungen - in Projekten, Abteilungen und Fachbereichen.

Aktuell beschäftige ich mich wieder intensiv mit der Neugestaltung von Meetings und Meetingkulturen unserer Kunden. Auslöser dafür scheint die gefühlt, immer erdrückendere Last an Meetings und deren Sinnhaftigkeit zu sein - zumindest aus Sicht vieler Teilnehmer:innen.

Selbstverständlich hat eine jede Person, die ein Meeting einberuft, eine klare Idee oder verfolgt aus ihrer Sicht damit ein sinnvolles Ziel. Meistens ist aber die "Einladung zu einem Meeting" nur eine Art Reflexhandlung, reine Gewohnheit. Viele der ursprünglichen Ziele und Absichten für Meetings könnten auch anders erfüllt werden: „Another meeting, which could have been an e-mail“ ist dann zurecht der gängigste Gedanke.

Aber machen wir doch einen Schritt zurück und gehen kurz in die Analyse:

Was sind die Auslöser für die rapide Zunahme an Meetings in Unternehmen? 

1. Mit Einzug des Informationszeitalters im 21. Jahrhundert, wo die Wettbewerbsfähigkeit immer mehr über den Besitz von Informationen und Wissen bestimmt wird, nimmt dessen innerbetrieblicher Austausch auch richtigerweise zu. Schon alleine deshalb hat sich die Anzahl an Meetings "reflexartig" verdoppelt oder verdreifacht: just more of the same!
2. Weiters erkenne ich auch, dass unternehmenskritische Geschäfts- und Organisationsentwicklungen nicht mehr "Top-Down" über die Linie erfolgen, sondern in interdisziplinären Teams stattfinden. Diese Projekte setzen einen sehr intensiven, kommunikativen Austausch voraus, welcher tatsächlich am besten in gemeinsamen Meetings erfolgt. Aber ohne uns über die Komplexität solcher Meetings bewusst werden, landen bereits drei, vier oder fünf weitere Termineinladungen in unserem Posteingang.
3. Und dann hat uns die fortschreitende Digitalisierung auch noch wunderbare Werkzeuge in die Hand gegeben, mit denen wir uns rascher und räumlich verteilter verabreden können. Tatsächlich sind Teams-, Webex- und Zoom-Meetings seit den Lockdowns die am häufigst verwendeten Kommunikationsformen. Sie ermöglichen uns mutmaßlich unser Kommunikationsverhalten aus den "Meeting-Raum-Zeitalter" eins-zu-eins virtuell abzubilden. Dieser Umstand hat uns ganz unreflektiert eine noch viel höhere Frequenz an Meetings beschert.

Tatsache ist aber auch, dass Meetings die teuerste Art und Weise sind, um Informationen und Wissen zu teilen oder auszutauschen! 

Wie Dino G. Cardiano, MBA und ich in unserem ▶️ LinkedIn-Live Webinar thematisieren, bergen heutige Meetings das größte Einsparpotential für unsere Wirtschaft. Sehen sie nur selbst in ihren Kalender und stellen sie sich einfach vor, sie könnten die Anzahl an notwendigen Meetings um die Hälfte reduzieren: Was wäre das für ein immense Produktivitätssteigerung! Ein noch völlig ungehobener Schatz.

Ich mache mir im Zuge der Vorbereitung auf meine Projektworkshops auch selbst immer wieder bewusst, wie groß die im geplanten Meeting "anwesende Bruttolohnsumme" ist. Also die Anzahl an Personen, die ich moderiere mal deren geschätztes Bruttolohneinkommen und der Anzahl an Stunden, die wir zusammenarbeiten. Da sind wir bei Fach- und Führungskräften rasch einmal bei 5.000,- bis 10.000.- Euro. Also trachte ich danach, meine Meeting-Methoden so anzulegen, dass alle Teilnehmeri:innen aktiv eingebunden und effektiv eingesetzt werden.

Beschäftigen wir uns näher mit den Ursachen möglicher Meeting-Ineffizienzen, stoßen wir rasch auf Versäumnisse aus Zeiten vor den Lockdows.

Meetings waren natürlich auch schon früher die teuerste Art und Weise um Informationen und Wissen auszutauschen. Erinnern wir uns: alle Beteiligten haben sich nach aufwendiger Termin- und Raumsuche gemeinsam in einem Raum eingefunden - mehr oder weniger pünktlich, je nach Hierarchie-Stufe. Der "Vortragende" erläutert sein Thema anhand zahlreicher Power-Point Slides. Danach noch eine Fragerunde und ein bis zwei Stunden waren verstrichen: just another e-mail ....?

Hätte es am Rande dieser Meetings nicht informelle Zusatzgespräche und Abstimmungen gegeben, wären uns unsere Ineffizienzen vielleicht schon viel früher aufgefallen. Dieser versteckte "Zusatznutzen" ist aber mit den Online-Meetings weggefallen. Auch schon deswegen hat die Schlagzahl an Meetings so stark zugenommen.

Nutzen wir doch die neuen digitalen Möglichkeiten intelligenter und umfassender:

▶️ Nutzen sie zum Teilen von Informationen statt Meetings doch öfter Slack, Teams, WhatsApp oder andere digitale Kanäle und Gruppen. Entweder durch Übermittlung der Dokumente selbst oder als einfache Info-Message in geschriebener oder gesprochener Form. Rückfragen und Antworten können dann ebendort und für alle einsichtig erfolgen. Nutzen Sie auch die effizienten Sprach- und Videoaufzeichnungen zur Informationsvermittlung!

▶️ Um Inhalte abzustimmen eignen sich kurze 1:1 Online-Meetings viel besser, als die große Runde. Hier schlägt das Video-Meeting das Telefongespräch, weil viel mehr an Information in selber Zeit austauschbar sind. Alle Gesprächspartner≤ fühlen sich optimal abgeholt und eingebunden und können ihre Bedenken und Vorschläge auch offener einbringen, als in der "großen Runde".

▶️ Für eine gemeinsame Problemlösung setzen sie definitiv ein Meeting an. Aber überlegen sie zuerst, wer Person welche Rolle dazu einnehmen kann: Wer kann (neue) Inputs einbringen? Wer sollte die Ergebnisse kritisch beurteilen? Wer muss zustimmen? Nicht alle Teilnehmer:innen müssen dazu zur selben Zeit und die gesamte Zeit in einem Meeting sitzen. Halten sie besser kurze Meetings mit Teilgruppen ab und dokumentieren sie dessen Inhalte, Erkenntnisse und Ergebnisse digital auf White-, Miro- oder Mural-Boards, um sie für alle gleichzeitig zugänglich und transparent zu machen.

✅ Mit Hilfe solcher digitalen Tools - und deren intelligenten Einsatz - stellen sie sicher, dass immer nur jene Personen gleichzeitig in Meetings eingebunden sind, die sich auch aktiv und wertschöpfend beteiligen können. So fördern sie das subjektive Gefühl aller Teilnehmer:innen etwas sinnvolles beigetragen zu haben und erhöhen auch ihre Team-Produktivität enorm: Stichwort "anwesende Bruttolohnsumme".

👉 Ich freue mich über ihr Feedback, ihre Anfragen und Anregungen als Kommentar zu diesem Artikel oder als PN 💬

Besten Dank und viel Erfolg!

Karl Hitschmann

hitschmann.info

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