20+ Tipps für erfolgreiche Virtuelle Meetings

Nichts geht über den persönlichen Kontakt, aber manchmal ist ein Treffen aus der Ferne der einzige Weg. Angesichts des COVID-19-Ausbruchs haben viele Unternehmen weltweit auf Remote-Meetings umgestellt, um die Sicherheit ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten. Wir gehen auf soziale Distanz und mit Abstand sind wir die besten Kollegen der Welt. Zumindest physisch. 

Ich habe diese Woche intensiv genutzt und geforscht, was möglich ist, um die physische Distanz zu wahren und dennoch für Begegnung zu sorgen. Die Leitfrage diese Woche:

"Wie lassen sich virtuelle Meetings qualitativ genauso hochwertig gestalten wie die Meetings, in denen wir uns persönlich treffen?"

Die Menge an Werkzeugen am Markt ist sehr divers. Eines ist klar geworden: Es ist äußerst schwierig zu sagen, welche Anwendung die bessere ist. Es hängt wirklich davon ab, wofür Sie sie verwenden, wie Sie sie verwenden und welche Funktionen für Sie am wichtigsten sind. Und auch, was Ihre Kunden zulassen.

In jedem Fall ist das Treffen im virtuellen Raum mit bestimmten Herausforderungen verbunden. Nicht nur wie moderiert werden kann, sondern auch, wie die Technik und IT-Tools effizient eingesetzt werden. 

Ich habe an der Lösung dieser Probleme gearbeitet und eine Reihe von praktikablen Tips zusammen gestellt, die für mich und meine Kunden funktionieren. 

Ich habe mir eine Reihe von Lizenzen zugelegt, um meinen Kunden eine breite Palette anbieten zu können, um schnell und effektiv Besprechungen aufzusetzen und zu moderieren. Es muss keinen Stillstand geben. Wir können weiter machen. Anders! In anderen Formaten - in neuen Formaten.

Ich hoffe, dass diese Tips auch für Sie funktionieren. Viele mögen Ihnen vertraut sein aus dem „normalen“ Arbeitsalltag. Das liegt daran, dass sich die Prinzipien nicht verändern, jedoch die Art, wie wir sie leben und umsetzen.

Bleiben sicher und gesund!

Vor dem Online-Meeting

1. Entscheiden Sie sich für ein verlässliches Videokonferenz System

Verwenden Sie ein ausfallsicheres Videokonferenz-Tool wie Zoom, Netucate, Microsoft Teams oder Skype. Bei imulsraum stellen wir uns auf die Systeme unserer Kunden ein. Unser liebstes Tool ist derzeit Zoom und Netucate.

2. Vereinfachen Sie Ihre Folien und Informationen im Vorfeld

Wenn Sie die Bildschirmfreigabe verwenden, um Folien für das Team zu zeigen, machen Sie die Folien so einfach wie möglich. Eine Online-Teilnahme an einem Meeting erfordert in der Regel mehr Aufmerksamkeit als ein persönliches Treffen. Vermeiden Sie inhaltsintensive Präsentationsfolien, da sich Ihre Online-Kollegen sonst ausklinken.

3. Denken Sie Zeitzonen anders

Wenn Ihr Team auf der ganzen Welt verstreut ist, drehen Sie die Zeiten Ihrer Besprechungen, um Personen in verschiedenen Zeitzonen einzubeziehen. Es gibt aber auch Formen der asynchronen Zusammenarbeit. Denken Sie hybrid über die Anwesenheit alle zur gleichen Zeit ist nicht immer und jederzeit notwendig. 

4. Bestimmen Sie einen Moderator

Ernennen Sie einen Moderator, der die Gespräche und Diskussionen unter den Teilnehmern moderiert, und Personen einlädt, Beiträge zu beizusteuern.

5. Sammeln Sie Fragen und Themen im Voraus, Sie sparen sich viel Zeit

Sammeln Sie einige Tage vor Beginn des Meetings Ihre Fragen ein. Schwerpunktthemen kristallisieren sich heraus und Sie können das Meeting besser planen. Üblicherweise sehe ich bei meinen Kunden die typischen Verdächtigen aus der Microsoft Welt: Word, Excel und PowerPoint. Wer aber schon einmal mit Slido gearbeitet hat, wird erkennen, welche Vorteile ein solches Tool bringt. Sie können Themen zusammenfassen, über die Ihre Kollegen sprechen möchten, und eine relevantere Agenda entwerfen. Sie können sogar die Fragen und Themen bewerten lassen und erhalten so schon im Vorfeld ein Gefühl für den Schwerpunkt, den die Agenda haben sollte. Für unsere Kunden haben wir eine Lizenz eingerichtet, mit der wir sofort loslegen können.

6. Sammeln Sie Beiträge auch von denen ein, die nicht teilnehmen können, jede Stimme zählt

Es ist sehr wertschätzend, wenn Sie Beiträge von denen berücksichtigen können, die nicht teilnehmen. Denken und sprechen Sie auch in deren Namen. Ermutigen Sie, Fragen im Voraus zu stellen. Auf diese Weise können Sie ihre Themen in die Diskussion einbeziehen und ihnen das Gefühl geben, einbezogen zu sein. 

7. Wählen Sie sich fünf Minuten ein

Unabhängig davon, ob Sie das Meeting leiten oder nur teilnehmen, verschwenden Sie keine wertvolle gemeinsame Zeit für die Fehlerbehebung oder Behebung von Mikrofon- oder Videoproblemen. Es kann immer vorkommen, dass die eine oder andere Komponente nicht funktioniert auch wenn es am Vortag schon funktioniert hat. 

Während des Online-Meetings

8. Beginnen Sie mit einem schnellen technischen Check

Stellen Sie zunächst sicher, dass jeder die anderen richtig sehen und hören kann. Zum Beispiel beginnen wir bei impulsraum jedes Remote-Meeting mit einer schnellen Überprüfung der Daumen hoch und fahren erst dann mit der Besprechung fort.

9. Mut zur eigenen Sichtbarkeit

Wenn Ihre Kollegen an der Besprechung teilnehmen, fordern Sie sie auf, ihre Kameras einzuschalten. In manchen Fällen kann es sein, dass die Performance sinkt, dann schalten Sie sie wieder aus. Natürlich ist es in Ordnung, wenn jemand lieber ohne eingeschalteter Kamera teilnehmen möchte, aber ein Remote-Meeting wird viel persönlicher, wenn sich die Einzelnen auf dem Bildschirm sehen können. Wir sind Menschen und damit Beziehungswesen und mögen und brauchen den persönlichen Kontakt.

10. Erinnern Sie alle daran, sich selbst stummzuschalten

Um Hintergrundgeräusche zu vermeiden, ist es empfehlenswert, die Mikrofone ausgeschaltet zu lassen, wenn sie nicht sprechen. Fühlen Sie sich frei, jederzeit das Mikrofon wieder einzuschalten, wenn Sie etwas sagen möchten. Die Systeme bieten in der Regel für den Moderator die Möglichkeit, die Mikrofone erst auf Handzeichen einzuschalten. Auch hier sollte man sich in den Administrationseinstellungen der entsprechenden Software Gedanken machen, was am sinnvollsten ist. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Remote-Meetings durchaus die Disziplin der Teilnehmenden erhöht.

11. Begrüßen Sie als Moderator alle und lassen Sie alle ankommen

Wenn die Technik steht, begrüßen Sie zunächst alle Teilnehmenden. Auch im Virtuellen Raum ist Beziehung wichtig, daher wenn möglich, sagen Sie jedem einzeln Hallo und sprechen Sie ihn mit Namen an. In kleineren und mittleren Gruppen ist es gut, mit einem kurzen Smalltalk zu beginnen, um die Stimmung aufzuhellen. Sie können reden oder Sie können auch eine Frage in den Chat stellen. Manche schreiben lieber. Alle Konferenz Systeme, die wir uns angesehen haben, bieten eine solche Möglichkeit.

12. Brechen Sie das Eis mit einer richtigen Einstiegsfrage

Wenn die Gruppe zu groß ist, dass jeder spricht, führen Sie eine unterhaltsame Aufwärm-Umfrage durch und bringen Sie Ihre Teamkollegen dazu sich aktiv zu beteiligen.

Sie können beispielsweise eine Umfrage durchführen und fragen: "Wie würden Sie die vergangene Woche bewerten?" oder eine lustige Wortwolke gemeinsam entwickeln wie "Wenn Sie die vergangene Woche in einem Wort beschreiben würden, was wäre das?"

13. Machen Sie im ersten Schritt die Agenda transparent

Zu Beginn einer jeden Besprechung bewegen die Teilnehmenden 4 Fragen: Was machen wir heute, wozu soll das gut sein, warum ist das wichtig und was wollen wir am Ende erreicht haben. Nehmen Sie sich die Zeit in den ersten paar Minuten. Damit haben Sie die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden auf Ihrer Seite. Jeder kann auch noch mal für sich prüfen, ob er richtig ist. 

14. Teilen Sie den Bildschirm nur bei Bedarf

Es ist empfehlenswert, wenn der Sprechende seinen Bildschirm freigibt, damit jeder aufmerksam verfolgen kann, worum es in der Diskussion geht. Teilen Sie Ihren Bildschirm jedoch nur, wenn Sie dies wirklich benötigen. Es ist besser, wenn sich die Online-Teilnehmer sehen können. Manchmal können Folien auch ablenken. 

15. Minimieren Sie die Präsentationszeit und maximieren Sie die Diskussionszeit

Ermutigen Sie zu menschlichen Interaktionen, um den Mangel an persönlicher Beziehung auszugleichen. Es kann sehr schnell ermüdend sein, wenn die Teilnehmenden nur zuhören sollen. Wir sind zu der Überzeugung gekommen, dass wir Formate und Agenda anders denken müssen als in normalen Besprechungen. Auch hier haben sich die interaktiven Methoden als sehr hilfreich erwiesen.

16. Vermeiden Sie auch virtuelle Nebengespräche

Es ist nicht ungewöhnlich, dass sich bei einer Besprechung ein paar Personen in einem Nebengespräch oder Chat verlieren, während sich der Rest der nicht beteiligten Personen ausgeschlossen fühlt. Auch das kann online passieren, wenn nicht sogar noch viel schneller.

Vermeiden Sie dies, indem Sie als Moderator darauf achten, die Agenda im Auge zu behalten und einzugreifen, wenn die Besprechung nicht mehr für alle relevant ist.

17. Verwenden Sie Live-Umfragen, um eine Entscheidung zu treffen

Wie treffen Sie grundsätzlich Entscheidungen in Besprechungen? Face to face ist es einfach, eine schnelle Handbewegung, ein Nicken, ein Blick in die Augen und die Entscheidung ist getroffen. Wir alle kennen aber auch andere Möglichkeiten, wie beispielsweise das Vergeben von Punkten. In einer Online-Umgebung ist es schwieriger herauszufinden, was sie denken. Live-Umfragen sind hier eine gute Lösung. Führen Sie anstelle einer Handbewegung eine schnelle Multiple-Choice-Umfrage durch, um Ihren allen die Möglichkeit zu geben, ihre Meinung zu äußern. Für einfache Umfragen bietet Zoom gute Möglichkeiten. Für komplexere Umfragen bieten Drittanbieter gute Möglichkeiten. Auch hier möchten wir wieder auf Slido verweisen.

18. Alle sollten zu Wort kommen dürfen

Auch online begegnet uns das Phänomen, dass manche einfach nicht gut zu Wort kommen. Für zahlreichen Online-Teilnehmer ist es oft schwierig, sich zu äußern. Bitten Sie Personen, die eine Weile geschwiegen haben, das aktuelle Thema zu kommentieren oder ihre Ideen mitzuteilen. Wenn Sie Zoom verwenden, können die Besprechungsteilnehmer die Funktion nutzen „eine Hand heben“, so dass andere erkennen, dass sie etwas sagen möchten. Der Moderator hat dann die Möglichkeit, die Stimme zu erteilen und das Mikro einzuschalten.

19. Allen eine Stimme geben

Es ist immer wieder eine Herausforderung, allen Teilnehmenden eine Stimme zu geben. Wie wir das online gelöst haben: wir verwenden eine Q & A-App, mit der Online-Kollegen ihre Fragen jederzeit während des Meetings veröffentlichen können. Es liegt dann in den Händen des Moderators, sicherzustellen, dass alle Fragen beantwortet werden. Wenn Sie keine eigenen App dafür einsetzen möchten, bietet sich auch hier der Chat ihres Videokonferenz-Systems an. Der Charme einer speziellen App ist es, dass die Fragen auch anonym gestellt werden können, was den ein Vorteil hat, dass auch kritische Themen diskutiert werden können. 

20. Halten Sie die Energie der Teilnehmenden hoch

Während eines Online-Meetings konstant aufmerksam zu bleiben, ist an sich schon eine Herausforderung, vor allen Dingen auch dann, wenn das Meeting länger dauert. Aus diesem Grund empfehlen wir, das Meeting in kleinere, besser verdauliche Teile aufzuteilen und die Teilnehmer zwischendurch immer wieder mal einzubeziehen. Live-Umfragen sind ideal dafür. Aber auch Gruppenarbeiten eignen sich hervorragend, das Engagement hoch zu halten. Zoom und Netucate bieten hier tolle Möglichkeiten, Breakout-Räume vorzubereiten. In Kombination mit Miro können die Räume und Ergebnisse sehr schön vorbereitet werden.

21. Machen Sie Meetings fernbedienungsfreundlich

Wenn Sie online Besprechungen durchführen, denken Sie auch mal über die Idee nach, auf ein virtuelles Whiteboard zu schreiben. Hierfür haben wir diese Woche intensiv mit Miro gearbeitet und sind total begeistert von der Anwendung. Alle können zur gleichen Zeit an einem Whiteboard schreiben.

22. Schließen Sie Ihr Meeting mit klaren nächsten Schritten ab

Bestimmen Sie jemanden, der während des Meetings Notizen macht und die wichtigsten Punkte und Ergebnisse des Meetings zusammenfasst. Sie können diese nach Beendigung des Meetings schriftlich an diejenigen weitergeben, die teilgenommen haben, sowie an diejenigen, die nicht teilnehmen konnten. Auch hier sind natürlich Microsoft Dokumente vertraut. Was uns diese Woche noch mehr gefallen hat, sind die Möglichkeiten der Ecke der kollaborativen Tools wie z.B. Trello oder TaskWorld.

23. Nehmen Sie Ihr Meeting per Video auf

Denken Sie mal darüber nach ihre Remote-Meetings für diejenigen aufzuzeichnen, die nicht live teilnehmen konnten. Auch wenn es uns vielleicht fremd erscheint, das zu tun, gibt es durchaus auch Vorteile dabei. Wir empfehlen, das immer abhängig von der Intention zu entscheiden. Und vor allen Dingen allen im Vorfeld transparent zu machen. Manche Tools, die wir getestet haben, nehmen dabei nur das Video des Moderators auf aber nicht die der Teilnehmenden.

Nach dem Online-Meeting

24. Führen Sie eine Feedback-Umfrage durch

Das Sammeln der Feedbacks Ihrer Kolleginnen und Kollegen nach jedem Remote-Meeting ist eine hervorragende Möglichkeit, um zu erfahren, was funktioniert hat und was zu verbessern ist. Noch sind wir es nicht in der Intensität gewohnt mit solchen Tools zu arbeiten. Es wird mehr. Das Rad ist nicht mehr zurück zu drehen. Lassen Sie uns gemeinsam lernen. Ganz einfach ist eine Feedback-Umfrage in Zoom am Ende der Besprechung durchzuführen. In den Administrations-Einstellungen kann das eingestellt werden.

25. Follow-up und senden Sie die Aufnahme möglichst zeitnah

Senden Sie nach dem Meeting eine Follow-up—e-Mail mit einem Dankeschön an alle Teilnehmer. Fügen Sie die relevanten Materialien hinzu, z. B. den Link zu der Besprechungsaufzeichnung und den Besprechungsergebnissen sowie eine Zusammenfassung konkreter nächster Schritte usw. Auch hierfür lohnt ein Blick auf Trello und TaskWorld. 

26. Verwandeln Sie Ihre Besprechungsaufzeichnung in einen Podcast

Dass sich Personen eine vollständige Videoaufzeichnung des Meetings ansehen ist unwahrscheinlich. Was aber, wenn Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen eine verkürzte Audioversion der Besprechung zusenden, damit sie sich das Meeting als Podcast anhören können. Eine Podcast-Version ist viel praktischer - Ihre Kolleginnen und Kollegen können sie unterwegs anhören.

Wir hoffe, mit diesem Artikel wertvolle Impulse zu setzen. Lassen Sie uns gerne miteinander ins Gespräch kommen, wie wir Ihre Remote-Meetings produktiver gestalten können. Wir brauchen diese Form der Zusammenkunft weiterhin. Mehr denn je.