Fünf mentale Fehler, die Ihre Produktivität beeinträchtigen

Aus dem Englischen übersetzt. Autor: Alice Boyes. Bildquelle: master1305/Getty Images

Wenn Sie manchmal frustriert darüber sind, wie wenig Sie an Ihrem Arbeitstag erreichen, sind Sie damit nicht allein. Untersuchungen zeigen, dass nur 26% der Menschen oft das Büro verlassen, nachdem sie die Aufgaben, die sie sich vorgenommen haben, erfüllt haben. Es ist üblich, sich zu fühlen, als ob man beschäftigt gewesen wäre, aber nichts Wichtiges getan hätte. Natürlich geht es im Leben nicht darum, ein Produktivitätsroboter zu sein, bei dem jede Sekunde optimiert wird. Aber die meisten von uns wollen sich gut organisiert und effizient fühlen, um wichtige Ziele zu verfolgen und kritische Probleme zu lösen. Ein guter erster Schritt ist, die mentalen Fehler zu verstehen, die uns normalerweise daran hindern, uns auf die sinnvolle Arbeit zu konzentrieren und sie zu beenden. Hier sind fünf gängige:

1. Sie überschätzen, wie viel Zeit sie an einem typischen Tag haben.

Langfristige kreative Projekte, strategisches Denken, Skill- und Beziehungsaufbau erfordern große Blöcke konzentrierter Aufmerksamkeit. Es ist leicht, optimistisch zu denken, dass Sie den ganzen Tag oder sogar mehrere Stunden Zeit für diese Art von Arbeit haben, und anschließend Ihre Prioritäten basierend auf dieser Annahme zu planen. Für viele von uns machen Meetings, E-Mails, Slack, Telefonate und "kurze Fragen" jedoch einen beträchtlichen Teil unserer Zeit im Büro aus. Aggregierte Daten aus der Zeiterfassungs-App RescueTime deuten darauf hin, dass Menschen nur eine Stunde und 12 Minuten ununterbrochene Zeit an ihrem Tag haben.

Wenn Sie die begrenzte Zeit für konzentriertes Arbeiten anerkennen, können Sie Ihre absolute oberste Priorität rücksichtsloser wählen und sich für bestimmte Zeiträume vor Ablenkungen schützen. Wenn Sie 60 bis 90 Minuten Zeit haben, versuchen Sie, sich auf Ihre Ziele mit größeren Bildern zu konzentrieren (so verlockend es auch sein mag, sich auf zeitkritischere Routinearbeiten zu konzentrieren). Denken Sie auch daran, dass selbst bei diesen komplexen und wichtigen Projekten in der Regel einige Verwaltungsaufgaben damit verbunden sind (z.B. die Suche nach einer Referenz beim Schreiben eines Buches), die nicht so viel Fokus oder Kreativität erfordern. Als Workaround für die begrenzte Zeit für die härtere Arbeit, identifizieren Sie die To-Dos und legen Sie sie in die 15 Minuten, die Sie zwischen den Meetings haben, oder in die längeren freien Zeiträume, in denen Sie vermuten, dass es Unterbrechungen geben wird.

2. Sie übersehen bewährte, nachhaltige Methoden, die zu langweilig oder zu einfach erscheinen.

Wenn Sie viel produktives Selbsthilfematerial konsumieren, sind Sie wahrscheinlich mit vielen Kernkonzepten aus der kognitiven Verhaltenspsychologie vertraut. Zum Beispiel, wenn Sie "Umsetzungsabsichten" bilden, werden Sie eher durchkommen. Dies beinhaltet die Planung, wann und wo sie eine Aufgabe erledigen werden und wie sie dabei Hindernisse überwinden, auf die sie stoßen werden. Ebenso haben Sie vielleicht schon einmal darüber gelesen, wie das Schrumpfen der Anzahl der Entscheidungen, die Sie an einem Tag treffen, Ihre mentale Müdigkeit reduziert und Ihre Willenskraft verbessert. Und Sie wissen vielleicht, dass, wenn Sie eine Aufgabe erleichtern, z.B. indem Sie sicherstellen, dass Sie die benötigten Materialien zur Hand haben, Sie eher anfangen werden. Sobald wir diese Prinzipien jedoch einmal gehört haben, schreiben wir sie oft als "alte Nachrichten" ab, auch wenn wir sie noch nicht vollständig umgesetzt oder ausprobiert haben.

Für jedes Ihrer wichtigen Projekte haben Sie Ihre nächste Aktion definiert und alles, was Sie brauchen, um sie praktisch und startklar zu erledigen. Wenn Sie zum Beispiel selbst eine große Rede einstudieren möchten, richten Sie den Raum ein, den Sie nutzen möchten, führen Sie eine Testaufnahme für eine Minute durch und stellen Sie sicher, dass Sie genügend freien Platz auf Ihrem Aufnahmegerät haben. Wenn Sie diese Art von praktischen Hindernissen für den Einstieg beseitigen, werden sie sich nicht in Ihre konzentrierte Zeit fressen.

Wenn Sie sich selbst gerne als ein besonderes oder einzigartiges Individuum sehen, werden sie vielleicht feststellen, dass einfache Lösungen nicht gut dazu passen, da Sie sich nicht gerne als wie jeder andere sehen. Das ist eine Falle. Stellen Sie sicher, dass Sie langweilige, aber einfache und bewährte Strategien in jeder Hinsicht anwenden. Werden Sie besser darin, einfache Ideen kreativ anzuwenden, anstatt nach komplexen zu suchen.

3. Sie denken über Veränderungen nach der Methode "alles oder nichts" nach.

Wir vermuten oft, dass eine gewisse Gewohnheitsänderung unserer Produktivität helfen würde, fühlen uns aber psychologisch widerstandsfähig dabei. Zum Beispiel könnten Sie glauben, dass mehr Schlaf Ihrer Produktivität helfen würde, aber Sie sind eine Nachteule und wiederstehen jedem Rat, früh ins Bett zu gehen. Anstatt darauf zu beharren, wovor Sie sich resistent fühlen, suchen Sie nach Veränderungen, die Sie bereit sind umzusetzen, die sich nicht wie eine "große Sache" anfühlen. Die Automatisierung Ihrer Hausbeleuchtung zum Dimmen (oder Rotwerden), die Verwendung von Blaulichtfiltern auf Ihren Geräten oder die Planung der letzten 30 Minuten Ihres Arbeitstages für den nächsten Tag (Schaffung eines Übergangs) kann Ihnen helfen, die Zeit, die Sie 10-15 Minuten früher schlafen gehen möchten, mühelos zu verschieben. Wenn Sie jedoch denken, dass Sie eine zweistündige Änderung Ihrer Schlafenszeit oder nichts vornehmen müssen, oder wenn Sie sich nur auf die Tatsache konzentrieren, dass Sie nicht aufhören wollen, mit Ihrem Handy zu schlafen, werden Sie überhaupt keine Änderungen vornehmen. Sammeln Sie die einfachen Gewinne, die keinen psychologischen Widerstand auslösen. Wenn Sie eine "Low-Key"-Änderung erfolgreich durchführen, wird sich Ihre Bereitschaft, andere Änderungen vorzunehmen, wahrscheinlich von selbst erweitern.

4. Sie haben vergessen, wie man wiederkehrende, aber seltene Aufgaben erledigt.

Wenn Sie eine Aufgabe täglich erledigen, haben Sie wahrscheinlich einen effizienten Prozess, um sie zu erledigen. Wenn Sie es indes nur einmal oder ein paar Mal im Jahr tun, haben Sie diese Routine höchstwahrscheinlich nicht. In The Healthy Mind Toolkit habe ich darüber geschrieben, wie ich jedes Mal, wenn ich meine Druckertrommel reinigen musste, mindestens 10 Minuten damit verbracht habe, die Anweisungen online zu finden, wie man es macht. Jetzt habe ich diese Anweisungen in einer E-Mail an mich selbst unter der Betreffzeile "Wie reinige ich die Druckertrommel" gespeichert, so dass ich nicht mehr alle Schritte durchlaufen muss, um die Modellnummer meines Druckers zu finden und zu ändern.

Nachdem Sie alle Prozesse abgeschlossen haben, die Sie in Zukunft wiederholen müssen, schreiben Sie sich Anweisungen für den effizientesten Weg und speichern Sie diese an einem leicht durchsuchbaren Ort.

5. Sie unterschätzen die Kosten für kleine Zeit- und Energieverluste.

Ein wenig Zeit für die meisten Tage mit Ihren wichtigen, aber nicht dringenden Großprojekten zu verbringen und/oder Ihre Fähigkeiten zu verbessern, reicht oft aus, um Ihre Gesamtergebnisse dramatisch zu verbessern. Auf der anderen Seite können kleine Zeit- und Energieverluste einen größeren negativen Einfluss haben, als die Menschen wahrnehmen. Die zehn Minuten, die Sie mit der Suche nach Schlüsseln oder der Beantwortung einer E-Mail verbringen, die keine sofortige Antwort erforderte, sind an sich schon unwichtig. Viele dieser Fälle können jedoch Ihren Fluss ("Flow") stören, ein negatives Identitätsgefühl verstärken und Ihre Energie im Allgemeinen schwächen. Wenn Sie Systeme erstellen (z.B. unnötige Entscheidungen reduzieren, Aufgaben rationalisieren und vereinfachen, Batching, Automatisierung, Outsourcing oder Checklisten verwenden), die kleine Zeit-/Energieverluste beheben, werden Sie mentale Klarheit gewinnen, die die Zeitersparnis bei weitem übersteigt.

Während die Tipps in diesem Artikel nicht alle Ihre Produktivitätsprobleme lösen werden, können sie Ihnen aber doch eine gute Chance geben, die wichtigsten Dinge besser und effektiver zu erledigen.