Karotten vor der Nase sind out

Was einen guten Vertriebsprozess ausmacht und was klare Meilensteine dazu beitragen

Ein Vertriebsprozess ist ein überlegter und dokumentierter Ablauf logischer Schritte. Ein Ablauf, der Vertriebsmitarbeiter dabei unterstützt, neue Zielkunden zu loyalen Geschäftspartnern zu machen.

Ein brauchbarer Vertriebsprozess beschreibt auch die Methoden - also WIE das Vorankommen erreicht wird - Schritt für Schritt.

Wenn ein solcher Prozess dazu noch klare Vertriebs-KPIs liefert, dann läuft auch die Akquise plötzlich rund. Was braucht es dazu?

Was meine Suche nach motivierenden Vertriebs-KPIs bisher klar hervorgebracht hat, ist die Erkenntnis, dass motivierende Sales-KPIs diese drei Kriterien erfüllen dürfen:

1. Klare Fakten und nicht irgendwelche punktuellen Meinungen und Hoffnungen müssen die Grundlage für den KPI bilden. Fakten, die am besten in Echtzeit abgefragt werden können.

2. Motivierende Sales-KPIs orientieren sich nicht an Ergebnissen aus der Vergangenheit, sondern sie blicken in die Zukunft

3. Sie zeigen klar an, wie sich die Vertriebsarbeit auf das Ergebnis in den kommenden Monaten auswirken wird. Motivierende KPIs erlauben damit exakte Sales-Forecasts.

Ziel-KPIs vs. Akquise-Prozess

In vielen Vertriebsorganisationen ist sehr klar festgelegt, WAS erreicht werden soll. Viel zu wenig jedoch bekommen die Vertriebsmitarbeiter die Hilfestellung dazu, WIE das bewerkstelligt werden soll. Es liegt also daran, dass die Ziele selbst im Zentrum stehen und nicht der Akquise-Prozess, der uns dorthin führen wird.

Ein guter Akquise-Prozess beantwortet an jeder Stelle genau diese eine Frage:

Wie kommen wir mit unseren Zielkunden Schritt für Schritt vorwärts, bis wir den angestrebten Abschluss erreicht haben?

Ein hilfreicher Akquise-Prozess führt den Vertriebsmitarbeiter schrittweise durch die Akquise-Arbeit. So wie die Perlen einer Kette sich aneinanderreihen, so macht ein strukturierter Prozess klare Aussagen über den jeweils nächsten logischen Schritt. In vielen Vertriebsteams fehlt jedoch dieser klare Akquise-Prozess. Oder falls es einen Ablauf gibt, dann existiert der aber nur am Papier - oder im CRM-System.

Die 4 klassischen Herangehensweisen in der Akquise

Grob eingeteilt, können die unterschiedlichen Arbeitsweisen in Vertriebsorganisationen mit diesen 4 Kategorien beschrieben werden:

Kategorie 1: Es gibt keinen Vertriebs-Prozess / Akquise-Prozess

Jeder Vertriebsmitarbeiter arbeitet nach seiner eigenen Methode. Das kann durchaus erfolgreich sein, Ergebnisse passieren jedoch eher zufällig und es gibt große Schwankungen —> “Zufall und Glück”

Kategorie 2: Der Akquise-Prozess ist formal vorhanden

Vertriebsverantwortliche glauben oder hoffen, dass der Prozess von den Mitarbeitern angewendet wird - wissen es aber nicht mit Bestimmtheit. Es steht der tatsächlich erreichte Umsatz im Vordergrund, der Prozess wird nicht für die Vertriebssteuerung herangezogen —> “Hoffnung und beste Absicht”

Kategorie 3: Es gibt einen Akquise-Prozess und die Einhaltung wird überwacht

Der Fokus liegt auf bisher erreichte Ergebnisse, der Blick fällt also in die Vergangenheit. Der Prozess dient dazu, Fehler der Mitarbeiter bei der Akquise zu finden und diese einer Lösung zuzuführen —> “Überwachung und Fehlerbehandlung”.

Kategorie 4: Es gibt einen Akquise-Prozess und die Mitarbeiter werden zur Umsetzung motiviert

Die damit verbundenen Vertriebs-KPIs liefern jedem einzelnen Mitarbeiter in Echtzeit Informationen über die Fortschritte und der Prozess wird nach Bedarf dynamisch an eine veränderte Marktsituation angepasst -> “Dynamischer Prozess”

Was einen guten Vertriebsprozess auszeichnet

Ein Vertriebsprozess nach der hier beschriebenen 4. Kategorie ist ein überlegter und nachvollziehbar beschriebener Ablauf von Prozess-Schritten, der den Vertriebsmitarbeiter dabei unterstützt, einen möglichen neuen Zielkunden zu einem loyalen Geschäftspartner zu machen.

Ein durchdachter Vertriebsprozess beschreibt dabei auch die Methoden - also das WIE für jeden Schritt. Er gibt damit zu jedem Zeitpunkt eindeutige Orientierung anhand klarer Meilensteine.

Die Anzahl und die Definition dieser Meilensteine ist individuell auf die jeweilige Marktsituation und auf die Zielkundenschicht ausgerichtet. Spricht eine Vertriebsorganisation mehrere, ganz unterschiedliche Marktbereiche an, dann macht es Sinn, dafür auch unterschiedliche Prozesse mit jeweils eigenen, dazu passenden Meilensteinen zu beschreiben.

Wichtig ist dabei: Ein Meilenstein verlangt stets nach einer Handlung des Kunden. Ein wirksamer Meilenstein ist nie etwas, was wir im Vertrieb glauben oder meinen, erreicht zu haben. Ein Meilenstein in einem funktionierenden Vertriebsprozess richtet sich immer nach dem Kunden. Genau gesagt ist ein Meilenstein immer dann erreicht, wenn Ihr Zielkunde etwas Bestimmtes TUT, SAGT oder SCHREIBT.

Wie aber helfen uns nun diese Meilensteine dabei, unser Vertriebsziel tatsächlich zu erreichen?

Einer dieser Meilensteine ist bekannt wie ein bunter Hund!

Die gute Nachricht: Sie verwenden bereits einen wichtigen Meilenstein: Der letzte Meilenstein im Akquise-Prozess ist in jeder Vertriebsorganisation bekannt. Der Kunde kauft Ihre Lösung und setzt diese um - das ist der Meilenstein, auf den Sie mit jedem Zielkunden und mit jeder Geschäftsmöglichkeit hinarbeiten. Der letzte Meilenstein ist der, bei dem Sie von Ihrem Kunden den Auftrag bekommen. Das Erreichen des letzten Meilensteins wirkt sich somit auf Ihren Umsatzreport aus. Und Umsatz misst schließlich jeder Vertriebsverantwortliche!

Das Prinzip der Meilensteine ist einfach erklärt: Messen Sie nicht nur das Ergebnis am letzten Meilenstein, sondern stellen Sie sicher, dass in allen vorgelagerten Meilensteinen die erforderliche Bewegung in Ihrer Pipeline erreicht wird.

Was das alles mit Sales-KPIs zu tun hat?!

Denken Sie nun daran, wie das Ihre Vertriebsorganisation voranbringen könnte, wenn Sie zu jedem Zeitpunkt genau sehen können, an welcher Stelle im Prozess Sie die gesetzten Meilensteine erreichen und wo Handlungsbedarf besteht. Ihre Meilensteine im Vertriebsprozess werden damit zu Ihren neuen Vertriebs-KPIs.

• Es gibt keine Notwendigkeit mehr, die Aktivität Ihres Teams und jedes einzelnen Mitarbeiters zu messen.
• Es gibt keine Veranlassung dafür, Ihren Vertriebsleuten immer größere Karotten vor die Nase zu hängen.
• Es wird überflüssig, für jede einzelne Geschäftsmöglichkeit die Wahrscheinlichkeit nach Bauchgefühl zu schätzen, ob diese jemals zum Abschluss kommen wird.
• Und Ihr Forecast hängt nicht mehr von voraussichtlichen Abschlussterminen jeder einzelnen Geschäftsmöglichkeit ab, von denen Sie ohnehin wissen, dass diese Termine ständig nach hinten geschoben werden.

Klare Meilensteine als Sales-KPIs sind daher extrem motivierend für jeden einzelnen Vertriebsmitarbeiter. Schon kleine Fortschritte bei einem Zielkunden wirken sich sofort - also ohne Zeitverzögerung - positiv auf seine KPIs aus. Und nicht erst dann, wenn der Auftrag im Haus ist - also nach 6, 12 oder 24 Monaten harter Vertriebsarbeit. Einsatz und Aktivität werden sofort belohnt - und das, ohne den Vertrieb zu überwachen und die Kundenbesuche jedes Mitarbeiters zu zählen.

Es gibt sie also doch - die motivierenden Sales-KPIs!

Wie Sie Ihre passenden Meilensteine finden und einrichten, lesen Sie auf http://bit.ly/2rVlkMp