Praxisbeispiel: Kostenersparnis durch Zusammenarbeit

Wenn es darum geht Kosten zu sparen, gibt es unterschiedliche Ansätze. Die einen optimieren ihre Prozesse, die anderen trainieren die Mitarbeiter, die nächsten versuchen günstiger einzukaufen. Der Punkt, den jedoch die meisten Führungskräfte außer Acht lassen, ist Zusammenarbeit zu organisieren, die sich von allein nicht ergibt.

Es ist eine der wichtigsten Kernaufgaben von Führungskräften und durch kaum eine andere Aufgabe wird größerer Mehrwert gestiftet als durch diese – unter anderem auch eine massive Reduktion der Kosten, wie ich an folgendem Beispiel aus meiner Praxis demonstrieren möchte.

Es handelt sich um ein Wiener Pharma-Unternehmen, dass sich auf die Bearbeitung von Blutplasma spezialisiert hat. In diesem Beispiel musste die Qualitätssicherung eine neue Analysemaschine beschaffen. Der dafür vorgegebene standardisierte Prozess dauert in der Regel 3-6 Monate und ist sehr zeit- und kostenintensiv.

Der aufwendigste Teil ist einerseits die Überprüfung, ob die potenzielle Maschine die gestellten Anforderungen erfüllt und andererseits die Einarbeitungszeit, bis die Prozesse auf der neuen Maschine erlernt und effizient ausgeführt werden.

Die Führungskräfte innerhalb des Unternehmens legen einen großen Fokus darauf, dass die Zusammenarbeit übergreifend über mehrere Abteilungen schnell und unkompliziert funktioniert, und fördert diese mit verschiedensten Interventionen. Eine davon sind regelmäßige gemeinsame Kaffeepausen immer unterschiedlicher Abteilungen, damit die Mitarbeiter sich alle kennenlernen und austauschen können.

Bei einer dieser Pausen wurde auch die Beschaffung der neuen Analysemaschine besprochen. Dabei ergab sich, dass eine Maschine die Großteils ähnliche Anforderungen entsprach, vor geraumer Zeit in der Forschung angeschafft wurde und eventuelle auch für die Qualitätssicherung in Frage käme.

Es gab ein kurzes Telefonat zwischen der Qualitätssicherung und dem Hauptverantwortlichen der Maschine in der Forschung. Dort wurde vereinbart, dass jemand von der Qualitätssicherung einfach mit Proben vorbeikommt und an der vorhandenen Maschine gemeinsam mit dem Mitarbeiter aus der Forschung einen Testlauf durchführt, um festzustellen, ob die Maschine alle Anforderungen erfüllt.

Der Testlauf war hocherfolgreich. Erstens konnte er auf Grund der Erfahrung des Forschungs-Mitarbeiters schnell und effektiv durchgeführt werden, zweitens wurden auch viele wichtige zusätzliche Fragen geklärt. Die Maschine erfüllte alle Anforderungen und wurde angeschafft.

Es gab aber weitere Vorteile. Da nun eine weitere Maschine des gleichen Typs angeschafft wurde, erhielt man auf diese einen Preisnachlass. Zusätzlich half der Mitarbeiter aus der Forschung der Qualitätssicherung bei der Einarbeitung und schrieb noch eine knackige Dokumentation mit den wichtigsten Fragen und Tipps & Tricks auf Grund seiner Erfahrung.

Das Ergebnis: Der gesamte Prozess dauerte einen Monat anstelle von 3-6 Monaten und die Produktivität bei der Anwendung der neuen Maschine war von Anfang an sehr hoch.

Die Kostenersparnis durch geringeren Zeitaufwand und höhere Produktivität wurde zwar nicht in Zahlen erfasst, war aber ohne Frage erheblich.

Beispiele wie diese sind keine Seltenheit und sie ergeben sich dadurch, dass Mitarbeiter besser und häufiger zusammenarbeiten. Als Führungskraft haben Sie einfach nicht die Kapazitäten und Fähigkeiten, alle möglichen Verbesserungen und Optimierungen in Betracht zu ziehen.

Was Sie stattdessen tun können, ist, sich auf Ihre Kernaufgabe* – Zusammenarbeit organisieren, die sich nicht von allein ergibt – zu konzentrieren und die Wahrscheinlichkeit damit massiv erhöhen, dass dadurch diese Möglichkeiten durch die Mitarbeiter ausgeschöpft werden.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg dabei!

Ihr Stefan Delano

*Diese Kernaufgabe ist Teils meines Führungskräfte-Trainings „Kernaufgaben der Führung“. Dort trainieren Sie zu dem notwendigen Konzept auch zwei interaktive Führungskräfte-Werkzeuge, die sich ausschließlich mit dieser Kernaufgabe befassen und eine Umsetzung in der Praxis garantieren.